Документы обязательные при приеме на работу в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы обязательные при приеме на работу в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Работодатель может заключить с работником трудовой договор, а работник в день, установленный трудовым договором, может не выйти на работу. Трудовой договор придется аннулировать. У работодателя есть такое право[1][2].

В данном случае работодателю не придется издавать приказ о приеме на работу, и, соответственно, у него нет обязанности подавать отчет СЗВ-ТД.

Если работодатель издаст приказ в день выхода работника на работу, у него возникнет обязанность отправить отчет СЗВ-ТД в день издания приказа или на следующий день.

Извлечение из Постановления № 730п[3]

[…]​

1.8. […] форма СЗВ-ТД представляется работодателем […] в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения)[4]. […]

При таком подходе издания приказов о приеме на работу, если работник не приступит к выполнению трудовых обязанностей, работодателю не придется корректировать форму СЗВ-ТД.

Пример 1:
Дата заключения трудового договора — 22.12.2021.
Дата начала работы — 29.12.2021 (выход работника на работу).
Дата издания приказа о приеме на работу — 29.12.2021.
Дата сдачи отчета СЗВ-ТД — 29 или 30.12.2021.

Прием на работу иностранных граждан в 2021 — 2022 годах (нюансы)

Таким образом, работодатель должен решить, стоит ли отказываться от оформления приказов о приеме на работу. Этот документ можно издать в день выхода работника на работу, а если последний не вышел по каким-либо причинам, то можно вообще не издавать, а трудовой договор аннулировать[7] в стенах своей организации. Это сделать проще, чем оформлять и подавать в ПФР корректирующие сведения.

Извлечение из Постановления № 730п

[…]

2.7. В случае если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, необходимо отменить ранее представленные сведения в соответствии с пунктом 2.6 настоящего Порядка, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения.

[…]

В заключение отметим: если информационная система (ИС) ПФР не примет СЗВ-ТД со ссылкой на трудовой договор, необходимо будет обратиться с запросом в службу технической поддержки ИС.


[1] Часть 4 ст. 61 ТК РФ.

[2] Славинская А. Н. Аннулирование // Кадровые решения. 2022. № 2. С. 43–47.

[3] Здесь и далее Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (в ред. от 27.10.2020).

[4] В извлечении выделено автором.

[5] Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» внес изменения в ст. 68 ТК РФ (далее — Федеральный закон № 377-ФЗ).

[6] Часть 1 ст. 68 ТК РФ в ред. Федерального закона № 377-ФЗ.

[7] Часть 4 ст. 61 ТК РФ.

Е. Н. Малькова,
начальник отдела кадров
ООО «Гидравлика»

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 2, 2022.

  • К вопросу о необходимости кадровых приказов
  • Как заполнить СЗВ-ТД с учетом классификатора занятий с 1 июля 2021 года
  • Форма СЗВ-ТД: новые правила заполнения с 1 июля 2021 года

Таким образом, работодатель должен решить, стоит ли отказываться от оформления приказов о приеме на работу. Этот документ можно издать в день выхода работника на работу, а если последний не вышел по каким-либо причинам, то можно вообще не издавать, а трудовой договор аннулировать[7] в стенах своей организации. Это сделать проще, чем оформлять и подавать в ПФР корректирующие сведения.

Извлечение из Постановления № 730п

[…]

2.7. В случае если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, необходимо отменить ранее представленные сведения в соответствии с пунктом 2.6 настоящего Порядка, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения.

[…]

В заключение отметим: если информационная система (ИС) ПФР не примет СЗВ-ТД со ссылкой на трудовой договор, необходимо будет обратиться с запросом в службу технической поддержки ИС.


[1] Часть 4 ст. 61 ТК РФ.

[2] Славинская А. Н. Аннулирование // Кадровые решения. 2022. № 2. С. 43–47.

[3] Здесь и далее Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (в ред. от 27.10.2020).

[4] В извлечении выделено автором.

[5] Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» внес изменения в ст. 68 ТК РФ (далее — Федеральный закон № 377-ФЗ).

[6] Часть 1 ст. 68 ТК РФ в ред. Федерального закона № 377-ФЗ.

[7] Часть 4 ст. 61 ТК РФ.

Е. Н. Малькова,
начальник отдела кадров
ООО «Гидравлика»

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 2, 2022.

В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2022 выглядит так:

  • Наниматель запрашивает у гражданина документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.
  • Далее работодателем осуществляется проверка способа ведения трудовой книжки. Если работник отказался от ведения бумажного документа или поступает на работу впервые, сведения о трудовой деятельности оформляются в электронном виде.
  • Трудовой договор и приказ о принятии на работу оформляются как обычно.
  • Отчетность СЗВ-ТД направляется в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа.

Список обязательной документации, которую необходимо предоставить при заключении трудового договора (ТД), указан в ст. 65 ТК РФ. В эту статью за последнее время несколько раз вносились изменения. Вот последний перечень необходимых документов при приеме на работу в 2021 году с учетом изменений законодательства:

  1. Удостоверение личности.
  2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности после перехода на ЭТК.
  3. Подтверждение регистрации в системе персонифицированного учета — форма АДИ-РЕГ. Эта форма заменила СНИЛС, но тем, у кого на руках старое свидетельство, менять его не надо — оно действует наравне с новым.
  4. Военнообязанные и призывники — удостоверение призывника или военный билет.
  5. Подтверждение образования и квалификации, если трудовые функции требуют специальных знаний, — дипломы, аттестаты, свидетельства о прохождении курсов, повышении квалификации.

Если соискатель трудоустраивается в первый раз в 2021 году, работодатель самостоятельно оформляет ему ЭТК и уведомление АДИ-РЕГ.

Работодатель вправе расширить список документов при приеме на работу и потребовать у соискателя предоставить дополнительные бумаги. Так, если будущая служба сопряжена с запретом допуска судимых или подвергавшихся уголовному преследованию или наказанию лиц, соискатель предъявляет справку о судимости или ее отсутствии.

Еще один документ, который часто запрашивают, — справка об отсутствии наказания за употребление психотропных и наркотических средств. Ее потребуют при трудоустройстве в качестве охранника или в транспортной сфере.

Часто работодатель требует принести свидетельство ИНН. Это требование необоснованно, поскольку в обязательные документы для трудоустройства на работу по ТК РФ законодатель его не включил. Тем более, вам не вправе отказать в приеме на работу без предъявления идентификационного номера.

Не относятся к обязательному перечню документов, необходимых для заключения трудового договора, такие бумаги:

  • свидетельство о разводе или браке;
  • о рождении детей;
  • справки о предыдущих зарплатах;
  • характеристики с прежних мест работы;
  • справки о регистрации местожительства.

Прямым нарушением является требование сведений о членстве в партиях, религиозных организациях, политических пристрастиях, вероисповедании и других личных данных.

С учетом специфики будущей деятельности перечень, какие документы нужны для трудоустройства на работу, расширяется, и отдел кадров вправе затребовать:

  • медицинскую книжку;
  • заключение врачей о том, что противопоказания к работе отсутствуют;
  • справки о прохождении медосмотра;
  • удостоверение водителя.

Иностранцы и соискатели без гражданства обязательно предъявляют при приеме на работу:

  • медицинский полис;
  • разрешение работать или патент;
  • разрешение на ВП или вид на жительство.

Если компания принимает в штат работника с инвалидностью, в список, какие документы нужны при устройстве на работу, включают еще один обязательный документ — программу реабилитации. Если инвалид отказывается предъявить ИПР, отказ оформляется письменно.

От будущего руководителя федерального ГУП потребуют справку о доходах его и супруги, детей.

Когда принимают на службу несовершеннолетнего до 14 лет, обязательно требуют разрешение его родителя или опекуна и органа опеки и попечительства. Помимо этого, требуют справку по форме № 086/у.

Перечень документов при приеме на работу

Если вы принимаете на работу опытного работника, вы обязаны предоставить информацию о его трудовой деятельности. В этом случае потребовать от работника:

  • бланк СЗВ-Р, который должен быть выдан предыдущим работодателем;
  • форму СЗВ-ПФР, которую гражданин получит в территориальном отделении пенсионного ведомства;
  • бумажная трудовая книжка, с отметкой о том, что работник выбрал ЭТК (подал соответствующее заявление на предыдущем рабочем месте).

Так нужно ли иметь трудовую книжку при приеме на работу в 2022 году, если работник выбрал ЭТК? Да, нужно. Бумажная книжка предоставляется новому работодателю только для ознакомления и/или подтверждения опыта и квалификации работника. Кроме того, только на основании записей из трудовой книжки новый работодатель сможет получить информацию о страховом стаже.

Важно! При наличии в трудовой книжке записи о том, что работник выбрал ЭТК на прежнем месте работы, новый работодатель не имеет права брать бумажную книжку на хранение, как и вносить записи в этот документ.

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

  • паспорт или иное удостоверение личности;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.

К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

  • документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
  • диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
  • справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

  • свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
  • иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
  • военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
  • справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.

Порядок заполнения трудовых книжек подробно описан в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).

Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.

Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:

  • справка о доходах 2-НДФЛ с прошлого места работы;
  • справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий;
  • документы, подтверждающие состав семьи;
  • другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.

Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.

К таким документам относятся:

  • трудовой договор;
  • приказ о приеме на работу (с приказом ознакомьте работника под подпись в течение 3 дней);
  • личная карточка работника.

Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Подробнее см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Прием на работу в 2022 году: пошаговая инструкция, полный список документов

С 01.01.2022 Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»2 будет дополнен ст. 15.2 «Ответственность за совершение нарушений законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Новая норма касается ответственности работодателя за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС РФ. В частности:

  • штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд будет составлять 200 рублей за каждый документ;
  • за непредставление / несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, штраф существенно выше – ​5000 рублей за каждый выявленный случай;
  • еще один штраф установлен за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС РФ, – ​штраф в размере 20% от суммы расходов, но не менее 1000 и не более 5000 рублей.

Сейчас Законом № 255‑ФЗ установлена ответственность ст. 15.1 только за достоверность сведений, необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий. В ч. 2 статьи говорится о том, что если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату излишних сумм пособий, то виновные лица должны возместить страховщику причиненный ущерб.

Напомним, что в настоящее время действует еще и ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»3 , устанавливающая ответственность работодателей в части нарушения правил представления расчета по страховым взносам. Согласно ей, за нарушение порядка представления расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам в форме электронных документов грозит штраф 200 рублей. За нарушение срока его представления – ​в размере 5% суммы страховых взносов за последние 3 месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый месяц с даты, когда он должен был быть представлен, но не более 30% от этой суммы и не менее 1000 рублей.

С 01.02.2022 удержать денежные средства из заработной платы работника по исполнительным листам можно только таким образом, чтобы у работника осталась сумма прожиточного минимума для трудоспособного населения8 . Исключение составляют требования:

  • по взысканию алиментов9 ;
  • возмещению вреда жизни и здоровью;
  • в связи с потерей кормильца;
  • возмещению ущерба, причиненного преступлением.

По общему правилу вопросы с остатком денежных средств в размере прожиточного минимума будут решаться с судебными приставами. Должнику следует написать заявление и указать счет, с которого нельзя списывать денежные средства в размере, превышающем прожиточный минимум. Но работодателям тоже полезно знать об этом нововведении, т. к. исполнительные листы очень часто попадают им в руки.

Связанный материал На работника пришел исполнительный документ № 02 / 2018

См. статью «На работника пришел исполнительный документ» в № 2’ 2018

С 01.01.2022 немного изменятся правила оплаты дополнительного отпуска при производственной травме или профессиональном заболевании10 .

Связанный материал Суды о предоставлении дополнительных отпусков № 08 / 2021

См. статью «Суды о предоставлении дополнительных отпусков» в № 8’ 2021

Согласно подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона № 125‑ФЗ работодатель обязан предоставлять сотруднику, который нуждается в санаторно-курортном лечении из-за производственной травмы, профессионального заболевания, дополнительный оплачиваемый отпуск на весь период лечения, включая проезд к месту лечения и обратно.

По новым правилам за 2 недели до даты начала допотпуска работодатель должен направить в ФСС РФ сведения о застрахованном лице, сведения из приказа о предоставлении отпуска, расчет размера оплаты отпуска, сведения о способе получения оплаты отпуска работником. Форма предоставления этих сведений будет утверждена дополнительно ФСС РФ.

Сам отпуск оплачивается фондом в течение 2 рабочих дней с даты принятия решения об оплате в размере среднего заработка работника.

С 01.03.2022 женщины смогут работать в авиационной отрасли (авиационным механиком, инженером по техническому обслуживанию самолетов и вертолетов и др.)11.

Также уточнены конкретные профессии, по которым не могут работать женщины при выполнении котельных, холодноштамповочных, волочильных и давильных работ, на работах по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонта нефтепромыслового оборудования. К ним относятся: котельщик; токарь на ручных токарно-давильных станках; чеканщик на работах ручным пневматическим инструментом; слесарь по монтажу и ремонту оснований морских буровых и эстакад; слесарь-ремонтник, занятый монтажом и обслуживанием технологического оборудования и ремонтом нефтепромыслового оборудования; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования, занятый обслуживанием и ремонтом технологического оборудования.

Кроме этого, исключено положение о необходимости подтверждения безопасности условий труда заключением государственной экспертизы (при желании женщин работать в запрещенных профессиях). Теперь будет достаточно результатов специальной оценки условий труда.

В целом срок действия перечня работ, на которых ограничен труд женщин, установлен до 01.03.2028.

Связанный материал Как провести спецоценку условий труда: пошаговая инструкция № 11 / 2018

См. статью «Как провести спецоценку условий труда: пошаговая инструкция» в № 11’ 2018

Какие документы нужны при приеме на работу (2020-2021)?

Новая редакция раздела Х ТК РФ, который касается охраны труда, вступает в силу с 01.03.2022. Большинство изменений направлены на обеспечение безопасности рабочих мест и привлечение работников к реализации положений об охране труда. Выделим наиболее интересные новшества.

1. Вводится запрет на работу в опасных условиях труда 4-го класса (новая статья 214.1 ТК РФ). Если по результатам спецоценки условия труда отнесены к 4-му классу опасности, руководитель работодателя обязан выполнить следующие действия, показанные в схеме.

Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.

Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.

В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота (СЭД), будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Для внедрения ЭДО работодатель сможет использовать портал «Работа в России» или свою собственную информационную систему. Но ЭДО через портал «Работа в России» будет существенно проще и дешевле – ​для подписания документов будет достаточно ЭЦП, оформленной на портале госуслуг.

Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать:

  • сведения об используемой системе ЭДО;
  • порядок доступа к ней;
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
  • дата введения ЭДО;
  • срок уведомления работников о введении;
  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

Далее нужно будет уведомить каждого работника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придется продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причем безвозмездно. Однако законодатель рассчитывает, как и в случае с трудовыми книжками, в конце концов всех перевести в электронный формат. Поэтому сотрудники, принимаемые на работу после 31.12.2021 или не имеющие до этой даты трудового стажа, обязаны использовать ЭДО, их согласие получать не требуется.

Работодатель должен будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) (в своей СЭД):

1) при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений,

2) а также при подписании приказов / распоряжений о применении дисциплинарных взысканий, уведомлений об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Для подписания иных документов можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Если ЭДО ведется через портал «Работа в России», то во всех случаях можно будет использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Согласно закону, работник сможет подписывать электронные документы следующими видами ЭЦП: УКЭП, УНЭП (выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства или порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора), простая электронная подпись (если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, подойдет не для всех документов).

Если ЭДО будет внедрен с использованием системы «Работа в России», то работник также сможет использовать простую электронную подпись (если у него подтверждена учетная запись на портале госуслуг).

Обратите внимание, что расходы на изготовление электронной подписи работнику (в случае ее отсутствия) будет нести работодатель.

Добавим также, что большая часть изменений вступила в силу с момента опубликования федерального закона (22.11.2021), часть – ​с 1 сентября 2022 года (касающаяся использования портала «Работа в России»13), и еще часть – ​с 1 марта 2023 года.

Кстати, одно из изменений, уже вступивших в силу — приказ о приеме на работу становится не обязательным документом. Прием на работу, согласно ст. 68 ТК РФ теперь может оформляться только трудовым договором. Правда, мы бы не рекомендовали торопиться отказываться от приказа, ведь в трудовую книжку (и СЗВ-ТД) запись вносится на основании приказа

В заключение отметим, что о ряде других изменений, которые вступят в силу в начале года, мы писали в новостях журнала. Например, мы рассказывали, что с 01.01.2021 работодателям придется указывать сведения о вакансиях на платформе «Работа в России».

Бухгалтеры знают, как часто вносятся изменения в налоговое законодательство, но не меньше их происходит и в кадрах.

В 2021 году в соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н обновились правила ведения трудовых книжек, а Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ отменил обязательный выпуск приказов о приеме на работу. Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше. От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете.

Даже если вы обратились изначально к юристу и кадровому специалисту, составили все основные документы, разработали совместно формы и бланки, то это не значит, что даже полгода спустя они еще будут актуальными и законными.

Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии, когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения.

Кроме базовых правил и законов, таких как Трудовой кодекс или закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, существуют особые правовые акты. К примеру, Постановление Правительства № 252 от 28.04.2007 содержит список профессий и должностей творческих работников, на которых распространяется действие отдельных статей ТК.

Кроме того, в зависимости от особенностей деятельности, закон предъявляет требования к квалификации сотрудников, к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы (они при длящемся нарушении увеличиваются в несколько раз).

Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника (не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность).

И наоборот — срочный договор заключают тогда, когда это делать запрещено.

Работодатель, у которого нет в штате грамотного специалиста, может не знать, что его трудовые договоры несут финансовые риски.

Пример: на период строительства объекта организация нанимает бригаду рабочих, с которыми заключает срочные трудовые договоры. При этом в контрактах не указывают привязку к дате окончания строительства, а просто пишут «на срок 3 года». Бригада выполняет работу быстрее — через 2,5 года, но уволить их только потому что объект сдан, нельзя, ведь у них договоры на 3 года, а не на 2,5. Если бы окончание срока трудового договора было привязано к дате завершения стройки и сдаче объекта — другое дело.

Конечно, это только один пример, таких нюансов в оформлении трудового договора гораздо больше.

9 изменений, вступающих в силу в начале 2022 года

Очень часто споры с сотрудниками возникают потому, что они не были ознакомлены с какими либо положениями в компании.

Пример: работник из Санкт-Петербурга направляется в командировку в различные города, в каждой поездке он получал суточные в сумме 1 000 рублей в день, а в последней командировке только 500 рублей. Оказалось, что в положении о командировках организации указано, что для всех городов из приложенного к положению списка, суточные установлены в размере 1 000 рублей, а в остальные в размере 500 рублей. Но работник с этими условиями ознакомлен не был. В результате сотрудник имеет право потребовать доплаты, в т. ч. через суд, и шансы, что суд встанет на его сторону очень высокие.

Знакомить сотрудника нужно с составными частями его зарплаты — расчетным листком (статья 136 ТК), с приказами, которые касаются его работы, например, о направлении в командировку, отпуск, а также при изменении условий договора — повышении зарплаты, в т. ч.

Расчетные листки вообще работодатели почему-то не любят выдавать, а ведь за отсутствие этого, казалось бы, незначительного документа также установлены штрафы (от 30 тысяч до 50 тысяч рублей и выше). А чтобы доказать, что работники их получали на руки, нужно иметь подпись сотрудника, например, в реестре выдачи расчетных листков.

Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:

  • если появляются новые сотрудники;
  • если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);
  • вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.

Не отпускать работников на отдых или переносить отпуска просто так работодатель права не имеет.

Если более двух лет подряд не давать отпуск сотруднику, то можно получить штраф по статье 5.27 КоАП (30-50 тысяч рублей и выше).

Даже если сам работник согласен работать по несколько лет без длительного отдыха, то при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска. И это могут быть астрономические суммы, особенно если речь о руководителе, главбухе, топ-менеджере или другом высокооплачиваемом специалисте.

Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2020 № 88-17219/2020 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к. он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность. Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты.

Кроме того, т. к. ежегодно заработная плата индексируется, то в результате при увольнении работодатель заплатит сумму большую, чем заплатил бы, предоставляя отпуск ежегодно.

Пример: в 2020 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2021 году — 1000 рублей. За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года. В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2021 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей.

Если бы отпуск сотруднику предоставляли каждый год, то отпускные в 2020 году составили бы:

700 * 28 = 19 600

В 2021 году:

28 * 1 000 = 28 000

Всего — 47 600 рублей.

Разница между суммами — 8 400 рублей. А еще нужно заплатить с нее взносы.

Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).

Даже если сотрудник куда-то пропал, ему оформлен прогул, и он уволен заочно (хотя такой вариант мы не рекомендуем, слишком часто сотрудники оспаривают подобные увольнения), то отправить трудовую книжку по почте на адрес регистрации нельзя. Не говоря уже о том, чтобы выбросить.

Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.

Если задержать выдачу трудовой книжки, то штраф составит до 50 тысяч рублей на организацию, а на должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, как и при других нарушениях согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.