Электронные трудовые книжки с 2022 года что делать работодателю с чего начать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные трудовые книжки с 2022 года что делать работодателю с чего начать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Еще год назад бухгалтерские форумы пестрели вопросами о том, как ведется электронная трудовая книжка. Сегодня же всем понятно, что элек­трон­ные тру­до­вые книж­ки в РФ ведет Пен­си­он­ный фонд, а ра­бо­то­да­те­ли лишь по­да­ют в ПФР с опре­де­лен­ной пе­ри­о­дич­но­стью све­де­ния о кад­ро­вых пе­ре­дви­же­ни­ях в своих организациях. Соответственно обя­зан­но­сти ра­бо­то­да­те­лей в связи с ве­де­ни­ем элек­трон­ных тру­до­вых кни­жек ограничиваются передачей ряда сведений о работниках.

Далее поговорим подробнее о некоторых таких обязанностях.

В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2022 выглядит так:

• Наниматель запрашивает у гражданина документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.
• Далее работодателем осуществляется проверка способа ведения трудовой книжки. Если работник отказался от ведения бумажного документа или поступает на работу впервые, сведения о трудовой деятельности оформляются в электронном виде.
• Трудовой договор и приказ о принятии на работу оформляются как обычно.
• Отчетность СЗВ-ТД направляется в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа.

Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.

Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

Прием на работу с электронной трудовой книжкой

До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.

Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:

Уважаемый ________________!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.

Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.

Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.

Директор	___________	/_______________________/
	(подпись)	(Ф. И. О.)

С уведомлением ознакомлен	___________	/_______________________/
	(подпись)	(Ф. И. О.)

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

• в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);

• в датах приемов, переводов, увольнений;

• в названиях организаций и должностей;

• в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;

• в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;

• в записях о постоянных переводах.

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

Приведем пример изменений в ПВТР.

2. Прием на работу.

2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.

4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.

Вручите работникам под подпись уведомления до 1 июля 2020 года. Вместе с тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать, как и где они будут получать соответствующие сведения.

Не забудьте о работников, находящихся в декретах и отпусках. Можно направить им уведомления заказным письмом с уведомлением.

Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

По таким сотрудникам надо сдать форму СЗВ-ТД до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

Электронные трудовые книжки утверждены: что делать работодателям?

Законопроектом устанавливаются способы получения работником сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме.

Получение сведений о трудовой деятельности возможно у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

— информация о работнике;

— даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

— место работы;

— вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);

— должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;

— вид поручаемой работы;

— основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);

— причины прекращения трудового договора.

Согласно законопроекту, 2020 год признается переходным периодом.

Предлагаемые законопроектом изменения, по экспертным оценкам, затрагивают около 60 млн. работников и 8,4 млн. хозяйствующих субъектов, включая ИП.

В связи с этим работодатели в течение 2020 года должны провести следующие мероприятия:

— внести изменения в соглашения и коллективные договоры и (при необходимости) принять (изменить) локальные нормативные акты;

— обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;

— уведомить работников в письменной форме об указанных изменениях трудового законодательства.

Работодатель должен уведомить каждого работника в срок до 30 июня 2020 года включительно об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

То есть работник, который уже работает вправе выбрать один из вариантов:

— либо «бумажный» вариант ведения трудовой книжки;

— либо электронный вариант трудовой книжки.

О своем решении работник должен сообщить работодателю (написать письменное заявление) в срок до 31 декабря 2020 года (включительно).

Важно!

То есть у работника как минимум есть полгода на раздумье о судьбе своей трудовой книжки: работодатель до 30.06.2020 г. его уведомляет и до 31.12.2020 г. ждет от работника решения.

Если работник хочет сохранить «бумажную» трудовую книжку, то его право на сохранение бумажной формы остается и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Информация о выбранном работнике решении будет храниться в базе ПФР.

А если работник проигнорирует заявление? В этом случае работодатель будет продолжать вести «бумажную» трудовую книжку.

Важно!

Если работник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года, то у таких работников (независимо от их желания) данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Кроме того, с 1 января 2021 года электронные трудовые книжки нужно вести в отношении работников, которые до конца 2020 года выбрали (т.е. написали письменное заявление работодателю) электронный вариант ведения их трудовой книжки.

Действия работодателя, если работник подаст заявление о ведении электронной трудовой книжки:

— работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение;

— при выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Действия работодателя, при сохранении работником бумажной трудовой книжки:

— работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в «бумажную» трудовую книжку (т.е. по сути, работодатель ведет двойную работу);

— право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется у работника при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

— сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

В этой ситуации возникает вопрос: а нужно ли все сведения переносить из «бумажного» варианта трудовой книжки в электронный вариант?

За периоды до 2020 года данные из «бумажной» трудовой книжки в электронную книжку не переносятся.

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

А с 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Важно!

В настоящее время разработана форма СЗВ-ТД, которая будет использоваться работодателями для передачи сведений в ПФР. Штрафов за ее непредставление или представление с нарушением срока, не установлено.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами ПФР, т.е. новое соглашение заключать не нужно.

• Работодатель – банкрот. Как работнику получить положенные выплаты?

  103 0

  Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые

  Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

  Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.

  С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

  Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

  Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

  • Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
  • Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:

  В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ

  • Пример заявления 216.1 КБ

  • Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ

  Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2021 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотр данных доступен в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя или возможно получить их в виде выписки от работодателя (СТД-Р) или от Пенсионного фонда (СТД-ПФР).

  Обязателен ли переход на цифровой формат

  Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто откажется от бумажного варианта и напишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный документ выдадут на руки в течение 3 дней. Тем, кто устраивается на работу впервые в 2021 году, оформят только ЭТК.

  Как работать с электронными трудовыми книжками

  Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантами не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет ПФР.

  Впервые отчет СЗВ-ТД отправили в феврале 2020. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2021 в них появился раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД. Когда работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам с данными о его трудовой деятельности.

  В 2021 г. отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми изменениями, но после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.

  Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.

  Тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажных книжек в 2020 г., в них делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

  Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.

  ВАЖНО! Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.

  Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — в книге учета движения ТК делается запись:

  Выдана на руки на основании письменного заявления Синюковой Киры Александровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

  Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

  • невозможно потерять или испортить документ;
  • легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
  • нельзя вносить изменения «задним числом».

  ---

  ЭТК — это электронная трудовая книжка. Ее будут создавать в цифровом формате вместо бумажно книжки или вести параллельно с ней. Так или иначе, но трудовая книжка появится у каждого, кто работает по ТК.

  В электронную трудовую внесут почти весь перечень сведений, которые содержит бумажная трудовая книжка: место и периоды работы; должность (специальность, профессия); квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации); даты приема, увольнения, перевода на другую работу; основания прекращения трудового договора.

  Работник — владелец книжки сможет следить за тем, верно ли наниматель отчитывается о его трудовой через личный кабинет на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через приложение для смартфонов.

  Выписку из ЭТК можно будет получить в виде бумажном виде у работодателя по последнему месту работы, а также в любом управлении ПФР или в МФЦ без привязки к месту жительства или работы человека.

  Уже из описания следуют некоторые преимущества новшества. Итак, ради чего законодатели решили менять привычный формат трудовой книжки?

  Преимущества электронной трудовой книжки:

  • работник легко и быстро получает доступ к информации о трудовой деятельности;
  • информацию заполняет система, а не работодатель, поэтому вероятность ошибок и внесения недостоверных сведений снижается;
  • информация в ЭТК защищена от физического повреждения;
  • человек может дистанционно устроится на легальную работу, в том числе удаленную;
  • работодатель экономит на ведении и хранении трудовых книжек;
  • пенсию можно оформить дистанционно по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
  • работник может использовать данные ЭТК для получения госуслуг;
  • работодатели и госорганы получают возможность анализировать рынок труда.

  Работодателей обяжут письменно сообщить работникам о введении электронных трудовых книжек и о соответствующих изменениях в ТК. Также работников нужно будет предупредить, что они вправе сохранить бумажную трудовую книжку.

  При необходимости работодателям предстоит изменить локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

  Для работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный. Однако те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, уже не сможет получить бумажный документ. Информация о работе и стаже будет вестись только в электронном виде.

  • Информация о компании
  • Клиенты
  • Закупки
  • Кейсы
  • Раскрытие информации

  Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

  Кто может видеть электронную трудовую книжку:

  • ПФР;

  • работодатель;

  • работник.

  Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.

  Как и где посмотреть электронную книжку может работник:

  • обратиться непосредственно в ПФР

  • заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;

  • запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.

  В первых двух вариантах работник получает справку по форме СТД-ПФР, где содержится полная информация о трудовой деятельности с начала 2020 года. Справку подписывает уполномоченный сотрудник ПФР с помощью ЭЦП. Работодатель же заполняет, заверяет и выдаёт справку по форме СТД-Р в день увольнения или в срок до 3 дней по запросу работника.

  Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.

  Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:

  • Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.

  • Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.

  Если работник не перешёл на электронную ТК и сохранил бумажную, он может изменить своё решение в любой момент у текущего или следующего работодателя. Тем, кто впервые оформляет трудоустройство, с 1 января 2021 года делают только электронную трудовую книжку.

  Электронные трудовые книжки в 2022 году

  Для каждого работника создаётся индивидуальный отчёт по форме СЗВ-ТД, в который далее вносят изменения. СЗВ-ТД формируется и для внешних и внутренних совместителей, и для удалённых сотрудников. Исключением являются лица, работающие по договорам на оказание услуг и ГПХ.

  В отчёте работодатель указывает свой регистрационный номер в ПФР, название компании, ИНН, КПП, а также данные сотрудника — ФИО, дату рождения, СНИЛС. Обязательно указывают дату приёма на работу и все важные изменения в процессе трудовой деятельности (смена должности, новая специальность или квалификация), вносят отметку об увольнении. Указывают основания для оформления кадрового события, например, данные приказа.

  Если количество работников юрлица превышает 25 человек, отчёты направляются только в электронном виде, в обязательном порядке заверенные ЭЦП. Организациям и ИП с численностью сотрудников до 25 человек СЗВ-ТД можно подавать как в электронном, так и в бумажном виде. Бумажный документ заверяется подписью руководителя юрлица или его доверенного лица, а в случае с ИП — личной подписью.

  Отчитаться перед ПФР работодатель обязан на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении. Также необходимо отчитываться ежемесячно до 15 числа о наличии или отсутствии изменений. За нарушение сроков предусмотрены штрафы по ч.2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

  При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:

  • Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.

  • Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.

  • Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.

  • О компании
  • Продукты
  • Клиенты
  • Лицензии

  Электронная трудовая книжка: как оформить и вести работодателю

  Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019г. об электронных трудовых книжках вступил в силу с 1 января 2020 года. Закон вносит изменения в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

  Трудовой кодекс дополнили статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», где закреплены обязанности работодателей передавать сведения о кадровых изменениях в ПФР.

  Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.

  Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.

  Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.

  Ответим на самые часто задаваемые вопросы.

  Да, если в 2020-м году к вам поступает на работу человек, у которого еще нет трудовой, вы обязаны завести на него бумажную трудовую, и одновременно отправить сведения о приеме по форме СЗВ-ТД до 15 числа следующего месяца. Не нужно будет заводить бумажные трудовые только с 1 января 2021 года.

  Нет, вести электронные трудовые будет ПФР. Задача работодателя только отправлять туда данные об изменениях. Если до этого у вас уже был электронный документооборот с ПФР, новый отчет вы будете отправлять в том же порядке, что и раньше. Если раньше вы «общались» с ПФР только на бумаге, при необходимости нужно будет обеспечить возможность отправлять отчеты в электронном виде.

  Готовьтесь к изменениям вместе с сервисом «Моё дело»

  С нами вы сможете заполнять любые отчёты, получать консультации специалистов и будете первыми узнавать о новостях.

  Допустим, человек имеет трудовой стаж, и бумажная трудовая у него есть, но какое-то время он не работал и по состоянию на 31.12.2020 года не был трудоустроен. За ним сохраняется право подать заявление о выборе способа ведения трудовой, когда устроится на работу.

  То же самое касается тех, кто был трудоустроен, но в переходный период не работал и до конца 2020 года заявление не подал (был отстранен от работы, находился в отпуске или на больничном).

  Подробно о сути изменений до 31 октября 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

  1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
  2. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
  3. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2020 году бумажную трудовую еще могут оформить.
  4. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
  5. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

  Каждый работник по 31 декабря 2020 года мог выбрать способ ведения трудовой книжки. При этом в тексте Закона указано, что работник «подает» заявление до установленной даты (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Следовательно, каждому сотруднику предоставлено право выбора, но обязанность сделать это прямо не прописана.

  Кроме того, нет четко установленной ответственности, если заявление работник не подал. Специалисты Минтруда допускают, что такого сотрудника можно привлечь к дисциплинарному взысканию. Однако, они не указывают, в какой форме это сделать (Письмо Минтруда от 12 февраля 2021 г. № 14-2/ООГ-1202, далее – Письмо № 14-2/ООГ-1202, ст. 192 ТК РФ). Более того, привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности можно спустя месяц после обнаружения проступка и не позднее шести месяцев с момента его совершения (ч. 3 и 4 ст. 193 ТК РФ). В нашем случае – сроки истекли: прошло больше года с тех пор, как работнику следовало подать заявление (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

  Административный штраф за правонарушение в сфере труда грозит тому работодателю, который по 31 октября 2020 года не уведомил сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ, ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, ПП РФ № 887). Иных уточнений ни в Законе, ни в судебной практике по этому вопросу нет.

  Как мы убедились, выбор – электронная трудовая книжка или бумажная – это право и волеизъявление работника, нежели его обязанность (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В свою очередь, у компании нет требования запрашивать у сотрудника этот документ, в том числе и в новом 2022 году.

  Совет Не пугайте работника ответственностью и не торопитесь к ней привлекать. Закон изменился недавно. Помните, в случае спора ГИТ и суды часто занимают позицию работника. Старайтесь не превышать свои полномочия и разрешите ситуацию мирно.

  Если договориться с работником не удалось, займите выжидательную позицию. Как мы выяснили, вас не оштрафуют за то, что сотрудник не желает выбрать способ ведения трудовой книжки. Если работник не подал заявления – это не относится к неполными сведениям для формы СЗВ-ТД (ст. 66.1 ТК РФ, Постановление Правления ПФ РФ от 25 декабря 2019 г. № 730п, далее – Постановление ПФР № 730п).

  Это сведения, которых пока нет. Выполняйте свои повседневные трудовые обязанности аккуратно и в срок, в частности, по подаче информации для электронной книжки. Позвольте работнику написать заявление позже, когда он будет уверен в своем решении.

  бухгалтериясоветы предпринимателям

  В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.

  Из этой статьи вы узнаете:

  1. Что такое переход на электронные трудовые книжки
  2. Отчеты работодателя по трудовой деятельности для ПФР и сотрудников: условия и порядок предоставления
  3. Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат
  4. Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки
  • К началу 2021 года большинство работников должно определиться с выбором варианта дальнейшего ведения трудовой книжки — в электронном или в прежнем (бумажном) варианте. При отказе от бумажного варианта трудовая книжка выдается работнику на руки с записью в ней о переходе на ЭТК. Для выбравших бумажный вариант и лиц, не имевших возможность сделать выбор к началу 2021 года, продолжается оформление трудовой книжки на бумаге. У работника при этом возникают права на продолжение ведения бумажного документа и у последующих работодателей, а также на возможность перехода к ЭТК. Об отсутствии факта перехода на ЭТК свидетельствует отсутствие записи об этом в бумажной трудовой книжке. Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусмотрен.
  • В 2021 году продолжается переход к применению ЭТК. Особыми для этого года становятся отмена оформления бумажных трудовых книжек для впервые трудоустраивающихся, завершение накопления в единой электронной базе сведений о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020, закрепление окончательных сроков для подачи в ПФР данных о кадровых событиях.
  • Для лиц, выбравших ведение ЭТК, работодателем при увольнении оформляется новый документ — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Создаваться он может как на бумаге, так и в электронном виде. Его вместе с трудовой книжкой (если у работника имеется трудовой стаж до 01.01.2020) нужно будет предъявить по новому месту работы, при этом трудовая книжка после ознакомления с ней работодателя будет возвращена работнику. Заменить трудовую книжку могут сведения о трудовой деятельности, сформированные по данным, имеющимся в ПФР (форма СТД-ПФР), в которые фонд должен включить отраженную на индивидуальном лицевом счете будущего пенсионера информацию обо всех имевших место работодателях и периодах работы у них.
  • Для лиц, не отказавшихся от ведения бумажной трудовой книжки, принципиальных изменений в документальном оформлении кадровых событий не произойдет. Они по-прежнему будут при трудоустройстве передавать этот документ работодателю и получать его при увольнении. Но параллельно сведения о трудовой деятельности таких лиц будут накапливаться в единой электронной базе, что при отказе от использования бумажной трудовой книжки позволит им получать данные из этой базы в виде сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР на общих основаниях

  27.12.2021

  Начнем с того, что понятие «электронная трудовая книжка» в трудовом законодательстве отсутствует. Так стали называть сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

  Эти сведения попадают в базу ПФР от работодателей, которые предоставляют отчеты по форме СЗВ-ТД. Работник может получить сведения о трудовой деятельности от работодателя (справка по форме СТД-Р) или весь накопленный массив информации непосредственно из ПФР (справка по форме СТД-ПФР).

  Нет никаких особенностей для передачи сведений о трудовой деятельности работников, которые принимаются на работу к новому работодателю: ни для впервые заключающих трудовой договор, ни для тех, кто уже имеет стаж работы. Работодатель просто предоставляет в ПФР форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о приеме на работу не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», п. 1.8 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п).

  Можно сказать, что по особым правилам «заводилась» «электронная трудовая книжка» работникам, которые по состоянию на 01.01.2020 имели место работы. Работодатель обязан был включить в СЗВ-ТД, которая впервые сдавалась на работника, сведения о последнем кадровом мероприятии у данного работодателя.

  Согласно п. 1.7 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п:

  «При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года».

  Рекомендуем:

  • Электронные трудовые книжки. Всё про сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Официальные разъяснения, наши комментарии, законы, образцы документов (доступ свободный)

  • СЗВ-ТД при переименовании структурных подразделений с нового года (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)

  • СЗВ-ТД при предоставлении отпуска с последующим увольнением (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)

  • При переименовании должности сдавать СЗВ-ТД? (доступ свободный)

  • Как узнать, подал ли работник заявление о судьбе трудовой книжки на прошлой работе? (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)

    Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта — СЗВ-ТД.

    В нём работодатель указывает сведения:

    1. О приёме на работу с указанием должности.
    2. О переводе на другую должность.
    3. О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
    4. Об увольнении.

    Если у сотрудника изменились какие-то данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму СЗВ-ТД до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

    
    

    Похожие записи:

    • Как получить гражданство Латвии для Белорусов
    • Бухучёт для начинающих самоучитель в 2022 году
    • Диспансеризация населения по годам рождения в 2022 году