Является ли факс официальным документом

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Является ли факс официальным документом». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

2. Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью

3. Что такое факсимильная подпись?

4. Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

5. Как использовать факсимильную подпись

6. Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

7. Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?

В судебной практике встречаются дела, в которых деловая переписка сторон (а иногда и заключение договоров) велась по факсимильной связи или электронной почте.

Судебно-арбитражная практика

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 12.10.1999 по делу № КГ-А40/3285-99 не принял во внимание пояснения ответчика о том, что договор заключался в порядке ст. 434 ГК РФ путем обмена документами с помощью телефаксов. Возражения истца были таковы: номер факса, с которого якобы посылался подписанный истцом договор, истцу никогда не принадлежал и истец им никогда не пользовался. Поскольку нет доказательств, что документ действительно исходит от стороны по договору, нет и основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. 2 ст. 434 ГК РФ.

Оперативность в работе территориально удаленных партнеров важна. Но и отгружать товар (предоставлять услуги) по договору, который потом будет оспорен, рискованно: товар будет отгружен (услуга оказана), а денег вы можете так и не дождаться. Поэтому гораздо чаще поступают иначе:

– сначала заключают договор в письменной форме путем составления одного бумажного документа, подписанного сторонами;

– а впоследствии налаживают оперативный обмен документами, составляемыми во исполнение этого договора, с помощью почтовой, факсимильной, электронной или другой связи. Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Наличие в письменном договоре условия о возможной передаче документов по факсу или электронной почте рассматривается судом как соглашение о передаче документов любым подобным способом.

Такой подход к делу менее рискован.

Кстати, документы, переданные в электронной форме, использовали в судебной практике еще в советский период. Но если арбитражные суды без оговорок считают их доказательствами, то суды общей юрисдикции до недавнего времени такие документы вообще не использовали.

Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ указывает, что документы, полученные при помощи электронных видов связи, могут выступать доказательствами, но вот нормы, в каких случаях их использовать, нет. В результате такие документы редко применяются в гражданских процессах: требование о подтверждении их достоверности есть, а вот механизм подтверждения не установлен.

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Судебно-арбитражная практика

Предметом рассмотрения в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (далее – МКАС при ТПП РФ) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными.

Истец доказал, что:

факсимильные сообщения об изменении условий поставки товара были выполнены на бланках московского представительства фирмы ответчика, подписаны представителем ответчика, являющимся тем же лицом, которое подписало с истцом основной контракт и чьи полномочия сторонами не оспариваются;
в верхнем левом углу факсов имеется отбивка, содержащая название отправителя – фирмы ответчика и номер факса (который принадлежал представительству этой организации в Москве).

Не имеет значения, какой факс использовал для передачи сообщений представитель ответчика (установленный в его офисе или в офисе представительства). Поэтому МКАС при ТПП РФ сделал вывод о том, что указанные документы действительны и направлялись именно ответчиком.

Судебно-арбитражная практика

Ссылаясь на невыполнение заказчиком его обязанностей, предусмотренных контрактом, подрядчик расторг контракт и требовал погашения задолженности. Но, по утверждению заказчика, оставшаяся часть задолженности им уже была погашена путем перечисления средств на счет, принадлежащий подрядчику в АКБ «СБС-АГРО». Спор разгорелся из-за того, что важное письмо подрядчик отправил по факсу, а заказчик утверждал, что не получал его.

Подрядчик своим письмом информировал заказчика о том, что его счет в АКБ «СБС-АГРО» не является оперативным с 17.08.1998 г., а также дал указание оплатить выставленные счета на счет в иностранном банке. Данное письмо было отправлено факсимильной связью, и подрядчик представил аппаратное доказательство отправки письма, датированное 28 августа 1998 г.: отметку факса об отправлении «Aug 28 1:54 PM» и отметку аппарата заказчика о получении факса «Aug 28 1:55 PM». Заказчик же не представил доказательств того, что письмо не было им получено 28 августа по факсу: журнал регистрации входящих факсов и документов заказчиком велся нерегулярно (о чем свидетельствует приобщенная к делу копия журнала) и в нем не значатся многие полученные факсы, а не только спорное факсимильное письмо подрядчика. В результате МКАС при ТПП РФ счел доказанной задолженность заказчика в сумме, указанной в исковом заявлении.

Пример 1

Электронный адрес отправителя – один из реквизитов, идентифицирующих документ. Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя. Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом. К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.

Единственный закон, устанавливающий случаи и порядок использования аналогов подписи – это Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Он говорит, что ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, призванный обеспечивать:

удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля документа как «автор», «внесенные изменения», «метка времени » и т.д.);
защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при случайном или намеренном изменении документа);
идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица, подписавшего документ).

В соответствии с Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица на бумажном документе, заверенном печатью2. И тогда получается, что обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по незащищенным каналам связи (к числу которых относится и обычная электронная почта) рассматривается как обмен полноценными документами.Судебно-арбитражная практика

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 05.11.2003 № КГ-А40/8531-03-П признал юридическую силу документа, подписанного ЭЦП.

ОАО «Ростелеком» обратилось в суд с иском о взыскании убытков, утверждая, что не передавало в банк платежное поручение в виде электронного платежного документа по системе «Клиент-Сбербанк» для перечисления денежных средств со своего расчетного счета. Экспертиза, назначенная арбитражным судом и проведенная экспертами ЦБР, показала, что на спорном платежном поручении ЭЦП корректна и принадлежит заместителю генерального директора ОАО «Ростелеком». Суд признал несостоятельным заявление истца, поскольку тот не представил доказательств несанкционированного вмешательства либо утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП лица, имеющего право на ее применение.

Если случаи и порядок использования ЭЦП на уровне федерального законодательства установлены ФЗ «Об электронной цифровой подписи», то порядка использования иных аналогов собственноручной подписи не предусмотрено. Только на уровне подзаконных актов действует Временное положение ЦБР от 10.02.1998 № 17-П «О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями ». Этим документом был создан вполне эффективный механизм использования аналогов собственноручной подписи в банковской практике. Однако он носит сугубо целевую направленность и может применяться только в банковской сфере.

Таким образом, по сравнению с иными аналогами собственноручной подписи только ЭЦП обеспечивает однозначное соответствие между электронным документом и лицом, его подписавшим. Другие виды аналогов подписи технологически выполняют те же функции (причем достаточно успешно, как свидетельствует реальная практика ведения межбанковских расчетов, электронных торгов на валютных биржах и т.д.), однако для признания подписываемых ими электронных сообщений равнозначными письменным документам требуется еще как минимум предварительное согласие сторон.

В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства.

Такая процедура значительно осложняет возможность использования электронных документов в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Как видите, возможность лица, участвующего в деле, представлять в качестве доказательства такой документ поставлена в зависимость от:

наличия согласия другой стороны или
наличия заранее установленной (т.е. до судебного разбирательства на стадии заключения договора) процедуры согласования разногласий о юридической силе подобных документов.

Это едва ли можно признать правильным. Бывает, что подобные требования предъявляются и к документам, подписанным ЭЦП, особенно если есть сомнения в корректности работы программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи.

Что можно порекомендовать тем организациям, которые хотят использовать электронные документы не только как внутренние, но и при взаимодействии с партнерами?

Как видите, в гражданском и в арбитражном процессах возможность использования в качестве доказательств документов, переданных по электронной почте и факсимильной связи, допускается. Но из-за отсутствия полностью законодательно закрепленного механизма идентификации и подтверждения их подлинности приходится принимать дополнительные меры придания таким документам юридической силы.

обратите внимание: иногда документ отправляют только по факсу (как это сделали с письмом в ОАО «ОмскЭнерго» из Примера 1), но часто для оперативности сначала документ направляют по факсу, а потом в бумажном виде по почте (данный вариант действий зафиксирован в отношении заказ-наряда в ООО «Эко»).
правда, есть одно ограничение: документ, подписанный ЭЦП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если законодательством не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Синякова М. В.,
юрист
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:

– незаключенным³или

– недействительным по причине несоблюдения формы договора⁴.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой⁵ и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Но тут возникает другой вопрос: а когда это надо сделать? Поскольку ст. 160 ГК РФ не конкретизирует, когда должно быть подписано соглашение сторон об использовании факсимильной подписи (до заключения или во время заключения договора), на этот счет существуют разные точки зрения юристов. Во избежание лишних рисков рекомендуем:

подписывать отдельное соглашение сторон до заключения договора. При этом само соглашение должно быть подписано собственноручными подписями руководителей, тогда уже договор может быть подписан их факсимильными подписями;
либо вы можете включить условие о признании факсимиле в договор, подписываемый собственноручными подписями, а начинать использовать факсимиле на последующих документах, фиксирующих ход исполнения этого договора.

Главное, чтобы договоренность об использовании факсимиле была «подписана» собственноручно ранее начала их применения.

Соглашение сторон можно оформить:

как отдельный документ (Пример 4) или
включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора (Пример 1).

Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь на них такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а подписанные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств, что подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (ч. 3 ст. 75).

Фрагмент документа

Часть 3 статьи 75 «Письменные доказательства» Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Составлять соглашение об использовании факсимиле можно в произвольной форме, рекомендуем указать в нем следующее:

стороны пришли к соглашению об использовании факсимильных подписей, равнозначных собственноручным подписям. При этом можно предусмотреть, что факсимильную подпись использует только 1 из сторон договора;
перечень документов, которые стороны договариваются подписывать факсимиле. Например, какие договоры (или иные документы в рамках договорной работы: дополнительные соглашения, спецификации, заявки, счета и др.) между сторонами будут подписаны факсимильной подписью. В этой части соглашения можно конкретизировать перечень договоров по конкретному направлению деятельности (например, все договоры поставки оборудования, договоры транспортной экспедиции и т.п. или только дополнительные соглашения и спецификации к договорам поставки лекарственных средств и т.п.);
Ф.И.О. и должности руководителей, чьи факсимильные подписи будут использоваться, обязательно нужно проставить оттиски факсимиле и собственноручные подписи этих людей. Потом данные образцы пригодятся для установления идентичности подписи на конкретных документах путем графологической экспертизы. А в отношении клише, воспроизводящего подпись, можно будет проводить идентификационную, техническую экспертизы. Данные сведения включают в таблицу (см. Примеры 1 и 4).
В случае включения в список подписантов заместителей руководителя компании или иных руководителей (директоров департаментов, центров и т.п.), следует помнить, что в отличие от руководителя компании, все они действуют на основании доверенности (или иных документов, предусмотренных для этих целей в ГК РФ). Поэтому срок действия выданных им доверенностей должен коррелировать со сроком действия факсимиле и, соответственно, со сроком действия указанного соглашения. Может получиться так, что, например, в соглашении указан заместитель генерального директора по производственно-технологической политике, которому выдана доверенность сроком до 31.12.2021, а соглашение заключается сроком на 5 лет – до 20.04.2026. По окончании 2021 года новую доверенность указанному заместителю могут не выдать, а в соглашении он будет фигурировать как подписант важных документов;
порядок проставления факсимиле. В этом пункте соглашения сторон можно указать перечень цветов чернил, которые запрещается использовать (например, красный, зеленый, черный цвет) или наоборот – надлежащий цвет чернил для факсимиле (синий, фиолетовый);
можно попробовать включить пункт о необходимости разработки и утверждения каждой стороной локального нормативного акта (при его отсутствии) для регламентации порядка работы с факсимиле: изготовление, использование, хранение, передача ответственным лицам на период отсутствия (временной нетрудоспособности, командировки или отпуска), уничтожение. Если порядок работы с факсимиле будет отлажен, то вероятность их недобросовестного использования «случайными» людьми будет минимизирована. Хотя проверить качество выполнения контрагентом этого условия будет затруднительно, и это надо понимать;
порядок уведомления сторон обо всех изменениях, связанных с факсимиле. Например, можно договориться об информировании друг друга в случае утери клише, отмены его действия (в связи с прекращением трудовых отношений с одним из руководителей, указанных в соглашении, или отмены доверенности, выданной ему), замены факсимиле на новое. При этом следует указать срок, в течение которого стороны информируют друг друга об указанных изменениях. Именно своевременное уведомление контрагента о каких-либо изменениях с факсимиле освобождает организацию от его использования неуполномоченными лицами;
срок действия соглашения об использовании факсимиле и порядок его расторжения, если такая необходимость возникнет;
соглашение подписывают руководители компаний или иные уполномоченные ими лица собственноручной подписью.

Если стороны заключат отдельное соглашение об использовании факсимиле (образец целого документа показан в Примере 4), то в договоре, который потом будет подписан факсимиле, следует сделать ссылку на реквизиты соглашения (наименование, дата и номер при наличии) – как в Примере 5.

Сфера государственных и муниципальных закупок регулируется:

Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – 44-ФЗ) и
Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее – 223-ФЗ).

Данные законы предусматривают заключение контрактов в определенных случаях только в электронном виде. Использование факсимиле в век бурного развития информационных технологий и проведения закупок на электронной торговой площадке (далее – ЭТП) в сфере закупочной деятельности не является столь актуальным.

Однако в письмах Минэкономразвития России есть разъяснения по поводу возможности подписания факсимиле отдельных документов в рамках закупочных процедур, и их нельзя сбрасывать со счетов.

Участие в закупочной процедуре подразумевает направление заказчику заявки, подготовленной участником закупки. Порядок подачи и требования к подаваемым заявкам определены законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые не предусматривают подписание заявки факсимиле. Аналогичный вывод сделан и в письме Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1655.

Указанные законы не предусматривают и подписание при помощи факсимиле договоров по результатам закупочных процедур с победителем. Но в письме Минэкономразвития России дается разъяснение о возможности использования факсимиле (однако заодно напоминается, что Минэкономразвития России – орган исполнительной власти, который не наделен компетенцией по разъяснению законодательства РФ).

Фрагмент документа

Письмо Минэкономразвития России от 02.09.2016 № Д28и-2252

…в случае если между сторонами договора (контракта) заключено соответствующее соглашение, заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров в соответствии с Законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с Законом № 44-ФЗ.

При этом отмечаем, что согласно Закону № 223-ФЗ порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения устанавливаются заказчиками самостоятельно путем принятия в соответствии с Законом № 223-ФЗ положения о закупке.

Таким образом, заказчик вправе при заключении договора в соответствии с Законом № 223-ФЗ использовать факсимильное воспроизведение подписи, в том числе если это предусмотрено положением о закупке.

Читайте продолжение статьи в ближайших номерах журнала, чтобы разобраться:

какие виды документов точно не стоит подписывать факсимиле (счета-фактуры и др.);
как организации ввести в обращение изготовленные факсимиле и как их потом вывести (с образцами полного комплекта документов, которые для этого необходимы);
какие риски несет организация, пока ее сотрудники используют факсимиле, и как их снизить.

Свежие
Посещаемые

Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.

Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Факсимиле — точное воспроизведение подписи.

Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью

Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.

Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.

Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.

Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.

Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.

Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.

Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?

В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.

В этом случае применяется главное правило: штамп нельзя использовать на любых документах, передаваемых в государственные структуры. Например, факсимильную подпись нельзя ставить на всех бумагах, которыми может заинтересоваться налоговая инспекция при проверке.

Если первичная налоговая документация или кассовые документы будут оформлены штампом, то налоговая может выдвинуть обоснованные претензии налогоплательщику.

Таким образом, на первичных бухгалтерских документах и любых отчетностях в бюджет проставление штампа недопустимо. Все первичные бумаги должны быть заверены ответственными лицами собственноручно.

Что такое факсимильная подпись?

Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.

Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

Факсимиле в широком смысле — это дубликат любого графического оригинала со всеми подробностями. Например, бывают факсимильные копии рукописей, брошюр, гравюр или рисунков.

В более узком значении под факсимиле подразумевают штамп, дублирующий подпись человека. Обычно это печать, на которую наносят автограф в зеркальном отображении. Ещё существует цифровой вариант факсимиле, который вставляют в электронные документы. В любом случае с его помощью можно удостоверять бумаги без присутствия человека, которому подпись принадлежит.

В режиме для слабовидящих доступен ряд функций:

Эта подсказка выводится/убирается переключателем ? или нажатием клавиш SHIFT + ?
Используйте переключатель картинки чтобы убрать картинки и видеофайлы в статьях и прочитать вместо них текстовое описание.
Чтобы отключить правую колонку с виджетами (видео, голосование, и т.п.), используйте переключатель виджеты
Для увеличения размера шрифта текста используйте переключатель шрифт
Вы можете сменить цветовую схему сайта с помощью переключателя цвет

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа – «Заявление».

2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ

Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда

(…) О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

Статья 79. Прекращение срочного трудового договора

Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (…).

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Статья 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации

(…) О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.

Журнал «Учет в сельском хозяйстве» №3, III квартал 2007
Факсимиле – особенности применения

М.В. Белоусова
юрист ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Факсимильный способ передачи документов является быстрым и удобным. Но будет ли договор иметь юридическую силу, если он получен по факсу? Как избежать негативных последствий в этом случае? Советы дает Маргарита Владимировна Белоусова, юрист ЗАО «BKR-Интерком-Аудит».
Что сказано в законодательстве

Для начала определимся, что гражданское законодательство допускает использование факса при заключении договоров. Согласно пункту 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ, договор может быть, в частности, заключен путем обмена документами посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.
Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

В Письме ФНС России от 02.08.2005 No 01-2-04/1087 «О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 НК РФ» утверждается, что заверение копий должно проводиться «исполнительным органом налогоплательщика».

Поскольку организации — это объединения граждан, на них в соответствующей их правовой природе и статусу мере распространяются положения законодательства о правах и обязанностях граждан.
Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера.

Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Итак, требования ГОСТа Р 6.30-2003 соблюдены. Но достаточно ли этого? Посмотрим, насколько установленные ГОСТом Р 6.30-2003 правила обязательны для организаций. Для этого обратимся к разделу «Область применения» данного документа.

Однозначно и непоколебимо электронный документ имеет юридическую силу только в одном случае: если он подписан усиленной квалифицированной подписью должностного лица. Эти подписи регистрируются в специально уполномоченных центрах сертификации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

Необходимость получить или выдать копии документов у налогоплательщиков возникает достаточно часто. В каких случаях и каким образом заверяются копии документов? Ответ на эти и многие другие вопросы можно найти в одном малоизвестном, но действующем до сих пор законодательном акте времен СССР.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Почти у каждого практикующего юриста возникала ситуация когда в арбитражном суде в качестве доказательства он может представить только копию документа без оригинала. И в каждой такой ситуации возникает один и тот же вопрос: а примет ли суд в качестве доказательства копию необходимого документа? При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
далее указывается должность лица, заверившего копию;
проставляется его личная подпись;
делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
указывается дата заверения;
проставляется печать.

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Буквально читая данную норму, вполне может создаться впечатление, что заинтересованное лицо может самостоятельно заверить находящуюся у него копию документа в отсутствие оригинала и представить данную копию в суд.

Нормы Закона N 402-ФЗ не предусматривают обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Если есть возможность предоставить суду оригинал, но нет возможности приобщить документ к материалам дела, то суд в процессе судебного заседания может самостоятельно заверить копию. Для этого необходимо предоставить оригинал и копию одновременно.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления*. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ — передача фотоснимков, рисунков, карт и рукописных или напечатанных текстов электрическими сигналами. (Впервые ее осуществил итальянский физик Дж.Казелли в 1855.) Свет, отраженный от изображения, преобразуется в электрические сигналы, которые… … Энциклопедия Кольера

факсимиле — — [Е.С.Алексеев, А.А.Мячев. Англо русский толковый словарь по системотехнике ЭВМ. Москва 1993] факсимиле факсимильная копия Копия оригинального документа, в том числе и передаваемая по каналам связи. [Л.М. Невдяев. Телекоммуникационные… … Справочник технического переводчика

Компьютеры и комплектующие

Обзоры электроники

Копиры, принтеры и МФУ

Как выбрать ноутбук

Инструкция пользователя ПК

Обзоры видеокамер

Обзор фотоаппаратов

Планшеты — описания и тесты

Облачные технологии

Сетевые технологии

Виртуальные технологии

Параллельные вычисления

Потоковое вещание и online TV

Дистанционное обучение

Создание и продвижение сайтов

Видеокурсы по ВТ

Вычислительные центры в РФ

Как использовать факсимильную подпись

Экономика и электронная торговля

Финансы, управление и общество

Управление акциями и форекс

Программы бухгалтерского учета

Вопросы закупок выч. техники

Мобильные технологии: исследования

Смартфоны — описания и тесты

Приложения для Android

Приложения для Apple

Поисковые системы и библиотеки

Словари, справочники, ГОСТы

Научные библиотеки

Библиотеки зарубежных изданий

Специализированные библиотеки

Электронные библиотеки Вузов

Открытые данные и online сервисы

Электронный документооборот — СЭД

Корпоративные системы

Бизнес процессы

Нормативы и документы

Судебно-арбитражная практика

● сначала заключают договор в письменной форме путем составления одного бумажного документа, подписанного сторонами;

● а впоследствии налаживают оперативный обмен документами, составляемыми во исполнение этого договора, с помощью почтовой, факсимильной, электронной или другой связи. Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Такой подход к делу менее рискован.

Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.

Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.

Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.

Пардон, ст. 434.

Суды факс примут, если можно будет точно установить, что он исходил от определенного лица. В договорных отношениях — факс с верхушкой + снять отчет за день с собственного факса + подтверждение принадлежности номера факса отправителя.
Ксерокопия сама по себе ничего не дает, должна быть заверена либо тем, кто выдал оригинал, либо нотариусом.

Можно очень просто легализовать документ во исполнение договора (акт, спецификацию и тыды), переданные по факсу — прописать в договоре, что они имеют юр. силу для сторон и указать номер, с которого и на который идет факс.

Да читал я пункт 3 ст 75 АПК, читал. я ваше внимание на 8 пункт той же статьи обращаю. суд используя норму указанного пункта в любой момент может (а на мой взгляд, обязан) потребовать подлинник или заверенную копию документа, на который вы ссылаетесь. И в продолжение палемики приложу несколько выдержек из судебной практики.

ВЫДЕРЖКА из решения ФАС ЦО
«Пунктом 3 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации предусмотрено, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором.
Пунктом 5.4 контракта N 756/04622520/00002 от 30 апреля 1998 года предусмотрено, что к предъявляемым претензиям по качеству или количеству товара покупатель обязан приложить оригиналы актов проверки качества или количества товара, выданные вышеуказанной нейтральной компетентной организацией, оригиналы первого листа СМГС, оригиналы качества товара.
Согласно части 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.
В деле отсутствуют доказательства того, что оригиналы указанных актов проверки качества были приложены к претензиям фирма «ЛебГОК РМ АГ». Не были представлены истцом данные документы и в судебном заседании.»

Иными словами, «вы можете хоть на что ссылаться, но в суд В КАЧЕСТВЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА должны принести подлинник или надлежащим образом заверенную копию». ИМХО, конечно.

А что касается «подписи факсимильной», то на эту тему верно, на мой взгляд, высказался ФАС ДВО
«Согласно ч. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Более того, факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи, поскольку факсимиле, согласно определению, данному в толковом словаре, — это клише, печать, воспроизводящая собственноручную подпись какого-либо лица.»

иными словами понятие «факсимильная подпись» никакого отношения к факсам, ксероксам и прочим принтерам не имеет.

В общем, мое мнение, если противоположная сторона будет возражать и представит подлинник документа, который они якобы отправляли в тот день и час по факсу в адрес противополножной стороны, суд сделает вывод о недопустимости доказательства, как представленного с нарушением п. 8 ст. 75 АПК. — это из моей личной практики. В решении, к сожалению, было просто указано на недопустимость доказательства по причине непредоставления подлинника без развернутого описания.
Сообщение отредактировал ХохоЛ: 06 October 2006 — 15:08

Представленные тексты договоров (подписанный со стороны ответчика и договор, подписанный путем обмена сканкопиями, от 07.09.2012) идентичны. Согласно пункту 2 статьи 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Подписанные договоры в совокупности с преддоговорными процедурами свидетельствуют о волеизъявлении сторон на его заключение, в соответствии с которым у этих сторон возникают соответствующие права, обязанности и ответственность (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 21.04.2014 N Ф03-1251/2014 по делу N А37-1143/2013).
В другой ситуации суд поступил с точностью да наоборот: при определении правовой квалификации сложившихся отношений между сторонами ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 21.07.2015 по делу N А51-21709/2014 пришел к выводу, что отношения сторон по обмену документами посредством электронных средств связи так и не были оформлены в письменной форме, договор обеими сторонами не был подписан и не исполнялся. Из представленных скриншотов электронных писем не усматривается, что в ответ на получение от третьего лица сканированного оригинала договора, подписанного истцом, аналогичные действия по подписанию договора, его сканированию и направлению в адрес истца предприняты ответчиком.
Казалось бы, при наличии соответствующих норм закона договор путем обмена сканированными копиями бесспорно является заключенным, но складывающаяся судебная практика считает иначе. Суды полагают, что указанные отношения являются фактически сложившимися, а договор признают фактически заключенным. При этом сканированные образы договоров всего лишь доказательства по делу в силу того, что в Постановлении Пленума ВАС РФ от 23.07.2009 N 57 «О некоторых процессуальных вопросах практики рассмотрения дел, связанных с неисполнением либо ненадлежащим исполнением договорных обязательств» указано, что при рассмотрении дела в круг обстоятельств, подлежащих установлению судом, входят факты, свидетельствующие о заключенности и действительности договора, в том числе о соблюдении правил его заключения. Таким образом, суды переносят вопрос о заключенности договора из плоскости материального в плоскость процессуального права.

Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?

В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный. Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

наименование вида документа (кроме писем);
порядковый номер;
наименование организации,
дата регистрации;
место разработки и подписания;
электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Обмен документами посредством факсимильной или электронной связи уже давно считается чем-то само собой разумеющимся. Однако возможность обмениваться документами за считанные секунды без их оформления на бумажном носителе с собственноручными подписями уполномоченных лиц и оригинальными оттисками печатей, впоследствии может привести к серьезным юридическим ошибкам. Заключение договора по факсу столь же удобно, как и рискованно. В случае возникновения разногласий Вас могут ожидать неприятные сюрпризы.

Например: ваш партнер может заявить в суде, что никакого факса он вообще не получал, а потому ваши требования поставить товар ему совершенно непонятны. Или заявить, о том, что он не получал уведомления о готовности оборудования к приемке-передаче, а отправка вами факсового документа не позволяет достоверно установить, что он исходит от стороны по спору, и в договоре не определено, что данный порядок обмена документам имеет юридическую силу.

Что нужно учесть при работе с такими документами, чтобы обеспечить им юридическую силу?

В соответствие с п. 2 ст. 434 ГК РФ, договор может быть заключен путем обмена документами посредством факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Согласно п. 3 ст. 75 АПК РФ, документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, допускаются в качестве доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным актом или договором.

Для того, чтобы впоследствии быть уверенными в юридической силе подобных документов следует выполнять следующие условия.

1. В тексте договора четко оговорить типы и виды документов, которые будут передаваться по факсу и электронной почте, т.е. подробно прописать процедуру факсимильного и электронного документооборота между партнерами. Указать надлежащие адреса электронной почты, факсовые номера, с которых стороны будут направлять корреспонденцию. Также можно указать обязательные реквизиты, иные данные, которые должна содержать передаваемая корреспонденция. Кроме того, можно включить в договор условие о последующем обмене оригиналами таких документов в оговоренные сроки. Как, показывает судебная практика, если такое условие включено в текст договора, обмен документами будет рассматриваться как обмен, с соблюдением всех необходимых требований и в надлежащей форме.

2. Вести журнал учета приема-передачи значимых факсимильных и электронных сообщений.

3. При большом объеме документооборота, передаваемого посредством электронной либо факсимильной связи, производить ежемесячный акт сверки переданной/полученной корреспонденции.

Зафиксированные договоренности сложнее оспорить. Это позволит сторонам быть уверенными в юридической силе документов, переданных по факсу или электронной почте, с соблюдением прописанной в договоре процедуры.

Факсимильная связь — фототелеграфная связь, фототелеграф, передача на расстояние плоских неподвижных изображений (графических, иллюстративных и буквенно цифровых) с воспроизведением их в пункте приёма, осуществляемая электрическими сигналами,… … Большая советская энциклопедия
ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ — передача фотоснимков, рисунков, карт и рукописных или напечатанных текстов электрическими сигналами. (Впервые ее осуществил итальянский физик Дж.Казелли в 1855.) Свет, отраженный от изображения, преобразуется в электрические сигналы, которые… … Энциклопедия Кольера
Манесский кодекс — … Википедия
Письмо сорока двух — «Письмо сорока двух» публичное обращение группы известных литераторов к гражданам, Правительству и Президенту Российской Федерации Б. Н. Ельцину. Опубликовано в газете «Известия» 5 октября 1993 года. Нет ни желания, ни… … Википедия
Народу Техаса и всем американцам мира — Первая страница письма Уильяма Баррета Тревиса «Народу Техаса и всем американцам мира» … Википедия
Джадж, Уильям Кван — В Википедии есть статьи о других людях с такой фамилией, см. Джадж. Уильям Кван Джадж William Quan Judge … Википедия
факсимиле — — факсимиле факсимильная копия Копия оригинального документа, в том числе и передаваемая по каналам связи. Нет ни желания, ни необходимости… … Википедия
Фабриций, Иоганн Христиан — Иоганн Христиан Фабриций дат. Johann Christian Fabricius … Википедия
Иоганн Фабриций — Иоганн Христиан Фабриций (датск. Johann Christian Fabricius, 1744 1808) датский энтомолог. Учился в Копенгагене, Лейдене, Эдинбурге и Фрейберге и, наконец, в Упсале под руководством Линнея. В 1775 г. назначен профессором естественных наук при… … Википедия

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

сначала заключают договор в письменной форме путем составления одного бумажного документа, подписанного сторонами;
а впоследствии налаживают оперативный обмен документами, составляемыми во исполнение этого договора, с помощью почтовой, факсимильной, электронной или другой связи. Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Такой подход к делу менее рискован.

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Истец доказал, что:

факсимильные сообщения об изменении условий поставки товара были выполнены на бланках московского представительства фирмы ответчика, подписаны представителем ответчика, являющимся тем же лицом, которое подписало с истцом основной контракт и чьи полномочия сторонами не оспариваются;
в верхнем левом углу факсов имеется отбивка, содержащая название отправителя – фирмы ответчика и номер факса (который принадлежал представительству этой организации в Москве).

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Пример 1

Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

Электронный адрес отправителя – один из реквизитов, идентифицирующих документ. Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя. Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом. К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.

Единственный закон, устанавливающий случаи и порядок использования аналогов подписи – это Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Он говорит, что ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, призванный обеспечивать:

удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля документа как «автор», «внесенные изменения», «метка времени» и т.д.);
защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при случайном или намеренном изменении документа);
идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица, подписавшего документ).

В соответствии с Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица на бумажном документе, заверенном печатью 2. И тогда получается, что обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по незащищенным каналам связи (к числу которых относится и обычная электронная почта) рассматривается как обмен полноценными документами.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Если случаи и порядок использования ЭЦП на уровне федерального законодательства установлены ФЗ «Об электронной цифровой подписи», то порядка использования иных аналогов собственноручной подписи не предусмотрено. Только на уровне подзаконных актов действует Временное положение ЦБР от 10.02.1998 № 17-П «О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями». Этим документом был создан вполне эффективный механизм использования аналогов собственноручной подписи в банковской практике. Однако он носит сугубо целевую направленность и может применяться только в банковской сфере.

наличия согласия другой стороны или
наличия заранее установленной (т.е. до судебного разбирательства на стадии заключения договора) процедуры согласования разногласий о юридической силе подобных документов.

Свернуть Показать

Обратите внимание: иногда документ отправляют только по факсу (как это сделали с письмом в ОАО «ОмскЭнерго» из Примера 1), но часто для оперативности сначала документ направляют по факсу, а потом в бумажном виде по почте (данный вариант действий зафиксирован в отношении заказ-наряда в ООО «ЭКО»). Вернуться назад
Правда, есть одно ограничение: документ, подписанный ЭЦП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если законодательством не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.Вернуться назад

Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».

Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.

1. Общие требования к форме сделки
2. Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
3. Тонкости использования электронной почты
4. Если условия об электронном взаимодействии нет…

Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.

Является ли факс официальным документом

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью

Что такое факсимильная подпись?

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Как использовать факсимильную подпись

Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ