Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нормы правописания в управленческих документах. Составление и оформление управленческих документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
- Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
- Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
- Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.
В приложениях А, В даны:
- схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
- образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
- Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
- Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
- Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
- Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
- Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
- Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
- Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
- на внешние, входящие в систему;
- внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
- исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
- управленческая,
- экономико-статистическая,
- научно-техническая,
- юридическая и др.
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
- полнота информации для принятия управленческого решения;
- оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
- достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
- адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
- доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
- регистрация первичной информации или принятого решения,
- передача,
- обработка,
- хранение информации.
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
- операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
- универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
- Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
- Путь движения документа должен быть кратчайшим.
- Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
- Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
- Законодательные и правовые акты РФ
- ГОСТы – государственные стандарты,
- Нормативные документы
- Классификаторы
- ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления
| Поля |
ГОСТ, мм |
|
Левое |
20 |
|
Правое |
10 |
|
Верхнее |
20 |
|
Нижнее |
20 |
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный.
Интервал между словами — один пробел.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов
В результате изучения данной темы студент должен:
- – знать состав реквизитов управленческих документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков управленческих документов и состав обязательных реквизитов бланков;
- – уметь проектировать бланки организаций; оформлять реквизиты управленческих документов;
- – владеть навыками построения формуляра-образца организационно-распорядительных документов, оформления реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти, а также иных учреждений, организаций, предприятий; навыками работы с государственными стандартами и методическими указаниями по их внедрению.
6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.
Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).
Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.
Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).
Важно!
Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.
Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]
Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:
• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);
• флаговой (по левой границе зоны).
Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
— общий бланк;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.
Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
Общий бланк может содержать (Пример 6):
• реквизиты:
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 – «Эмблема»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
13 – «Место составления (издания) документа»;
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 – «Дата документа»;
11 – «Регистрационный номер документа»;
16 – «Гриф утверждения документа»;
17 – «Заголовок к тексту».
6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.
Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].
Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).
Раздел II. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.
Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом.
При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации»допускается печатать разными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирается в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков в названии организации — автора).
Наиболее распространенный способ изготовления бланков – типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведения с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, в котором и печатают текст конкретного документа.
В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).
Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:
01-Государственный герб Российской Федерации;
02-герб субъекта Российской Федерации;
03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04-код организации;
05-код формы документа;
06-наименование организации;
07-справочные данные об организации.
Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 – дата документа, 10 – регистрационный номер документа, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.
На бланке для писем наименований вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».
|
Пример оформления бланка для писем с угловым расположением реквизитов.
Общий бланк. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:
01-Государственный герб Российской Федерации;
02-герб субъекта Российской Федерации;
03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04-код организации;
06-наименование организации;
12-место составления или издания документа.
Кроме того, на общем бланке предусмотрена нанесение меток для размещения реквизитов 09 – дата и 10 – регистрационный номер документа.
Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.
Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:
|
Государственная налоговая служба Российской Федерации ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ ПО г. МОСКВЕ _____________№____________ Москва |
Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).
Бланки на двух языках. В организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов.
Возможно, создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.
Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). ��ри поступлении бланков в журнале записывают:
— наименование вида бланка;
— дату поступления;
Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.
Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.
Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.
Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 – через один интервал.
Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:
— От границы левого поля печатают:
реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».
— Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.
— отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».
— Отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».
— Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».
При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях[12] .
Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.
Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.
Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.
Все инструкции можно разделить на две основные группы:
— инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);
— должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).
Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.
Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.
Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.
Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.
Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.
Разделы инструкции могут иметь и другие названия.
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.
Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.
Если инструкция предусматривает введение в практику документа формы (карты учета, акта, плана задания и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использования документа (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ, количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какой период времени).
Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.
Образец инструкции представлен на рис.1.
Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности (рис.4).
Документ оформляют на бланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия.
Все изменения вносят приказом директора.
Системы документации в Российской Федерации Скачать 31873 0 0
… и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность. Глава 2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации 2.1 Система организационно-распорядительной документации (ОРД) Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов …
- Поиск по библиотеке
- Аппликация, лепка
- Воспитательная работа
- Здоровый образ жизни
- Информатика
- Конструирование, ручной труд
- Коррекционная педагогика
- Логопедия
- Математика
- Материалы для родителей
- Музыкально-ритмическое занятие
- Обучение грамоте
- Окружающий мир
- Развитие речи
- Региональный компонент
- Рисование
- Сценарии праздников
- Управление ДОУ
- Физкультура
- Разное
- Аудиозаписи
- Видеозаписи
Официальное
письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с
внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются
отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают
материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря
на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и
т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако
диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем,
далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное
количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их
составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К
сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих
управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное
оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что
деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы
в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма»
считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах.
Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не
материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным
поступкам.
Очень
важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду
правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем
же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка
деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как
средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс
требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге
установлений и правил было также главным требованием многих средневековых
восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались
абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ
терял юридическую силу» [1].
Сегодня
во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в
Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под
названием Zip — Cole , что в буквальном переводе означает «код-молния». Но
особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено
широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда
компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности
учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции
американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что
весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его
выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не
оправданно.
Унификация
затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию,
синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма
отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы
государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах
письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными
словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере
промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер
производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось,
компьютеризация.
Основные требования к оформлению управленческих документов
Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.
Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.
Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.
Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.
Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.
Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 марта 2002 г. N 23
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОРМ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.
2. Установить, что нормы времени, утвержденные настоящим Постановлением, рекомендуются для определения численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.
3. Центральному бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации обеспечить издание необходимого количества норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.
Министр труда
и социального развития
Российской Федерации
А.ПОЧИНОК
УТВЕРЖДЕНЫ
Постановлением
Минтруда России
от 26 марта 2002 г. N 23
Документационное обеспечение и делопроизводственное обслуживание может осуществляться специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.
Функции работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, регламентируются должностными инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. N 37.
Выполнение работ по документационному обеспечению структурных подразделений федерального органа исполнительной власти работниками, не входящими в состав службы документационного обеспечения управления, не может служить основанием для каких-либо изменений норм времени.
Функциональные подразделения, осуществляющие техническое обслуживание службы документационного обеспечения управления, должны проводить постоянную работу по совершенствованию технологии всего комплекса выполняемых работ на базе современных средств вычислительной и организационной техники.
Рациональная организация рабочих мест и создание оптимальных условий труда для работников, занятых техническим обслуживанием службы документационного обеспечения управления, включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава, выполняемых операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.
Работники, занятые обслуживанием ПЭВМ и оргтехники (ОТ), обеспечиваются необходимыми инструментами, приборами, справочными материалами, нормативно — методическими документами в соответствии с гигиеническими требованиями к видеодисплейным терминалам ПЭВМ и организации работы, утвержденными Приказом Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996 г. N 14.
Условия труда указанных категорий работников должны соответствовать требованиям строительных норм и правил, государственных и отраслевых стандартов, санитарных правил и норм.
Условия труда работников при автоматизированной обработке документации должны соответствовать специальным требованиям, установленным для работников вычислительных центров.
Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и видеодисплейных терминалов, устанавливаются исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работников отмечается более высокая устойчивая работоспособность.
Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, должны устанавливаться в зависимости от вида и категории их трудовой деятельности.
Виды трудовой деятельности работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, разделяются на 3 группы:
группа А — работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом;
группа Б — работа по вводу информации в ПЭВМ;
группа В — творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.
При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.
Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ и ВДТ на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы.
Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от его продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.
Продолжительность непрерывной работы на ВДТ и ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.
При 8-часовом рабочем дне и работе на ВДТ и ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:
для I группы работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;
для II группы работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 — 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;
для III группы работ — через 1,5 — 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 — 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.
Работники, занятые документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти, обеспечиваются необходимыми справочными материалами.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства
Унификация структуры текста служебного документа
Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.
автобиография — биография лица, написанная им самим. Не
следует употреблять тавтологическое
сочетание «моя автобиография»
адресант — лицо, отправляющее документ
адресат — лицо, которому адресован документ
адресовать — кому (к кому — недопустимо), например:
адресовать запрос директору
аппарат — орган, выполняющий административно-
хозяйственные функции; чего, для чего
(например, «аппарат для регулирования
процесса производства», «аппарат
управления»)
ассигнование — на что (например, «ассигнование на
строительство»)
благодаря — предлог употребляется с дат. п., а не с
род. п. — «благодаря кому», а не «кого»
более — недопустимо сочетание этого наречия с
прилагательными и наречиями в сравнительной
степени (например, «более лучший»)
бухгалтер — мн. ч. бухгалтеры
вакансия — не рекомендуется употреблять тавтологическое
сочетание «свободная вакансия»
вложение — во что (не «на что»), например: «рост
капитальных вложений в строительство»
выговор — мн. ч. выговоры (не выговора)
директор — мн. ч. директора
договор — род. п. договора, мн. ч. договоры
заведующий — чем (например, отделом)
информация — о чем, а не по чему
конференция — по чему, а не о чем
опись — чего, на что
отпуск — род. п. отпуска, предл. п. об отпуске, в
отпуске (не в «отпуску»), мн. ч. отпуска
расписка — в чем, а не о чем (например, «расписка в
получении денег»)
рационализировать — не «рационализовать»
секретарь — употребляют по отношению к лицам мужского и
2.1. Инициальные аббревиатуры — сокращения, построенные из начальных букв полных наименований. Они подразделяются в свою очередь по произношению на:
буквенные (например: МПС — (эм — пэ — эс), УСД — (у — эс — де));
звуковые (ГОСТ — (гост), АКИД — (акид), ТЭЦ (тэц));
буквенно-звуковые (часть аббревиатуры произносится по буквам, часть — по звукам (например: ЦДСА — (цэ — дэ — са)).
2.2. Усечения — сокращения, образованные отбрасыванием последней части слова (например: авиа — авиация, зам. — заместитель).
2.3. Смешанный тип — сокращения, образованные различными сочетаниями аббревиатур, полных слов и усечений. Различают следующие виды сокращений смешанного вида:
сочетание аббревиатуры с полным словом (ИК-спектр — инфракрасный спектр);
сочетание усечения и инициальной аббревиатуры (ВНИИторгмаш — Всесоюзный научно-исследовательский институт торгового машиностроения, КамАЗ — Камский автомобильный завод, ГИТИС — Государственный институт театрального искусства);
сочетание усечения и полного слова (пластмасса — пластическая масса, рембаза — ремонтная база, завкафедрой — заведующий кафедрой, завотделом — заведующий отделом);
сочетание начальных или начального и конечного элементов слова или словосочетания (рация — радиостанция, мопед — мотоцикл педальный).
Различают следующие типы графических сокращений:
3.1. Точечные сокращения представляют собой первые буквы слова, после которых ставится точка (т. — «товарищ», др. — «другие», в. — «век», с. — «страница», л. — «лист»).
3.2. Дефисные сокращения. Дефис ставится на месте опущенной средней части слова (з-д — «завод», ин-т — «институт»).
Такие сокращения удобны тем, что позволяют сохранить грамматическую информацию слова (общ-во (им. п.), общ-вом (тв. п.)).
3.3. Сокращения словосочетаний или сложных слов через косую черту (б/ц — «без цены», в/с — «высший сорт», п/о — «почтовое отделение»).
3.4. Нулевые (графически не выделенные) сокращения без каких-либо показателей (г — «грамм», м — «метр», в — «вольт»).
Чаще всего таким образом сокращаются слова, обозначающие единицы измерения. При их употреблении следует руководствоваться соответствующими ГОСТами.
3.5. Комбинированные сокращения могут быть дефисно-точечными (ж.д. — железнодорожный; точечно-косолинейными (об./мин. — оборотов в минуту) и другими.
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА
4.1. Все лексические сокращения пишутся слитно без точек, за исключением сокращений, образованных сочетанием аббревиатуры с полным словом (типа УФ-лучи), например: АПН — Агентство печати «Новости», ЛатвССР — Латвийская Советская Социалистическая Республика, торгпред — торговый представитель. Аббревиатуры, составляющие исключение (п. 2.3), пишутся через дефис, если аббревиатура предшествует полному слову (ИК-спектр — инфракрасный спектр). Если аббревиатура пишется за полным словом, дефис не ставится (приборы СВЧ — приборы сверхвысокочастотные).
4.2. Все инициальные аббревиатуры пишутся прописными буквами (АСУ — автоматизированная система управления).
Если аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными буквами (например, «предусмотрено ГОСТом», «содержится в ГОСТе»).
4.3. Усечения пишутся с прописной или строчной буквы в зависимости от написания полного наименования (Минхиммаш — Министерство химического машиностроения СССР, универмаг — универсальный магазин).
Аббревиатуры, образованные из частей слов, пишутся строчными буквами, за исключением названий организаций и учреждений (профком, замдиректора, Моссовет, Госплан).
4.4. В том случае, если наименование какого-либо понятия составляется из двух самостоятельных аббревиатур, между ними делается пропуск (АН СССР, ЦК КПСС).
4.5. Род аббревиатур определяется по стержневому слову (УСОРД — унифицированная система организационно-распорядительной документации — жен. род; ЦГАДА — Центральный государственный архив древних актов — муж. род; РСУ — ремонтно-строительное управление — ср. род).
Ряд сокращенных слов в настоящее время перешли в разряд обычных слов, приобрели склоняемость и собственную категорию рода, независимую от расшифровки (вуз — муж. род (стержневое слово «заведение» — ср. род); загс — муж. род. (стержневое слово «запись» — жен. род)).
5.1. Имена существительные, прилагательные и причастия сокращаются одинаково во всех падежных формах ед. и мн. ч. (экз. — экземпляр (ед. ч.), экземпляра (род. п.), экземпляры (мн. ч.); гл. — глава (ед. ч.), главы (род. п.), главы (мн. ч.); л. — лист (ед. ч.), листа (род. п.), листы (мн. ч.)).
5.2. Сокращения, принятые для имен существительных, распространяются на образованные от этого же корня имена прилагательные и причастия как в полной, так и в краткой форме (изд. — издание, изданный, издан, издано).
5.3. Графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную, если она не начальная в слове, а также на й, ь, ъ.
5.4. Прописные, строчные буквы и дефисы в графических сокращениях употребляются в соответствии с написанием полного наименования (Ю.-З. ж.д. — Юго-Западная железная дорога, ж.-д. — железнодорожный (но ж.д. — железная дорога)).
При сокращении слова не опускается начальная часть слова, нельзя также опускать все гласные буквы (не следует, например, сокращать слово «фабрика — «фбрка», так как будут опущены линейно не расчлененные части «а» и «и»). Это правило нарушается при сокращении слов «миллион» — млн., «миллиард» — млрд., «столбец» — стб., а также при сокращении имен собственных.
Приложение 4
|
Наименование |
Среднемесяч- |
Стоимость |
Время на обработку |
Общее количество |
||
|
до внед- |
после |
до внед- |
после |
|||
|
Составление |
составителя |
1,52 |
14,5 |
частично |
3000 |
3000 |
|
Исправления |
-«- |
-«- |
3 |
— |
900 |
— |
|
Переписка Состав слушателей: служащие и специалисты аппарата управления, работники делопроизводственной службы и службы НОТ. 1. Современные требования к документационному обеспечению управления. Место унификации текстов в комплексе задач по рационализации управленческой документации. 2. Деловой стиль в системе функциональных стилей русского языка. Факторы, определяющие специфику делового языка. Общие характеристики, определяющие язык и стиль управленческих документов. 3. Основные методы унификации текстов управленческих документов. 4. Формы представления документной информации. 5. Синтаксис, лексика и морфология текстов управленческих документов. 6. Организация и проведение оргпроектных работ по унификации текстов документов. Эффективность внедрения унифицированных текстов. 7. Служебный этикет в документах. Приложение 7 Похожие записи: | ||||||