Форма написания заявления: правильное оформление документации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма написания заявления: правильное оформление документации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

1. Сведения об адресате и заявителе.
2. Наименование документа.
3. Формулировка просьбы или предложения.
4. Дата подачи.
5. Подпись.

Как написать заявление правильно

Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.

Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.

Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.

Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.

Если вы стали свидетелем или жертвой преступления, нужно немедленно сообщить об этом в полицию. И лучше не откладывать дело в долгий ящик: с течением времени разыскать виновника и доказать его вину становится сложнее.

Заявление в полицию можно подавать и в устной, и письменной форме.

Это значит, что самому писать заявление необязательно. Нужно просто отправиться в ближайшее отделение полиции и рассказать о происшествии дежурному сотруднику. Он составит протокол, который вам останется только подписать.

Но если по каким-то причинам вы не можете отправиться в отделение, составьте обращение самостоятельно. В этом случае нужно учесть следующие моменты.

1. В качестве адресата заявления укажите имя, отчество и фамилию руководителя подразделения полиции (по возможности напишите его должность и звание).
2. Анонимные заявления не принимаются к рассмотрению. Значит, вы должны не только указать своё имя, но и адрес проживания и контактный телефон.
3. В основной части нужно точно и максимально подробно описать детали случившегося: время, место, обстоятельства преступления (количество преступников, последовательность их действий). Если вдруг вы стали жертвой ограбления, опишите, что у вас украли, и укажите стоимость похищенного имущества.
4. В конце заявления укажите суть своих требований. Например, разыскать преступников и привлечь их к уголовной ответственности.

Решение по заявлению принимается в течение трёх суток. Но в исключительных случаях срок могут перенести на 10 или 30 дней. По истечении этого времени полиция либо возбуждает дело, либо выносит постановление об отказе. В последнем случае отказ можно обжаловать в прокуратуре.

Форма написания заявления: правильное оформление документа

Директору ООО «Электра»
Никодимову Артему Филипповичу
от менеджера
Супруновой Маргариты Петровны

заявление.

Прошу предоставить мне отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет (дочь Супрунова Мария Ильинична родилась 3.04.19 г.) с 13 июня 2019 года. Прошу производить расчет и выплачивать мне ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет на счет зарплатной карты.
Приложения:

• копия свидетельства о рождении дочери Супруновой М.И.,
• справка с места работы мужа, о том, то он не находится в отпуске по уходу за ребенком и не получает ежемесячное пособие.

13.06.19 г.

Супрунова М.П.

В заявление на отпуск, как правило, сразу же вписывается и просьба о выплате пособия, иначе придется писать еще одно заявление на получение денежных средств.

Традиционным надежным способом передачи заявления считается личная передача. Заявитель готовит два экземпляра заявления и собственноручно передает один из них в секретариат организации, куда он обратился. На втором экземпляре, остающемся в распоряжении заявителя, секретарь проставляет входящий номер, дату, ставит свою подпись с пометкой о принятии документа.

Если передать документ лично по каким-либо причинам невозможно, его отправляют по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении адресату. Современные интернет-технологии позволяют отслеживать прохождение письма и доставку его в организацию по специальному почтовому номеру.

Все большее распространение принимает электронный документооборот. В некоторых случаях заявление в свободной форме можно передать и этим способом, к примеру, если речь идет о заявлении на увольнение. У заявителя обязательно должна быть электронная цифровая подпись, которой он подпишет заявление перед отправкой. В ином случае документ принят не будет. Такую возможность дает ФЗ-63 от 6/04/11 г., приравнивающий электронный документ, оформленный должным образом, к аналогичному бумажному, подписанному гражданином лично.

Каких-то специальных правил при составлении не существует. Составить правильное заявление можно руководствуясь следующей инструкцией:

• Необходимо указывать лицо, подавшее заявление, его адрес. Если заявление подает работник, адрес можно и не указывать.
• Указывается также орган или предприятие, которому адресуется данное заявление, его адрес.
• Далее излагаются по существу основные требования заявителя. Например, если сотрудник пишет заявление на отпуск – необходимо указать период, в течение которого работник хочет уйти в отпуск. Если организация просит выдать какие-либо документы, за выдачу которых необходимо уплачивать госпошлину, необходимо указать реквизиты платежного поручения об уплате государственной пошлины, а также приложить к заявлению платежное поручение.
• Необходимый реквизит – это подпись и ее расшифровка.
• Дату можно и не указывать, если заявление исходящее. Адресат (например, налоговая) самостоятельно проставляет отметку о принятии, в том числе и дату принятия заявления.

Как писать заявление?

Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:

1. Наименование адресата.
2. Наименование адресанта (заявителя).
3. Наименование документа.
4. Формулировка просьбы (жалобы, предложения) с краткой, но исчерпывающей аргументацией (если нужно).
5. Дата.
6. Подпись.

Схема расположения реквизитов заявления:

1___________ 2___________ ___________ ____3____ __________4_________________________ ____________________________________ ____5_________________6_____________

Слово заявление – это заголовок документа. По общим правилам:

• Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ; ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.

Инструкция: как правильно писать заявление

В правом верхнем углу пишется адресат: Ректору (1-я строчка) такого-то вуза (2-я строчка), например:

(1) Ректору ФГУ;

(2) доктору технических наук И. П. Слесареву;

(3) предлог от (его допускается опускать, тогда сразу после 2-й следует 4-я строчка);

(4) студентки такого-то факультета;

(5) Ваши Ф. И. О. (в род. пад.).

Далее посередине строки (со строчной или прописной буквы) слово заявление: если со строчной, то после «заявления» ставится точка, если с прописной, то точка не ставится. Далее с красной строки текст заявления. После текста в правой части подпись, дата (дата может ставиться и в левой части).

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• наименование организации;
• справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Обратите внимание

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций»[1]. Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

«Вы вольны выбирать…»

Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

• от руки или в печатном виде;

• называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;

• писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

а также направлять документ по почте или привозить лично.

Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

• Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель – первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер – хорошо, но это не обязательная информация.

В целом сведения об адресате и авторе заявления укладываются в схему «кому от кого» (см. Пример 3).

Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа – заявление, затем с новой строки излагается текст заявления – просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

Заявления работника: в какой форме они могут поступить и в каких случаях?

1. Заявление – документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
2. Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
3. Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
4. Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.

---

[1]См.: Федеральный закон от 07.05.2013 № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статьи 1 и 2 Федерального закона „О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“».

2Абзац третий ст. 4 Федерального закона № 59-ФЗ.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2015.

• Правила регистрации документов в вопросах и ответах

• Резолюции и поручения руководителя

• Некоторые секреты входящих документов

Простыми словами, что такое заявление — это письменное обращение, в котором автор — заявитель сообщает что-либо адресату или просит его о чем-либо. Такая форма общения очень распространена в деловом обороте.

Эта форма документа используется во многих сферах деятельности человека и множестве жизненных ситуаций. Граждане обращаются в письменной форме в государственные органы, в правоохранительные органы, в частные и государственные компании и учреждения.

Например, они пишутся:

• на выдачу паспорта, загранпаспорта или любой другой официальной бумаги;
• на оказание государственной услуги;
• на предоставление путевки в санаторий или места в детском саду.

Типичный пример — заявления, которые пишутся при решении трудовых вопросов: большинство вопросов с работодателем, начиная с трудоустройства и заканчивая увольнением, решаются с помощью письменных обращений.

К самым распространенным видам относятся, например:

• о трудоустройстве;
• о предоставлении отпуска;
• об увольнении.

Есть и менее распространенные, но тоже встречающиеся, обращения:

• о предоставлении выходного за ранее отработанное время;
• о предоставлении родителю ребенка-инвалида дополнительных выходных;
• о выдаче на руки трудовых бумаг, например трудовой книжки, или их заверенных копий.

Четких нормативно установленных законов, как правильно оформить заявление, нет, большинство из них пишется в свободной форме.

ВАЖНО! Обращение — это официальный документ, поэтому оформляется письменно.

Оформление обращения начинается с шапки. Обращения в рамках общения работника и работодателя пишутся, как правило, на имя руководителя организации. Говоря о том, как писать заявление на имя директора:

• в шапке пишем должность и Ф.И.О. директора в дательном падеже (проверочный вопрос «кому?»);
• затем должность и Ф.И.О. работника — автора обращения в родительном падеже (проверочный вопрос «от кого?»). Нередко здесь же указывается табельный номер сотрудника.

Дискуссионный вопрос необходим ли предлог «от» работник решает самостоятельно — он вправе его указать или опустить.

Как оформить заявление работника

По просьбе работника работодатель:

1. Обязан устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю беременной женщине, одному из родителей (опекуну, попечителю), имеющему ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), а также лицу, осуществляющему уход за больным членом семьи (ст. 93 ТК РФ).

2. Имеет право до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания снять его с работника (ст. 194 ТК РФ).

3. Обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы на работе по совместительству, если на этой работе продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

4. Обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) одному из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуну, попечителю) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального или высшего образования в другой местности (ст. 322 ТК РФ).

5. Организовать прохождение внеочередного медосмотра по медицинским показаниям работнику-спортсмену (ст. 348.3 ТК РФ).

По письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен его перевод на постоянную работу к другому работодателю (ст. 72.1 ТК РФ).

По желанию работника:

• в трудовую книжку по месту основной работы вносятся сведения о работе по совместительству (ст. 66 ТК РФ);

• определенной категории – в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для работника время (ст. 123 ТК РФ);

• сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха (ст. 152 ТК РФ);

• за работу в выходной или нерабочий праздничный день может быть предоставлен другой день отдыха (ст. 153 ТК РФ);

• осваивающего имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры, а также программы среднего профессионального образования по заочной и очно-заочной формам обучения, на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации устанавливается рабочая неделя, сокращенная на 7 часов (ст. 173, 174 ТК РФ);

• осваивающего программу подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения, на последнем году обучения дополнительно предоставляется не более 2 свободных от работы дней в неделю без сохранения заработной платы (ст. 173.1 ТК РФ);

• предоставляется день отдыха за день сдачи крови, если он в день сдачи вышел на работу или день сдачи пришелся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, выходной или нерабочий праздничный день (ч. 2, 3 ст. 186 ТК РФ);

• присоединяют день отдыха за день сдачи крови к ежегодному оплачиваемому отпуску или работник использует его в другое время в течение года после дня сдачи крови и ее компонентов (ч. 4 ст. 186 ТК РФ);

• усыновившего ребенка, предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (ч. 2 ст. 257 ТК РФ), если ребенка усыновит женщина – предоставляется отпуск по беременности и родам (ч. 4 ст. 257);

• предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу женщины за ребенком (ст. 260 ТК РФ);

• предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное время одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

Как уже было сказано, Трудовым кодексом предусмотрена подача работником «заявления» и «письменного заявления». Заявление – это, по сути, личная просьба работника, направленная на реализацию его трудовых прав. И в тех случаях, когда просьба работника облекается в письменную форму, создается документ – заявление. В Трудовом кодексе предусмотрена подача заявления при необходимости:

1. Предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ).

2. Снижения норм выработки беременным женщинам в соответствии с медицинским заключением или перевода на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, а также перевода на другую работу женщин, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет, в случае невозможности выполнения ими прежней работы (ст. 254 ТК РФ).

3. Предоставления женщинам отпуска по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ).

4. Предоставления отпуска по уходу за ребенком (ч. 1 ст. 256 ТК РФ).

5. Предоставления во время отпуска по уходу за ребенком работы на условиях неполного рабочего времени (ч. 3 ст. 256 ТК РФ).

6. Присоединения перерывов для кормления ребенка к перерыву для отдыха и питания либо их переноса на начало или конец рабочего дня (смены) с соответствующим его (ее) сокращением (ст. 258 ТК РФ).

7. Возмещения стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска, если работник трудится в районах Крайнего севера или приравненных к ним областях (ст. 325 ТК РФ).

Случаев, когда работнику нужно подать письменное заявление, Трудовым кодексом установлено больше всего, представим их в таблице.

Расскажем еще об одной форме выражения мнения работника при осуществлении им трудовой деятельности – согласии. Запрашивать письменное согласие работника работодатель должен во многих ситуациях, в частности, при:

• переводе (ст. 72.2, 73 ТК РФ);

• поручении дополнительной работы в течение рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ);

• привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни (ст. 99, 113 ТК РФ);

• отзыве работника из отпуска (ст. 125 ТК РФ);

• обработке и передаче персональных данных (ст. 86, 88 ТК РФ);

• расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата до истечения двухмесячного срока уведомления об увольнении (ст. 180 ТК РФ).

Согласие работника оформляется либо отдельным документом – «Согласием» (например, при получении согласия работника на обработку персональных данных), либо путем проставления работником отметки на полученном от работодателя уведомлении (например, о привлечении к сверхурочной работе, к работе в выходной или праздничный день), либо соглашением сторон (в частности, при переводе, совмещении профессий (должностей)).

В некоторых случаях работодатель вместо этих документов просит работника написать заявление, например при переводе или необходимости работы в выходной день. Это неправильно. Заявление работник может написать, только когда инициатором перевода является именно он.

Если же Трудовым кодексом предусмотрено заключение письменного соглашения между сторонами – например, при том же переводе (ст. 72.2 ТК РФ), при установлении режима неполного рабочего времени (ст. 93 ТК РФ), – работник и работодатель изначально могут не обмениваться никакими документами (уведомление, заявление), а договориться устно, после чего сразу заключить соглашение к трудовому договору.

Без сомнения, от работника требуется письменное заявление в случаях, когда работодатель должен совершать какие-то действия только «по письменному заявлению» или «по письменной просьбе».

Что касается ситуаций, когда работодатель обязан или может совершить какие-то действия «по заявлению», «по просьбе» или «по желанию» работника, тут возникают затруднения. То есть обязанности запрашивать с работника письменные заявления в этих случаях нет. Однако в интересах и работника, и работодателя, чтобы все просьбы были зафиксированы, – в первую очередь, чтобы доказать, что работник обращался с такой просьбой, а работодатель отреагировал на нее, а также в целях систематизации кадрового документооборота и упрощения работы кадровиков.

С другой стороны, перегружать документооборот тоже смысла нет, поэтому в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству, желательно перечислить все случаи, когда вы считаете, что письменное заявление работника обязательно. К ней же можно приложить образцы заявлений. Для работников эти требования можно продублировать в Правилах внутреннего трудового распорядка или другом документе.

Обратите внимание:

Письменное заявление не требуется в случаях, когда нет волеизъявления работника. Например, не требуется заявление о приеме на работу, поскольку прием на работу осуществляется на основании трудового договора, то есть по соглашению сторон.

Говоря о заявлениях, следует также отметить, что с заявлениями, кроме работников, к работодателю может обратиться:

1. Лицо, которому отказано в заключении трудового договора, с требованием о сообщении причины отказа в письменной форме (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

2. Лицо, поступающее на работу, с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

3. Бывший работник:

• не получивший трудовую книжку после увольнения, – с письменным обращением о выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);

• утративший трудовую книжку, – с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Заявления, принятые от работников, следует регистрировать в специальном журнале. А вот заявления от бывших работников лучше регистрировать в журнале входящих документов.

ОТДЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ И ОБРАЗЦЫ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Работник составляет заявление в произвольной форме или по образцу, утвержденному работодателем. При этом заявление должно содержать следующие реквизиты.

Реквизиты заявления	Название организации, ФИО руководителя или иного уполномоченного должностного лица, которые указываются в дательном падеже
	ФИО работника (или иного лица из перечисленных выше) в родительном падеже. При необходимости – адрес места жительства заявителя
	Наименование вида документа – заявление
	Опись приложений, если они имеются, – медицинское заключение, архивные справки и другие документы
	Дата составления заявления
	Подпись заявителя

В ОКУД ¹ названы 3 разновидности кадровых заявлений, оформляемых в рамках документирования трудовых отношений:

• заявление о переводе на другую работу,
• заявление об увольнении,
• заявление о предоставлении отпуска.

Однако список ситуаций, при которых оформляются заявления, значительно шире. Они используются в кадровой деятельности с целью фиксации инициации работником того или иного кадрового действия.

Некоторые действия строго требуют оформления заявления работника. Например, увольнение «по собственному желанию» не может быть осуществлено без отражения этой инициативы в виде письменного заявления. И об этом прямо говорит ст. 80 ТК РФ: «работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за 2 недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении».

Заявление должно оформляться и в других случаях, прямо названных в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ). Как правило, эти ситуации предполагают какие-либо действия работодателя, совершаемые с целью реализации прав работника и в интересах работника. Например, заявление составляется, если работник просит:

• оформить новую трудовую книжку в связи с утратой, повреждением предыдущей (ст. 65 ТК РФ);
• выдать трудовую книжку или копии документов, связанных с работой (ст. 62 и 84.1 ТК РФ);
• предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск (например, до истечения шести месяцев со дня трудоустройства у данного работодателя) или разбить его на определенные части (ст. 122 ТК РФ);
• продлить или перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ);
• предоставить отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
• предоставить перед увольнением дни неиспользованного отпуска вместо денежной компенсации за них (ст. 127 ТК РФ);
• заменить часть отпуска (превышающую 28 календарных дней) денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ);
• оплатить труд частично в неденежной форме (ст. 131 ТК РФ);
• перевести оплату труда в безналичном виде на определенные реквизиты (ст. 136 ТК РФ).

Порой работодателю необходимо получить согласие работника: на перевод, на отзыв из отпуска, на направление в командировку (для некоторых категорий работников) и в других случаях. Как правило, необходимость такого согласия закреплена законодательно (например, в ст. 72.1 ТК РФ говорится о согласии на перевод). При этом закон не определяет вид документа, с помощью которого согласие работника должно быть оформлено. Заявления в этих ситуациях, хотя по смыслу и не отражают суть такого действия как «согласие», но очень часто применяются как наиболее понятная и привычная форма взаимодействия работника и работодателя. Когда необходимо письменно зафиксировать согласие работника, можно оформить и другой документ – уведомление в 2 экз.; на экземпляре работодателя просят работника собственноручно написать свое согласие, поставить подпись и дату.

Заявление может оформляться в самых разных ситуациях, а не только в оговоренных законодателем случаях, например:

• о внесении изменений в состав персональных данных работника,
• внесении сведений в трудовую книжку по основному месту работы,
• предоставлении дополнительных дней к отпуску за сверхурочную работу,
• предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска перед отпуском по беременности и родам и др.

Часто практикуют составление этого документа с целью предварительного согласования кадрового действия с работником перед получением резолюции руководителя. Например, заявление о приеме на работу может не оформляться, однако на практике его порой просят составить. Заявление в этом случае подкладывается к трудовому договору работника до его подписания, и на нем проставляются визы заинтересованных должностных лиц и фиксируется решение руководителя о дате приема, особых условиях и пр.

Форма заявлений, составляемых работниками по различным кадровым вопросам, в целом не регламентирована.

Единственный правовой акт, содержащий требования к составу информации в заявлениях, это Закон об обращениях граждан ². В нем предусматривается 3 формы обращения: заявление, предложение и жалоба. В ст. 7 сформулированы требования к письменной форме обращений (а значит и заявлений) – в них необходимо указывать:

• наименование…

• Свежие
• Посещаемые

Приказ директора государственного учреждения образования

Федеральными законами определены случаи, когда заявление на работу необходимо подавать обязательно — такое правило действует при трудоустройстве:

• на гражданскую службу (пункт 2 статьи 16 Федерального закона от 27.04.2004 N 79-ФЗ);
• на муниципальную службу (пункт 3 статьи 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ).

В остальных случаях работнику вовсе не обязательно писать такую бумагу, так как это его право, а не обязанность. Но сложно найти основания для подобного отказа, да и зачем: подписание документа не займет много времени. Во многих компаниях созданы шаблоны, куда остается только занести сведения, дату и поставить подпись.

Структурно бумага выглядит так:

• шапка в верхнем правом углу:
  • кому (название должности руководителя, наименование организации, ФИО руководителя);
  • от кого (ФИО работника, иногда — адрес);
• слово «Заявление» в центре страницы;
• основной текст с просьбой принять на должность;
• дата, подпись и ее расшифровка.

Можно написать текст полностью от руки, или подставить нужные сведения в шаблон, или набрать его на компьютере, распечатать и собственноручно подписать — допускается любой вариант.

При устройстве на работу к ИП, а не в организацию, вид документа меняется незначительно. В правом верхнем углу вместо надписи «Генеральному директору (директору)» пишут «Индивидуальному предпринимателю».

При оформлении в порядке перевода укажите, из какой организации и с какой должности происходит перевод (эти сведения потребуются кадровому работнику для внесения записи в трудовую книжку).

При трудоустройстве по совместительству указывают его вид: внутреннее или внешнее.

Документ, кроме самого соискателя, подписывает руководитель, на имя которого оно составлено. Указание об исполнении документа оформляется на той же бумаге в виде письменной резолюции. Располагается обычно такая надпись в левом верхнем углу листа.

Одной фразой руководитель подводит итог и оставляет ее на документе. Например,:

• «принять на работу»;
• «оформить»;
• «в приказ»;
• «не возражаю»;
• «отделу кадров оформить в установленном порядке».

Около резолюции директор ставит подпись и число.

Для работника пометка и подпись директора на заявлении служит гарантией трудоустройства и защитой от необоснованного отказа в приеме на должность. Хотя этот документ, повторим, формально не имеет юридической силы, определяют трудовые отношения трудовой договор и приказ.

Особенностям заключения трудовых договоров с несовершеннолетними посвящена статья 63 ТК РФ, она определяет возраст, с которого разрешено заключать такие соглашения.

• Подростки, достигшие 16-летнего возраста, вправе самостоятельно подписывать трудовые соглашения, а, значит, и заявление на трудоустройство пишут самостоятельно, по аналогии со стандартным вариантом для взрослых работников.
• 15-летнему ребенку, досрочно закончившему школу или продолжающему обучение, разрешается самостоятельно оформиться на работу, но только при условии выполнения легкого труда, не причиняющего вреда здоровью и ущерба учебе.
• С 14 лет ребенок, который учится в школе, допускается к работе в свободное время только с разрешения одного из родителей и органа опеки и попечительства.
• Дети до 14 лет привлекаются только для работы в кинематографе, театре или участия в спортивных соревнованиях, при условии согласия родителя (попечителя) и органа опеки. Для спортсменов необходим медосмотр. Если ребенок не достиг 14 лет, трудовой договор за него подписывает родитель, просьбу о приеме на должность тоже излагает родитель.

В соответствии с законом детям младше 15 лет для оформления на работу требуется согласие родителей и органа опеки. В этом случае документ от соискателя о приеме отличается от стандартного. Свое согласие родитель или попечитель выражает как в форме отдельного документа (он так и назван «Согласие»), так и в виде дополнения к заявлению. Приведем 2 примера написания заявления о приеме несовершеннолетнего, включающие согласие родителя:

• от подростка 14 лет — документ дополнен согласием родителя;
• от родителя ребенка младше 14 лет.

Текст в первом случае выглядит с таким примером:

Прошу принять меня на работу в ООО «Камелия» на должность помощника секретаря на период летних каникул с 1 июля 2020 года по 31 августа 2020 года

(дата, подпись, расшифровка)

Я, Морозова Ирина Борисовна, согласна на прием моей дочери, Морозовой Татьяны Ивановны, в ООО «Камелия» на должность помощника секретаря на период летних каникул с 1 июля 2020 года по 31 августа 2020 года. С правилами внутреннего трудового распорядка, должностными обязанностями ребенка и условиями труда ознакомлена.

(дата, подпись, расшифровка)

Во втором случае:

Прошу принять моего сына, Мальцева Юрия Викторовича, в ООО «Синема» на должность актера второго плана с 17 апреля 2020 года. С правилами внутреннего трудового распорядка, должностными обязанностями ребенка и условиями труда ознакомлена. Даю свое согласие на трудоустройство моего сына, Мальцева Юрия Викторовича, в ООО «Синема» на должность актера второго плана для выполнения легкого труда, не препятствующего обучению и не наносящего вред здоровью.

(дата, подпись, расшифровка)

Время хранения документов в архиве определено в Перечне типовых архивных документов, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Бланк о приеме на работу попадает в разряд документов по кадровому обеспечению и, согласно пункту 656 раздела 8 Перечня, хранится в организации 75 лет.

---

Скачать образец заявления о приеме на работу

Скачать образец заявления на работу несовершеннолетнего