Долг подотчетных лиц это актив или пассив

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Долг подотчетных лиц это актив или пассив». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В бухгалтерском балансе (форма 1) задолженность по подотчетным суммам, как и всякая иная задолженность, отражается либо в активе баланса (если она дебиторская), либо в его пассиве (если она кредиторская). Сворачивать такое сальдо нельзя.

Подробнее о технике составления бухгалтерского баланса читайте в статье «Порядок составления бухгалтерского баланса (пример)».

Срок погашения задолженности по подотчетным суммам, как правило, не превышает года, поэтому обычно она учитывается как краткосрочная, попадающая в балансе в строки:

• 1230 «Дебиторская задолженность» — в активе;
• 1520 «Кредиторская задолженность» — в пассиве.

ВНИМАНИЕ! C 2020 года бухгалтерская отчетность сдается исключительно в электронном виде. Бумажный бланк больше не примут. Подробнее об изменениях правил представления бух.отчетности читайте здесь.

В упрощенной форме баланса дебетовое сальдо по счету 71 попадет в строку «Финансовые и другие оборотные активы», а кредитовое – в строку «Кредиторская задолженность».

О том, кому доступно применение бухотчетности упрощенной формы, читайте в материале «Упрощенная бухгалтерская отчетность для малых предприятий».

По расчетам с каждым из подотчетных лиц на отчетную дату может иметь место как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Как правило, она является краткосрочной и в балансе показывается в составе долгов, подлежащих погашению в ближайшие 12 месяцев, – как в активе, так и в пассиве. Аналогичное правило действует и для организаций, имеющих право на составление упрощенной отчетности.

В баланс задолженность работников и работодателя по подотчетным суммам попадает из бухгалтерского учета. Вся необходимая информация аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные сотрудникам:

• на различные административно-хозяйственные нужды: покупку канцтоваров, оплату услуг по ремонту оргтехники, приобретение бытовой химии и чистящих средств для уборки офиса и т. д.;
• для оплаты командировочных расходов: покупку билетов, оплату съемного жилья в командировке, услуг гостиниц и др.;
• на представительские и прочие аналогичные расходы.

Записи по дебету счета 71 производятся на основании подтверждающих документов: расходных кассовых ордеров или банковских выписок в зависимости от источника выплаты: из кассы наличными деньгами или в безналичной форме через банковский счет на карту подотчетника.

Если сотрудник потратил больше, чем ему выдали, по дебету счета 71 отражают суммы погашения работодателем перерасхода сотруднику.

По кредиту счета 71 отражаются документально подтвержденные расходы подотчетных лиц. Основание для бухгалтерских записей — авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами после утверждения руководителем.

По кредиту счета 71 также отражают возвраты сотрудниками подотчетных сумм, если расходы не произведены или документально не подтверждены.

• При формировании баланса «подотчетные» расчеты отражаются в следующем порядке:
  • задолженность подотчетного лица перед компанией — в активе баланса по стр. 1230 «Дебиторская задолженность»;
  • задолженность компании перед подотчетным лицом — в пассиве баланса по стр. 1520 «Кредиторская задолженность».
• Зачет между дебиторской и кредиторской задолженностью по расчетам с работниками по подотчетным суммам в балансе не допускается.

Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:

• выдавать деньги можно только работникам компании;
• выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
• максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
• лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
• срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
• все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.

Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.

Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.

С какими счетами корреспондирует счет 71

По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.

Счет 71 корреспондирует по дебету с

Счет 71 корреспондирует по кредиту с

50 «Касса» 51 «Расчетный счет» 52 «Валютные счета» 55 «Специальные счета в банках» 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» 79 «Внутрихозяйственные расчеты» 91 «Прочие доходы и расходы»

07 «Оборудование к установке» 08 «Вложения во внеоборотные активы» 10 «Материалы» 11 «Животные на выращивании и откорме» 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «Основное производство» 23 «Вспомогательные производства» 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» 28 «Брак в производстве» 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» 41 «Товары» 44 «Расходы на продажу» 45 «Товары отгруженные» 50 «Касса» 51 «Расчетные счета» 52 «Валютные счета» 55 «Специальные счета в банках» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» 79 «Внутрихозяйственные расчеты» 91 «Прочие доходы и расходы» 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 97 «Расходы будущих периодов» 99 «Прибыли и убытки»

Согласно п. 213 Инструкции № 157н денежные средства (денежные документы) выдаются подотчетному лицу на основании его письменного заявления, в котором должны быть указаны:

• назначение аванса;

• обоснование (расчет) размера аванса;

• срок, на который выдается аванс;

• сумма выдаваемых денежных документов.

Не допускается выдача денежных средств подотчетному лицу в случае, если он не отчитался за полученную ранее подотчетную сумму (п. 214 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах учета расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н). Таким образом, если фактические расходы подотчетного лица превысили размер выданных денежных средств, учреждение обязано выплатить ему данный перерасход. При этом сумму перерасхода можно возместить сотруднику путем перечисления на его банковскую карту (Письмо Минфина РФ от 08.07.2013 № 02-06-10/26266).

Необходимо указать также то, что в правила организации и ведения бюджетного учета с подотчетными лицами, закрепленные в учетной политике, могут включаться положения, предусматривающие расчеты с с подотчетными лицами как в наличном, так и в безналичном порядке, в частности, с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (Письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Деньги, которые учреждение выдает сотрудникам под отчет, могут перечисляться на их расчетные (банковские) карты платежной системы «Мир» в рамках «зарплатных» проектов для осуществления операций, связанных с оплатой расходов учреждения на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, с командировочными расходами и компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896).

Учреждение вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами) (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Аванс в иностранной валюте. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным в иностранной валюте авансам одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции № 157н).

Переоценка расчетов по выданным в иностранной валюте авансам осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.

Переоценка задолженности по принятым обязательствам в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета).

При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов по принятым обязательствам в иностранной валюте с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

Напомним, для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения, по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

• 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

• 20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

• 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

• 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

• 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

В 1 – 17-м разрядах номера счета указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах учета расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы (п. 216 Инструкции № 157н).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (ф. 0504505) (Указания № 52н).

Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы.

Например, товарный чек является одним из первичных документов, на основании которых покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (Письмо Минфина РФ от 16.08.2017 № 03-01-15/52653). Кассовые чеки, квитанции также являются документами, подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар, услугу (Письмо Минфина РФ от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Минфин в Письме от 08.05.2018 № 02-07-05/30993 по вопросу о заполнении граф 1 – 3 лицевой стороны авансового отчета привел следующие пояснения.

Исходя из сути и назначения авансового отчета в графах 1 – 3 на лицевой стороне отражаются бухгалтерские корреспонденции о расходах, целесообразность которых подтверждена документами и которые принимаются учреждением к бухгалтерскому учету.

Наличие дополнительных к указанным бухгалтерским корреспонденциям бухгалтерских записей по сумме выданных (полученных) авансов в графах 1 – 3 на лицевой стороне авансового отчета не является ошибочным.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

При проверке расчетов с подотчетными лицами Федеральное казначейство рекомендует:

1. Изучить вопросы наличия правовых актов, регламентирующих порядок выдачи денежных средств под отчет, и положения о направлении в командировки (на стажировки, в экспедиции), провести анализ положений указанных документов. Определить перечень актов объекта контроля, устанавливающих размер компенсации дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных, полевого довольствия).

2. Проверить, соответствует ли итоговая сумма данных учета в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) по расчетам с подотчетными лицами оборотной ведомости и показателям, отраженным в бюджетной отчетности.

3. Проверить соблюдение порядка выдачи денежных средств и денежных документов под отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, соблюдение сроков возврата остатка неиспользованного аванса.

4. Проверить обоснованность выдачи и использования средств на командировочные расходы, соблюдение норм командировочных расходов.

5. Проверить правильность ведения учета операций по расчетам с подотчетными лицами и отражения их в регистрах бухгалтерского учета.

6. Проверить наличие дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами – руководителем и его заместителями, членами совета (наблюдательного совета) и другими аффилированными лицами.

7. Установить наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской (кредиторской) задолженности.

8. Проверить, что по расчетам с подотчетными лицами проведена инвентаризация в соответствии с действующим законодательством РФ и порядком, установленным объектом контроля.

9. Проверить, своевременно ли отражены выявленные в результате инвентаризации расчетов с подотчетными лицами отклонения в учете и отчетности.

10. Проверить, произведены ли записи в регистрах бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами на основании первичных учетных (оправдательных) документов и оформлены ли в соответствии с требованиями нормативных правовых актов.

Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.

Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах. Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.

Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.

На какие цели можно выдать подотчет:

1. Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
2. Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
3. Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
4. Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.

Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.

Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:

1. Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
2. Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
3. Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
4. Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
5. Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
6. Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.

Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы. Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс. По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет. К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.

71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником. Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.

Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.

Операция	Дебет	Кредит	Документы-основания
Деньги выданы наличными подотчет	71	50	Составлен отчет кассира, расходный ордер
Средства зачислены в подотчет на банковскую карту	71	51	Выписка банка, платежное поручение на перечисление
Зачислены средства в подотчет на корпоративную карточку организации	71	55	Выписка банка со специальных счетов компании
Отражена покупка основного средства по авансовому отчету	08	71	Акт о приемке работ и услуг
Оприходованы материалы и сырье, приобретенные подотчетным лицом	10	71	Накладные, товарные чеки, документы о перевозке, акт о приеме
Отражена сумма затрат по авансовому отчету на производственно-хозяйственные нужды	20, 26, 44	71	Авансовый отчет, накладные
Возврат в кассу средств, неизрасходованных подотчетным лицом	50	71	Отчет кассира, приходный ордер
Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица	73	71	Авансовый отчет

Теперь рассмотрим примеры оформления проводок для различных ситуаций.

ООО «Весна» выдало в июне секретарю Карандашикову П.П. 3000 рублей подотчет для покупки карандашей. Средства были выданы из кассы. Работник произвел закупку на сумму 3150 рублей. О понесенных затратах был составлен авансовый отчет, фискальный чек и товарная накладная приложены к документам.

Проводки:

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подотчет выдан из кассы	71	50	3000
Авансовый отчет утвержден, расходы на покупку карандашей приняты к учету	10	71	3150
Перерасход был перечислен секретарю на банковскую карту	71	51	150

На покупку ноутбука специалисту ООО «Весна» Баранкину К.К. было перечислено на карту 35 000 рублей. Магазин компьютерной техники предоставил Баранкину скидку 10% от стоимости ноутбука (3500 рублей). Итого покупка составила 31 500 рублей. Баранкин предоставил авансовый отчет и вернул остаток в кассу.

Проводки:

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подотчет перечислен на карту Баранкина	71	51	35 000
Утвержден авансовый отчет, расходы на покупку ноутбука приняты к учету	08	71	31 150
Остаток возвращен в кассу ООО «Весна»	50	71	3500

Если средства выданы в подотчет, проводка будет зависеть от формы выданных средств: наличная или безналичная.

Так, если деньги выданы из кассы в подотчет, проводка будет такая:

Дебет счета 71 – Кредит счета 50 «Касса»

В случае же перечисления подотчетных средств на карту работнику, проводка будет иная:

Дебет счета 71 – Кредит счета 51 «Расчетные счета»

Соответственно, если сдан в кассу остаток подотчетных сумм, проводка должна быть отражена следующая:

Дебет счета 50 – Кредит счета 71

Произведенные подотчетником расходы списываются с кредита счета 71 в дебет различных счетов в зависимости от вида расходов:

Операция	Дебет счета	Кредит счета
Приобретены материалы подотчетным лицом	10 «Материалы»	71
Оприходованы товары, приобретенные подотчетником	41 «Товары»	71
Отражены расходы на командировку	26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.	71
Погашена задолженность перед поставщиком через подотчетное лицо	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	71

• Напомнит о сроках сдачи
• Учёт переносы в выходные и праздники
• Настраивается по вашим параметрам
• Учитывает совмещение налоговых режимов

Что такое Актив и пассив, классификация и управление ими

Есть две основные трактовки понятий активов и пассивов. Если говорить о бизнесе и бухгалтерии, эти термины обозначают важную часть экономического баланса, отражающее положение компании. Актив в этом случае — оборотный и основной капитал предприятия, а пассив — уставной капитал компании, всевозможные привлеченные средства и долговые обязательства.

Более доступное для понимания простых людей определение дал успешный инвестор Роберт Кийосаки:

• Активы — все то, что приносит своему владельцу доход. Другими словами, это положительный денежный поток;
• Пассивы — отрицательный денежный поток. Это все то, на что человек тратит деньги без возможности получить доход.

Есть много разновидностей активов, так как этот термин применим к любым средствам, генерирующим постоянный финансовый доход.

Так называют любые вложения в успешные проекты, приобретение ценных бумаг, стоимость которых со временем увеличивается. Описать все разновидности активов невозможно, но можно выделить несколько наиболее популярных вариантов:

• Банковские вклады. Деньги, помещенные на депозитный счет, дают регулярную прибыль в виде процентов;
• Акции. Можно зарабатывать на продаже акций в период увеличения их стоимости;
• Облигации. Получение прибыли осуществляется путем регулярных выплат;
• Недвижимость. Владелец дома или квартиры может получать доход в виде арендной платы или зарабатывать на повышении стоимости квадратных метров;
• Материальные ценности. К этой категории относятся предметы старины и искусства, драгоценные металлы, цифровая валюта.

В целом к личным активам можно отнести все ценности, которыми владеет человек. Пассивами можно назвать все имеющиеся задолженности в любом виде.

Пример. Человек приобретает автомобиль. После покупки машина становится пассивом. Если владелец идет работать таксистом, авто становится активом — источником прибыли.

Активы можно классифицировать по степени их ликвидности. Ликвидность — показатель того, насколько быстро имеющиеся ценности перевести в денежный эквивалент. Самыми популярными по уровню ликвидности считаются следующие активы:

• Наиболее ликвидные (банковские вклады);
• Быстро реализуемые (приобретенные товары реализуются с наценкой);
• Медленно реализуемые (прибыль, образующаяся при росте стоимости акций и других ценных бумаг);
• Труднореализуемые (коллекционные предметы, антиквариат).

Активами с самой низкой ликвидностью можно считать собственность, реализация которой требует внушительных временных (а иногда и финансовых затрат). Ярким примером является недвижимость в небольших населенных пунктах и неблагополучных районах крупных городов. Точно так же недвижимость в хорошем месте будет расти в цене, пользоваться спросом среди арендаторов и приносить прибыль.

Непременным атрибутом при ведении бухгалтерской деятельности компании является баланс. Он делится на две части — актив и пассив. Все финансовые операции заносятся в одну из этих частей. Согласно основам бухгалтерского дела, актив обязательно должен равняться пассиву. Классическая структура баланса представлена в таблице ниже.

Капитал и резервы:

• Нераспределенная прибыль
• Заемные средства
• Кредиторская задолженность

Внеоборотными активами называют такие активы, которые планируется использовать для получения прибыли в течение периода более 12 месяцев. Оборотные активы предполагается превратить в деньги в период менее 12 месяцев.

Все внеоборотные активы предприятия делятся на несколько видов. Самый крупный и значимый из них — основные средства. К ним относятся:

• Здания различного назначения (офисы, склады);
• Транспорт;
• Производственное оборудование;
• Земельные участки;
• Производственный инвентарь.

Все эти активы составляют основу предприятия, позволяют организовывать производственный процесс и реализовывать продукцию.

Задолженность подотчетных лиц актив или пассив

1. Нематериальные активы. В эту группу входят объекты интеллектуальной собственности — патенты на изобретения и промышленные образцы, авторские права, товарные знаки.
2. Долгосрочные финансовые вложения. Это деньги, вложенные в стартапы или другие компании, ценные бумаги и государственные облигации.

У компании могут быть и другие внеоборотные активы. К этой группе относятся объекты незавершенного строительства, творческие разработки и прочее.

Пассив всегда отражает обязательства, которые берет на себя организация в ходе своей деятельности. Обязательства могут быть краткосрочными и долгосрочными. В первом случае взятые обязательства (например, оплата партии сырья) нужно погасить в течение 1 года с момента составления бухгалтерского баланса. Во втором случае подразумевается частичное погашение задолженности в течение длительного времени (например, кредит в банке).

Что такое задолженность подотчетных лиц

Обратите внимание! В корректно заполненном учете не показываются остатки по счету 63. Причем тут же при указании размера долгов дебиторов экономист уменьшает сумму задолженности на указанную в РСД цифру. Формирование резерва сомнительных долгов вероятно лишь при соблюдении определенной процедуры, утвержденной законодательством Учитывайте, использование такого резерва допускается лишь в ситуации с покрытием убытка, причиненного появлением безнадежной недоимки.

Такие нюансы оговаривает 266 статья Налогового Кодекса Российской Федерации. Отметим, тут налоговым периодом считается календарный год, а отчетными – первый квартал, полугодие и 9 месяцев, соответственно. Не забывайте, порядок формирования фонда установлен законодательством и предполагает четкие основания, подтвержденные документацией и инвентаризацией.

Корректное заполнение баланса предприятия — залог успешной работы фирмы Соответственно, здесь падает экономический потенциал и платежеспособность предприятия.Кроме того, ошибки в бухгалтерском учете чреваты проблемами с фискальными органами.В этом случае дело заканчивается крупными неприятностями и штрафами.По указанным причинам финансистам целесообразно вовремя и правильно вносить изменения в баланс компании.Прочесть о нюансах управления дебиторской и кредиторской задолженностью организации читателям удастся в этом обзоре.Здесь указаны ключевые принципы построения стратегии управления.Что же касается бухучета предприятия, здесь важно учитывать, что расчетные операции с контрагентами, персоналом и бюджетом сложно классифицировать однозначно.Отношение таких сделок в раздел пассива или актива бухгалтерии определяется условиями и предпосылками проведенных перечислений средств.

Оприходование материальных средств — кредиторская задолженность перед ПОСТАВЩИКОМ.2. Оплата ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦОМ — расчеты с подотчетными лицами — дебиторская задолженность перед МОЛ.3. Погашение задолженности перед ПОСТАВЩИКОМ. От МОЛ к поставщику.4.
Когда появятся у вас деньги погашаете задолженность перед МОЛ.Он сдает АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ вместе с квитанцией об оплате, а вы ему наличные из кассы.Вот примерно так. Списана задолженность подотчетных лиц по расходам, произведенным ими по капитальным вложениям.С подотчетных лиц удержаны из сумм оплаты труда неизрасходованные подотчетные суммы. Бухгалтерский учёт Кассовая дисциплина Скорее всего это отчет по кассе, а не кассовый аппарат.

Активы и пассивы бухгалтерского баланса: как перестать их путать

Остальное уже отвечено правильно Немного позволю себе поправить Ирика:п. 4 Отгружена готовая продукция, Д 90 К 43,п. 5 Списывается производственная себестоимость реализованной продукции Д 90 К 43п. 6 произведены расчеты с кредиторами за счет ссудного счета Д 60 (76) К 55п. 8 — только Д 70 К 73 1. Поступило с расчетного счета в кассу:- для выплаты з/платы- на командировочные расходыД 50 К 512. Выдана из кассы з/платаД 70 К 503. От поставщиков поступили материалыД 10 К 60/14.

Эти деньги либо ваши собственные (раздел пассивов: собственный капитал) , либо заемные (раздел пассивов: обязательства) . Все очень просто и наглядно: берем нечто, если оно отвечает на вопрос «что это?» , то записываем его в активы, если же оно отвечает на вопрос «откуда это взялось?» , записываем его в пассивы Вам будет предложен перечень имущества предприятия, а Вам нужно будет определить: что отнести в актив, а что в пассив.. Для этого изучите структуру баланса предприятия.. Какая проводка? Дебет, кредит По дебету счетов отражают поступление товаров, денежных средств.
Все дебетовые счета являются активными, потому. что остаток по ним может быть только дебетовый.По кредиту счетов отражают расходные операции. Кредитовые счета являются пассивные. Остатки на пассивных счетах могут быть только кредитовые.

Внимание Зачисление таких операций в РБП возможно в случаях, предусматривающих договор с оговоркой о том, что возврат этих средств не производится. Это относится к случаям, когда приобретаются патенты или лицензии и тому подобное. Относят ли переход отпуска на следующий месяц к РБП? Сложный случай для бухгалтеров – когда отпуск работника начинается в одном месяце и заканчивается в следующем.

Здесь также имеет значение, создает ли компания ежемесячный резерв для предстоящих расходов или нет.Специалисты считают, что такие операции недопустимы. Это положение отражено и в 1С. В программе этот момент отнесен к текущим издержкам предприятия. Процесс автоматизирован, бухгалтеру даже нет необходимости задаваться вопросом списания расходов будущих периодов.

Практикуется и другой подход: отражение отпускных в составе РБП при условии редкости таких проводок и незначительных сумм.

Произведены подотчетными лицами расходы по приобретению — внеоборотных активов, — материалов и их доставкой.Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты труда. Как поступить, если сальдо начальное дебетовое, но кредитовый оборот больше дебетового, и в итоге получается «минус»? А счет какой? Подотчетные средства. Для подтверждения правильности отражения на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской и кредиторской задолженности перед составлением годовой бухгалтерскойЕсли счет активно-пассивный,то как определить в пассив или актив он идет? Счета, которые Вы указали могут иметь и дебетовое и кредитовое сальдо.

В Вашем случае получается не минус, как Вы говорите, а кредитовое сальдо.

Все перечисленные виды дебиторки соответствуют своим номерам, которые утверждены специальным Планом счетов, на основании которого ведется учет хозяйственных операций.

По окончании года каждая организация должна составить финансовый отчет, который называется балансом или Формой № 1. Долги прочих лиц перед фирмой включаются в баланс как сумма развернутого сальдо по дебету ряда счетов минус сальдо по кредиту 63 счета. Остатки по дебетовым счетам:

Примечание от автора! Это означает, что нельзя брать для подсчета разницу между остатком по дебету и кредиту. В баланс в обязательном порядке включаются остатки по счетам, которые одновременно образуются по дебету и по кредиту. Такие счета называются активно пассивными. Исключение составляет 70 счет, так как он пассивный.

Можно ли удержать из зарплаты подотчетную сумму

и требования к составлению баланса можно прочитать в ПБУ 4/99. Статья «дебиторская задолженность» отображается в балансе по строке 1230 в составе оборотных активов. Оборотные активы — это материальное и финансовое имущество организации, которое может списываться, продаваться или оборачиваться на расчетных счетах в течение года.

Например, ООО «Соловушка» имеет остатки по счетам, которые нашли отражение в оборотно-сальдовой ведомости.

Таблица №2. Остатки по счетам РСБУ Номер РСБУСальдо по дебетуСальдо по кредиту

60	20 000	10 000
62	30 000	12 000
63	10 000
70	40 000
76	5 000	3 000

По требованиям Приказа №66 н в бухгалтерский баланс суммы должны попадать в тысячах или миллионах рублей согласно кодам ОКЕИ, значит, строка 1230 будет выглядеть:

Строка 1230 баланса = 60 счет + 62 счет – 63 счет + 76 счет = 20+30-10+5 = 45 тыс. руб.

В баланс задолженность работников и работодателя по подотчетным суммам попадает из бухгалтерского учета. Вся необходимая информация аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные сотрудникам:

• на различные административно-хозяйственные нужды: покупку канцтоваров, оплату услуг по ремонту оргтехники, приобретение бытовой химии и чистящих средств для уборки офиса и т. д.;
• для оплаты командировочных расходов: покупку билетов, оплату съемного жилья в командировке, услуг гостиниц и др.;
• на представительские и прочие аналогичные расходы.

Записи по дебету счета 71 производятся на основании подтверждающих документов: расходных кассовых ордеров или банковских выписок в зависимости от источника выплаты: из кассы наличными деньгами или в безналичной форме через банковский счет на карту подотчетника.

Если сотрудник потратил больше, чем ему выдали, по дебету счета 71 отражают суммы погашения работодателем перерасхода сотруднику.

В действующей сегодня форме баланса активу отведены строки с 1100 по 1600. Начнем с расшифровки строк баланса 1-го раздела «Внеоборотные активы», где аккумулируется в т.ч. информация о наличии в компании активов с низкой ликвидностью – ОС (основных средств) и НМА (нематериальных активов). В строках этого раздела фиксируют их остаточную стоимость, т.е. разницу между первоначальной ценой и начисленным износом.

Организации на спецрежимах сдают бухгалтерскую отчётность до 31 марта следующего за отчётным года. Бух.отчётность в упрощённой форие состоит из бухгалтерского баланса и отчёта о прибылях и убытках. Всегда помните о том, что допустив ошибку на одном из этапов формирования бухгалтерской отчетности, вам придется возвращаться и пересчитывать показатели, вновь сводить актив с пассивом. Чтобы ваша работа не стала похожа на подобные истории, а баланс сходился в считанные минуты, доверьтесь интернет-бухгалтерии «Моё дело»!

Сформировать бухгалтерскую отчётность организации на УСН или ЕНВД вы можете с помощью интернет-бухгалтерии «Моё дело». Сервис обновляется в режиме онлайн, поэтому вы будете иметь под рукой только актуальные формы, а также формировать отчётность, которая отвечает всем требованиям действующего законодательства. Пройдите Мастер формирования отчётности и сформируйте всю необходимую отчётность! Если у вас возникнут вопросы, вы можете бесплатно обратиться за консультацией к специалистам сервиса.

Задолженность по подотчетным суммам нужно отражать и в упрощенном балансе. Правила и подходы при этом применяются те же, что описаны выше для обычного баланса.

Единственное уточнение — в упрощенном балансе строки, куда попадает подотчетная задолженность, называются несколько иначе:

Напомним, что вести бухучет в упрощенном виде и составлять упрощенную отчетность позволяет п. 4 ст. 6 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Упрощенный баланс вправе оформлять малые предприятия, НКО, участники проекта «Сколково» по форме из приложения 5 к Приказу Минфина России от 02.07.2010 № 66н.

Что такое активы и пассивы в бухгалтерском учёте

В этом разделе баланса отражают состояние расчетов по краткосрочным займам, величины отложенных обязательств по налогам, оценочные и прочие обязательства:

Строка бухгалтерского баланса		Расшифровка	Как формируется, по каким счетам берется сальдо
название	код
Заемные средства	1410	Остаток непогашенного долгосрочного займа, взятого на срок более 12 месяцев	К/т 67
Отложенные налоговые обязательства (ОНО)	1420	Образуются, если налоговый учет в компании разнится с бухгалтерским – разницы формируются по сч. 77, остаток непогашенных обязательств – это кредитовое сальдо по сч. 77	К/т 77
Оценочные обязательства	1430	Суммы резервов предстоящих расходов, запланированных в долгосрочной перспективе, например, на проведение реконструкции — кредитовое сальдо по сч. 96	К/т 96 в части резервов, сформированных под события, которые наступят не раньше, чем через год
Прочие обязательства	1450	Отражают привлеченные (не собственные!) средства, не означенные в строке 1410. Это может быть долгосрочная задолженность перед контрагентом или бюджетом, в т.ч. по векселям, целевым поступлениям с долгосрочной перспективой покрытия	К/т 60 + К/т 62 + К/т 68 + К/т 69 + К/т 76 + К/т 86 (по долгосрочной задолженности)
Итого по разделу IV	1400	Итоговая строка	Сумма строк раздела

В качестве подотчетных лиц на любом предприятии выступают граждане, которым предоставляются денежные суммы. Выдаются они в качестве аванса в счет осуществления в будущем определенных хозяйственных операций. А также тем, кто должен отправиться в командировку.

По окончании деятельности, на которую предоставлялись деньги, лицо, их получившее, обязано составить отчет по расходованию. К нему прикладываются все документы, которые могут подтвердить целевое расходование средств (чеки, счета фактуры, проездные билеты и т. д.).

Если средства выделялись для проведения хозяйственных работ, то срок предоставления отчета должен определять руководитель организации. Если аванс выдавался для поездки в командировку, то срок зависит от типа поездки:

• Если она проходит в пределах территории России, то подать отчет следует в течение трех рабочих дней после возвращения.
• Когда выезд был зарубежный, то у командировочного есть десять дней после завершения для предоставления отчетов.

Если по завершении всех работ у подотчетного лица остаются неизрасходованные суммы, то их надлежит сдать в кассу предприятия. Все полученные деньги должны расходоваться строго по целевому назначению. Сам отчет после проверки сотрудниками бухгалтерии обязательно должен быть завизирован руководителем организации.

Сотрудники организации при осуществлении хозяйственных операций и для поездки в командировку получают из бухгалтерии авансом денежные средства на осуществление этих целей. Именно они и являются для учреждения подотчетными лицами. Такой человек должен обладать рядом качеств:

• Это обязательно физическое лицо.
• Такой гражданин должен официально находиться в трудовых отношениях или с предприятием (юридическим лицом) или с физическим лицом, которое имеет статус предпринимателя.
• Между таким лицом и организацией должен быть заключен трудовой договор в любой форме, т. е. сотрудник может быть принят на постоянную или временную работу.

Все денежные суммы, которыми оперирует предприятие, необходимо учитывать в бухучете. Каждая строка баланса должна быть заполнена бухгалтером. Если этого не сделать, то проверяющие органы могут посчитать суммы, предоставленные подотчетному лицу, как доход организации или же целевой заем. А раз это прибыль, то с нее должен быть уплачен налог, но так как по вполне понятным причинам этого не сделано, то сотрудники налоговых органов вправе наложить штрафные санкции на организацию.

Когда в отчетности образовался дебиторский долг, то для его отражения создается отдельный документ. Если какая-то часть средств осталась неизрасходованной, то она должна быть возвращена в кассу предприятия. В случаях, когда этого по какой-то причине не происходит, вся сумма вычитается из заработной платы подотчетного лица.

Каким бы способом деньги не были возвращены в кассу, они должны найти свое отражение в балансе предприятия специальной записью, исходя из норм действующего законодательства.

Дебиторская задолженность в бухгалтерском учете отражается в разделе активов предприятия. Несмотря на то, что эта часть имущества находится в других руках, но по закону является собственностью организации. Когда составляется отчет, дебиторскую задолженность положено компоновать по срокам ее образования. Проводка ее ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями».

Далее следует выяснить, как отражать в бухгалтерском балансе задолженность по подотчетным суммам экспедитора: в актив или в пассив. Здесь следует понимать, что актив – это финансы и имущество, которые должны организации, а пассив – это то, что должна организация. Например, деньги на оплату отпуска – это пассив. А задолженность экспедитора по подотчетным суммам – это актив.

Если дебетовое сальдо является недоимкой персонала, то кредитовое – это задолженность самого предприятия. Если оценивать кредиторскую задолженность с позиций бухгалтерского учета, то это финансовая оценка долга организации перед другими лицами. Учет ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками».

Подобный вид задолженности необходимо отражать на активно-пассивных счетах учета расчетов. Долговые обязательства вносятся на пассивные счета учета. При фиксировании кредиторской задолженности следует руководствоваться следующими правилами:

• Не следует допускать зачет между статьями активов и пассивов.
• В бухгалтерском балансе такой вид задолженности всегда представлен, как краткосрочный и отражается в разделе IV.
• Если задолженность имеется в иностранной валюте, то при составлении баланса, она должна быть переведена на российские рубли по курсу, который был установлен на отчетную дату.
• Если организацией была получена хотя бы часть оплаты, то задолженность фиксируется в балансе в оценке за вычетом суммы НДС, которая уже была уплачена или только подлежит уплате.
• Если задолженность образовалась по займам и кредитам, то ее отражают с учетом набегающих к концу отчетного периода процентов.

Механизм списания каждой задолженности очень специфичен. Все имеющиеся случаи могут кардинально отличаться друг от друга. Чтобы списать остатки подотчетных сумм, следует проделать следующие манипуляции:

• Установить срок начала исковой давности. Если лицо обязано было вернуть деньги и отчитаться 7 июля 2015 г., то такой датой считается 8 июля.
• Затем отсчитать три года от этой даты. В данном случае это 8 июля 2018 г.
• После чего денежная сумма признается безнадежной к взысканию, и списывается в бухучете за счет резерва по сомнительным долгам.

Следует учитывать, что списание не является аннулированием. В течение пяти лет задолженность следует отражать за балансом на счете 007.

Отражение дебиторской и кредиторской задолженностей даже для опытного бухгалтера, подчас представляет проблему. Все деньги, оказавшиеся в обороте организации, должны быть зафиксированы при составлении бухучета. Поэтому нужно следить за периодически меняющимися правилами ведения отчетности.

Расчеты с подотчетными лицами отражаются в бухгалтерской отчетности организации только в случае наличия задолженности по расчетам с сотрудниками по подотчетным суммам.

Так, информация о дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с работниками по подотчетным суммам приводится в:

Бухгалтерском балансе (форма № 1);

Приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

Формы бухгалтерской отчетности утверждены Минфином РФ в Приказе №67н от 22.07.2003 г. «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

Согласно Приказу Минфина РФ от 06.07.1999 г. №43н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) зачет между дебиторской и кредиторской задолженностью по расчетам с работниками по подотчетным суммам в бухгалтерской отчетности не допускается.

Если на отчетную дату числится задолженность подотчетного лица перед предприятием, то по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» формируется дебиторская задолженность.

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность работников отражается в составе активов по строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» в разделе II «Оборотные активы».

В случае наличия задолженности предприятия перед подотчетным лицом на отчетную дату, то по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» формируется кредиторская задолженность.

Кредиторская задолженность перед подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами отражается в бухгалтерском балансе в составе пассивов по строке 622 «Задолженность перед персоналом организации», формируя показатель строки 620 «Кредиторская задолженность» в разделе V «Краткосрочные обязательства».

При заполнении строки 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» и строки 622 «Задолженность перед персоналом организации» используются данные бухгалтерского учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

Исходя из вышеизложенного, фрагмент бухгалтерского баланса в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.

Таблица 6

АКТИВ	Код показателя	На начало отчетного года	На конец отчетного периода
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)

Таблица 7

ПАССИВ	Код показателя	На начало отчетного периода	На конец отчетного периода
Кредиторская задолженность		1 467
Задолженность перед персоналом организации

Информацию о дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с работниками по подотчетным суммам на начало и конец года организация, как сказано выше, приводит также в Приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5) в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность».

Дебиторская задолженность работников отражается по строке «Дебиторская задолженность: краткосрочная — всего» с расшифровкой по строке «прочая» и формирует показатель строки «Итого».

Что касается кредиторской задолженности перед работниками, то она указывается по строке «Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего» с расшифровкой по строке «прочая» и формирует показатель строки «Итого».

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета проходят суммы, выданные работнику:

• авансом на основании его заявления на определенные цели;
• вследствие перерасхода, когда сотрудник потратил больше, чем взял под отчет.

ВАЖНО! Если сотрудник не брал деньги под отчет, а потратил свои собственные, то он уже не является подотчетным лицом и взаиморасчет с ним по счету 71 не проводится.

О том, как компенсируются деньги, потраченные работником в такой ситуации, читайте в материале «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

По кредиту счета отражаются суммы, которые были:

• израсходованы работником согласно авансовым отчетам;
• возвращены работником в организацию.

Соответственно, дебетовое сальдо по 71-му счету отражает общую сумму долга подотчетных лиц перед предприятием (дебиторскую задолженность), а кредитовое сальдо, наоборот, показывает долг организации перед работниками (кредиторскую задолженность).

В баланс задолженность работников и работодателя по подотчетным суммам попадает из бухгалтерского учета. Вся необходимая информация аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные сотрудникам:

• на различные административно-хозяйственные нужды: покупку канцтоваров, оплату услуг по ремонту оргтехники, приобретение бытовой химии и чистящих средств для уборки офиса и т. д.;
• для оплаты командировочных расходов: покупку билетов, оплату съемного жилья в командировке, услуг гостиниц и др.;
• на представительские и прочие аналогичные расходы.

Записи по дебету счета 71 производятся на основании подтверждающих документов: расходных кассовых ордеров или банковских выписок в зависимости от источника выплаты: из кассы наличными деньгами или в безналичной форме через банковский счет на карту подотчетника.

Если сотрудник потратил больше, чем ему выдали, по дебету счета 71 отражают суммы погашения работодателем перерасхода сотруднику.

По кредиту счета 71 отражаются документально подтвержденные расходы подотчетных лиц. Основание для бухгалтерских записей — авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами после утверждения руководителем.

По кредиту счета 71 также отражают возвраты сотрудниками подотчетных сумм, если расходы не произведены или документально не подтверждены.

Похожие записи:

• Односторонний отказ от исполнения договора поставки полностью или частично возможен в случае
• Как перейти на УСН в 2022 году для ИП с ЕНВД
• Льготы для военных пенсионеров в Московской области с 1 января 2022 года