Понятие и значение документированной информации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Понятие и значение документированной информации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Документированная информация — это… Понятие, виды

2. Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

2.1. Письменная речь сделала запечатление информации и ее передачу на расстояние и во времени более надежным. Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическ е, 8–6 тыс. лет до н.э.) – “письмо в картинках” [Приложение 1]. Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передач каких-либо сообщений и для закрепления их во времени.

3. Шпаргалка по информационному праву.

4. 2. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ: ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ И НЕДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

5. Понятие и характеристика документированной информации

Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным. Исходя из федерального законодательства, документированная информация — это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.

Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления. Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл. Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции — информационную и защитно-удостоверительную. Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.

Первый признак и самый главный — наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения. Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.

В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:

регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
проверка соблюдения правил изъятия и хранения.

Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?

Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.

Документированная информация — это данные, которые существуют в определенных объективных условиях и обладают рядом признаков.

К ее свойствам относятся:

фиксированный характером, то есть обладание своим источником, моментом документирования и обязательностью к хранению;
релевантность — способность отвечать требованием потенциального потребителя, соответствовать запросам;
ценность — соответствие данных целевому назначению;
полнота — оптимальное соотношение между полученной и необходимой информацией;
полезность — степень ее необходимости;
достоверность — отображает уровень объективности информации;
новизна — актуальность, поскольку документированные материалы — это разъяснение сведений, которые могут устаревать или перестать действовать;
своевременность;
доступность — возможность потребителя свободно получить данные;
защищенность — отсутствие возможности несанкционированного доступа;
эргономичность — оптимальное соотношение объема и формы данных для конкретного потребителя;
адекватность — соответствие информации действительности, готовность отображать реальные объективные условия.

Документированная информация — это… Понятие, виды

Документированная информация — это законные акты, бумаги, архивы, которые хранятся для различных целей. Хранимая информация в подавляющем количестве случаев предназначается для общественного использования. Примерами могут быть:

законные акты, нормативно-правовая база;
документы, которые содержат сведения об чрезвычайных ситуациях экологического, демографического, санитарно-эпидемиологического, метеорологического характера;
документы, которые содержатся в библиотечных фондах и других различных фондах информационных систем;
сведения средств массовой и другой публичной информации в соответствии с законодательством РФ.

Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация — это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений. Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА, ДОКУМЕНТОПОТОКА

Информационные связи предприятия и документопотоки

Свойства управленческой информации

Основные понятия делопроизводства

Функции документа

Основные задачи делопроизводства

Нормативная база делопроизводства

Основные нормативные документы

Классификация документов

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Установка формата бумаги и размеров полей

Общая структура документа

Основные реквизиты документов

Перечень реквизитов документа по ГОСТ 6.30-2003

Обязательные реквизиты

Расположение реквизитов на бланке документа

Разработка электронных бланков документов

Версия для печати
Хрестоматия
Практикумы
Презентации

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

В таблице приведены размеры полей по ГОСТ.

Таблица 1

Поля	ГОСТ, мм
Левое	20
Правое	10
Верхнее	20
Нижнее	20

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации [11, С. 123].

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации [1]. Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов.

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.

Информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.

Письменная речь сделала запечатление информации и ее передачу на расстояние и во времени более надежным. Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития.
Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическ е, 8–6 тыс. лет до н.э.) – “письмо в картинках” [Приложение 1]. Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передач каких-либо сообщений и для закрепления их во времени.

Слово «информация» происходит от латинского «informatio» – разъяснение, изложение.

Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Инфор-ия всегда помогала правильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации – письма – можно говорить о док-те.

Информация может быть недокументной – не зафиксированной на материальном носителе – и документной – закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан документ.

Функции документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ – полифункциональный объект, выполняющий рад взаимосвязанных социальных функций.

Общие функции характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.

Информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированное в документе. Эта функция определяет такие показатели, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна и др.

Коммуникативная функция – это способность документа быть информационным средством передачи, обмена, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

Комулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.

Частные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества.

Управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, приказы и т.д.).

Познавательная или когнитивная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения, а также научной деятельности.

Правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм.

Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа сохранять информацию и передавать ее от поколения к поколению. Эта функция свойственна документам – памятникам, обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью.

Гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы и т.д.).

К частным функциям документа также можно отнести статистическую, источниковую и др.

+Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно связанны между собой.

Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией — ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.

Информация — это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.

Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Документ — это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документирование — процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Позже, в 1950-1990-е годах слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.

Динамической характеристикой документа является его состояние. Состояния (редактирование, выполнение активного документа, движение – пересылка по почте, архивирование) сменяются в соответствии с определенными правилами (регламентом). Регламент определяется в зависимости от значения статических атрибутов – типа, подтипа, защиты и вида.

Точка входа и точка выхода отделяют внутренний документооборот от внешней среды. Документы, попадающие во внутреннюю среду с точки входа, являются, по определению, входящими. Аналогично, документы, попадающие из внутреннего оборота на точку выхода – являются исходящими. Смена состояний, как уже было отмечено, происходит в соответствии со значениями атрибутов документов, которые его однозначно классифицируют.

Что касается внешних связей, то с точки входа документ может попасть в состояние выполнения не сразу, а может сначала редактироваться или пересылаться по почте внутренним сотрудникам (например, неактивный документ – для ознакомления с содержащейся в нем информацией), или же вообще сразу попасть в архив, если информация не требует распространения или действий. Из состояния редактирования или движения документ может попасть на выход (для неактивных документов). Выполненный активный документ, а также извлеченный из архива документ любого типа также может попасть на выход.

Таким образом, несмотря на достаточно мягкие требования к смене состояний, некоторые правила упорядоченности все же должны выполняться, например, активный документ, содержащий задание для выполнения, может корректно попасть на выход только после своего окончательного выполнения. Входящий документ не может попасть в состояние результата, не будучи выполненным.

Жизненный цикл документа, таким образом, представляет собой упорядоченную смену состояний документа в зависимости от его типа, подтипа и вида.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства

Согласно положениям ФЗ № 149, документированная информация — это зафиксированные на материальном носителе сведения. Для идентификации данных или их источника используются определенные реквизиты.

Слово «документ» имеет латинские корни. В переводе оно означает «доказательство». В терминологическом словаре теории и практики от 1964 г. слово «документ» определяется как материальный объект, в котором содержится информация в зафиксированном виде.

Документированная информация — это информация , содержащаяся на каком-то материальном носителе, по реквизитам которого можно идентифицировать сведения. В настоящее время существует множество способов закрепления сведений. Условно они разделены на несколько классов.

Бумажные документы представляют собой носители сведений, доступных для восприятия без использования дополнительных технических средств. Этот способ документирования считается наиболее распространенным.

В последнее время, однако, все большее распространение приобретают носители, информацию с которых можно получить только с помощью технических средств. Это могут быть электронные документы, видео-, аудиозаписи (файлы), закодированные сведения и пр.

Шпаргалка по информационному праву.

Существует несколько способов хранения документированной информации. Определение конкретного варианта зависит от специфики отрасли, в которой используются сведения.

Данные могут быть представлены в электронной форме и храниться в специализированных базах. В такой ситуации идентификация имеет некоторые особенности. Они состоят в том, что достоверность сведений должна подтверждаться владельцем базы данных или уполномоченным должностным лицом.

Они считаются объектами отношений юрлиц, граждан и государства. Существующий обеспечивает защиту данных.

Нормативное регулирование осуществляется правовыми положениями, закрепляющими:

Правила документирования сведений.
Право собственности на документы и их массивы, в том числе в информсистемах.
Категорию данных по уровню доступа к ним.
Порядок обеспечения защиты информации.

Информресурсы создаются госорганами любого уровня, хозяйствующими субъектами, общественными объединениями, учреждениями, физлицами. Каждый субъект формирует тот или иной ресурс для своих целей и использует документированную информацию. Это могут быть производственные, управленческие, просветительские, научные цели.

Информресурсы существенно отличаются друг от друга по объему. Одни представлены несколькими справочниками, другие — крупными библиотечными фондами. Кроме того, существует классификация по способу организации и порядку предоставления данных.

РФ, регионы и муниципалитеты являются собственниками используемой в таких ресурсах документированной информации. Эти сведения накапливаются, создаются, приобретаются преимущественно за счет бюджетных средств.

Государственными информресурсами управляют госорганы и структуры территориального самоуправления в рамках предоставленных им полномочий.

Государство обладает правом использования, выкупа документированной информации. Эта возможность реализуется в случаях, когда сведения, принадлежащие другим субъектам (юрлицам или гражданам), относятся к гостайне, а также в иных случаях, предусмотренных законом.

Обязательным называют экземпляр тиражированного документа, подлежащий передаче производителем в соответствующую организацию. Документом в этом случае признается материальный носитель, содержащий информацию. Она может быть представлены в форме текста, фонограммы, иллюстрации либо их сочетания. Экземпляром выступает образец документа, идентичный подлиннику.

Для этой разновидности документированной информации правовой режим закрепляется в ФЗ № 77. Нормативный акт определяет государственную политику по созданию обязательных экземпляров как ресурсной базы для комплектования национального библиотечного фонда и развития системы библиографии. В Законе предусмотрены правила обеспечения сохранности носителей сведений, особенности их публичного использования.

2012. №1.
2012. №2.
2012. №3.
2012. №4.
2013. №1.
2013. №2.
2013. №3.
2013. №4.
2014. №1.
2014. №2.
2014. №3.
2014. №4.
2015. №1.
2015. №2.
2015. №3.
2015. №4.
2016. №1.
2016. №2.
2016. №3.
2016. №4.
2017. №1.
2017. №2.
2017. №3.
2017. №4.
2018. №1.
2018. №2.
2018. №3.
2018. №4.
2019. №1.
2019. №2.
2019. №3.
2019. №4.
2020. №1.
2020. №2.
2020. №3.
2020. №4.
2021. №1.
2021. №2.
2021. №3.
2021. №4.

Согласно положениям ФЗ № 149, документированная информация – это зафиксированные на материальном носителе сведения. Для идентификации данных или их источника используются определенные реквизиты.

Слово «документ» имеет латинские корни. В переводе оно означает «доказательство». В терминологическом словаре теории и практики научной информации от 1964 г. слово «документ» определяется как материальный объект, в котором содержится информация в зафиксированном виде.

Правовой режим документированной информации, порядок фиксации сведений федеральными исполнительными структурами устанавливается Правительством. Правила документооборота, делопроизводства, утвержденные другими госорганами, органами территориального самоуправления в рамках их компетенции, не должны противоречить положениям правительственных постановлений.

Государственная структура, осуществляющая нормативно-методическое регулирование документированной информации, — это Федеральное агентство по техрегулированию и метрологии. Ранее эти функции исполнял Госстандарт. В ходе реформ он был преобразован в Агентство.

Вопросы, касающиеся стандартизации документов, регламентируются положениями ФЗ № 184 «О техрегулировании». Межотраслевое руководство в организациях отнесено к компетенции Федерального архивного агентства. Отраслевое управление документационным обеспечением осуществляется соответствующими министерствами с учетом рекомендаций Архивного агентства.

Они считаются объектами отношений юрлиц, граждан и государства. Существующий режим документированной информации обеспечивает защиту данных.

Нормативное регулирование осуществляется правовыми положениями, закрепляющими:

Правила документирования сведений.
Право собственности на документы и их массивы, в том числе в информсистемах.
Категорию данных по уровню доступа к ним.
Порядок обеспечения защиты информации.

2. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ: ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ И НЕДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Обязательные экземпляры распределяются между юрлицами, обладающими правом хранения, получения, предоставления информации в пользование безвозмездно или платно. В качестве получателей выступают:

Книжная палата, Государственная, Научно-техническая и Национальная библиотеки, Библиотеки РАН, Сибирского отделения РАН, Дальневосточная научная библиотека. Эти учреждения получают издания.
Российская библиотека для слепых. В это учреждение поступают издания для людей, испытывающих проблемы со зрением.
Федеральный институт промсобственности. Этот орган получает патентные электронные документы.
Парламентская библиотека. В нее поступают официальные документы.
Федеральный фонд госстандартов, общероссийского классификатора технико-экономических данных и региональных/международных правил, рекомендаций и норм стандартизации иностранных государств.

Документированная информация отбирается, составляется, обрабатывается и обеспечивается определенными реквизитами с учетом формы, источника и назначения носителя. Документированная информация может быть в виде электронного документа или быть зафиксированной на носителе. Документирование информации — это обязательная процедура включения информации в государственные информационные ресурсы. Физические и юридические лица обязаны в определенном порядке предоставить документированную информацию в определенные гос. органы для создания государственных информационных ресурсов. Владельцы и собственники информационных ресурсам в пределах своих правовых рамках должны принимать нужные меры для защиты документированной информации.

Делится на информацию государственной тайны и конфиденциальной информации. Запрещено относить информацию с ограниченным доступом:

законы, акты, нормы
документы имеющие данные о критических ситуациях (эпидемия и тд)
документы о деятельности гос. органов
документы из открытых архивов и библиотек

Документированная информация, или документ, — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Цель системы документирования — закрепить в документах всех уровней логичное, однозначное и равномерное распределение ответственности и донести до каждого сотрудника конкретные требования по функционалу и порядку (времени и пр.) выполнения основных (критических с точки зрения сложности или других критериев) функций.

Как избежать аврала в работе и не начинать день с призыва «Все на баррикады, у нас опять провал!»? Лозунгами улучшить деятельность компании невозможно, необходимо определить в системе управления механизмы, которые будут автоматически поддерживать и совершенствовать бизнес. Один из таких механизмов — алгоритмизация управления документированной информацией.

Является ли бюрократическим процессом написание инструкций и процедур, хотя бы по ключевым функциям? Обязаны ли люди думать так, как их руководители? Чаще всего сотруднику требуется четко описанная технология выполнения действий. Хорошо, если специалист опытный и компетентный, а инструкция ему не нужна. Но что произойдет, если этот сотрудник завтра не выйдет на работу? Кто сможет выполнять его функции, причем не нарушая сроков и не снижая качества, если такого опыта ни у кого нет? Во сколько компании обойдутся ошибки этого сотрудника?

Для чего нужно документировать деятельность компании? Ответ очевиден: чтобы в автоматическом режиме решать ключевые проблемы, связанные со сбоями в работе, а также управлять изменениями. Современный бизнес немыслим без надежного управления, основу которого составляют документы, регламентирующие деятельность предприятия как систему управления, нацеленную на стратегические задачи. Что дает документирование информации? Прежде всего обеспечивает прозрачность деятельности, снабжает руководство данными, необходимыми для эффективного планирования, контроля и исполнения задач. Документирование процессов, функций, операций — путь к их совершенствованию в рамках предприятия как единой системы учета и управления. Кроме того, разработанные документы позволят сделать процессы управления простыми и понятными, а персонал мотивируют на согласованное и правильное использование инструментов информационной системы.

Понятие и характеристика документированной информации

Что значит «понятная» и «простая»? Понятность документации обеспечивается практическим опытом компании и ориентацией на решение существующих задач. А вот простой в полном смысле этого слова она быть не может. Как показывает практика, лучшие системы документации являются не самыми простыми, так как разрабатываются с учетом опробованных методик и требований международных стандартов.

Кроме того, объем документированной информации будет отличаться в разных компаниях в зависимости от их размера и вида деятельности, сложности процессов и компетентности персонала. И конечно, организации не обойтись без классификатора — систематизированного перечня документации, распределенной по уровням и типам, который выполняет функцию картотеки (для каждого документа определяется уникальный код).

Пример такого классификатора с иерархической системой в виде уровней представлен на рис. 1:

Управление документированной информацией не должно быть самоцелью. Именно поэтому в бизнес-методике GORA классификатор документированной информации основан на процессной модели, которая, в свою очередь, выстроена с учетом стратегии и политики компании. Конкретные документы (процедуры, стандарты организаций и др.) разрабатываются обязательно при активном участии специалистов, занятых в соответствующих процессах, что обеспечивает вовлеченность персонала в деятельность компании.

информация — это не любые сведения, а лишь те, которые несут нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;
информация существует вне ее создателя, это отчужденное от него знание;
информация является сообщением, она выражена на определенном языке в виде знаков;
информация неисчерпаема, она может иметь неограниченное число пользователей, использоваться неограниченное число раз и при этом оставаться неизменной.

Сообщение может быть записано на материальном носителе, таким образом, оно является формой передачи информации и может распространяться в каналах общественной коммуникации, воспроизводиться без участия автора, быть доступным для неограниченного круга субъектов. Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений.

Она конструируется субъектом в соответствии с его потребностями, интересами, целями. Перенос информации на материальный носитель не материализует ее. Материален лишь носитель информации. Идеальный характер информации усложняет процесс правового регулирования информационных отношений, ограничивает возможность распространения на информацию института вещной собственности. Несмотря на то что носитель информации является вещью, информация в правовом смысле не может рассматриваться как вещь. Это связано с тем, что, когда мы передаем вещь, мы передаем при этом зачастую весь объем прав (владения, пользования и распоряжения). Но когда мы передаем зафиксированную на материальном носителе информацию, мы в правовом смысле передаем сам носитель и сумму каких-то прав по распоряжению содержащейся на нем информацией (например, право ее дальнейшего распространения).

Получение информации не может обеспечить полный объем вещных прав на нее — владение, пользование и распоряжение. Право собственности распространяется только на материальный носитель информации. При этом приобретатель получает возможность пользоваться и распоряжаться информацией, но и поставщик информации имеет возможность пользоваться этой же информацией, даже если договором будет установлено ограничение на ее распространение.

Также не всякая информация подпадает под понятие «охраняемые результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации». Перечень таких сведений определяет ст. 1225 ГК РФ.

Эти моменты поставили перед юристами задачу сформулировать особый правовой режим информации. Законодатели попытались выйти из положения, применяя термин «обладатель информации», сформулировав особый правовой режим информации, который нашел свое отражение в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. «Об информации, информатизации и защите информации» (далее по тексту Закон «Об информации»).

Законом предусмотрено использование понятия «обладатель информации» в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и с учетом положений Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне. Данная конструкция позволяет в условиях российского законодательства решить вопрос о принадлежности информации и правомочиях ее обладателя.

В Гражданском кодексе термин «обладатель» означает наличие каких-либо прав, а также материализованных свидетельств таких прав. Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам.

Ограниченность данного в законодательстве определения информации заключается в том, что качественной характеристикой информации, имеющей принципиальное значение как объекта правоотношений, является ее потребительская стоимость, т.е. значимость для конкретного субъекта. Ценность информации не может ставиться в зависимость от стоимости ее носителя. Она выражается в стоимостных характеристиках тех последствий, которые следуют за получением информации.

1. общая информация о состоянии законности и правопорядка:

заявления, поступающие в прокуратуру, Конституционный Суд РФ, Верховный Суд РФ, Высший Арбитражный Суд РФ о соблюдении законности;
судебная, уголовная и прокурорская статистика;
информация о соблюдении прав и свобод человека (в том числе и по представлению Уполномоченного по правам человека);
социологические исследования об эффективности законодательных и иных нормативных правовых актов;

2. информация о гражданско-правовых отношениях, договорных и иных обязательствах (договоры, соглашения и т.п. документы);

3. информация, представляющая административную деятельность органов исполнительной власти и местного самоуправления по исполнению нормативных предписаний;

4. информация судов и судебных органов (судебные дела, судебные

решения и т.п.);

5. информация, связанная с раскрытием и расследованием правонарушений:

криминологическая информация — данные о преступности и других правонарушениях, эффективности уголовных наказаний;
криминалистическая информация, используемая при доказательстве факта преступления и идентификации лица или группы лиц, совершивших преступление;

Нормативные правовые акты федерального уровня
Конституция Российской Федерации
Федеральные конституционные законы Российской Федерации
Федеральные законы Российской Федерации
Указы и распоряжения Президента Российской Федерации
Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти
Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации
судебно-экспертная информация, используемая при проведении судебных экспертиз для доказательства факта преступления и вины обвиняемого;
оперативно-розыскная информация, содержащая сведения, отражающая ход и результаты
оперативно-розыскных мероприятий по установлению и розыску лиц, совершивших уголовно-
наказуемые деяния, а также иные сведения и материалы.

По степени доступа информация подразделяется на открытую и информацию ограниченного доступа, распространение которой возможно в условиях конфиденциальности или секретности.