Проезд к месту работы руководителя на служебной машине в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проезд к месту работы руководителя на служебной машине в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Порядок и условия предоставления работникам в пользование служебного авто должны быть прописаны:

•или в локальном нормативном акте компании, например в положении об использовании служебного транспорта;

•или в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником.

Работник на служебном авто: как правильно все оформить

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Порядок заполнения путевых листов на штатных водителей компании может отличаться от порядка заполнения путевых листов на работников —не водителей.

Иногда работодатели выдают сотрудникам служебные автомобили. Затраты на ГСМ можно учесть в расходах предприятия, если поездки связаны со служебной необходимостью.

Поездку на автомобиле от дома до офиса и обратно нельзя считать служебной. Такие поездки ФНС относит к личным поездкам сотрудника. Таким образом, в целях налогообложения учесть затраты на бензин, израсходованный на дорогу до офиса, компания не имеет права. Такие затраты не являются экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ).

У нас есть филиал в Московской области, головной офис в Москве. Работники обособленного подразделения проживают в Москве. Доехать до филиала на общественном транспорте проблематично. Поэтому они ездят на работу на личных авто. Мы хотим им компенсировать расходы на проезд. Можно ли для этого установить им разъездной характер работы или работу в пути?

Поездки на автомобиле: тонкости учета

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

• работник использует транспортное средство в интересах работодателя;

• работодатель знает об этом или согласен на это;

• размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Суды, рассматривая иски работников о возмещении расходов за использование личного имущества, говорят, что обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является использование работником автомобиля с согласия (ведома) работодателя и в его интересах. А это подтверждается письменным соглашением. Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано. Аналогичное решение было вынесено Санкт-Петербургским городским судом в Апелляционном определении от 05.04.2018 № 33-7704/2018 по делу № 2-2512/2017.

Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника. Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Однако есть иное мнение, высказанное судами: транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу. Следовательно, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с Трудовым кодексом и не облагается страховыми взносами. Об этом говорится в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;

• мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;

• мотоциклы – 1 200 руб.

В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;

• времени использования личного транспорта в служебных целях;

• объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.

При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.

Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.

В договоре обязательно указываются:

• транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);

• срок аренды;

• размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;

• иные условия, согласованные сторонами.

На работу – на личном автомобиле: как компенсировать?

Подводя итог, скажем, что использование работником личного автомобиля в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданского законодательства. В первом случае заключается письменное соглашение, в котором определяются размеры компенсации за использование транспортного средства и расходов, связанных с его использованием. Во втором случае спортивное учреждение может заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем или без такового.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ТРАНСПОРТНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ, ОБЕСПЕЧИВАЕМОГО В СВЯЗИ С ИСПОЛНЕНИЕМ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ ЛИЦАМИ, ЗАМЕЩАЮЩИМИ МУНИЦИПАЛЬНЫЕ ДОЛЖНОСТИ НА ПОСТОЯННОЙ ОСНОВЕ, И МУНИЦИПАЛЬНЫМИ СЛУЖАЩИМИ, А ТАКЖЕ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ И ВОЗМЕЩЕНИИ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

1. Настоящее Положение в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», ст. 11 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Решением городского совета МО «Городской округ город Магас» N 43/3-3 от 31.10.2018, Уставом «Городской округ город Магас» устанавливает условия, случаи и порядок предоставления транспортного обслуживания, обеспечиваемого в связи с исполнением должностных обязанностей (далее — транспортное обслуживание) Главой муниципального образования «Городской округ город Магас» (далее — лица, замещающие муниципальные должности), заместителями Главы муниципального образования «Городской округ город Магас», муниципальными служащими муниципального образования «Городской округ город Магас» (далее — муниципальные служащие) в зависимости от группы замещаемой должности муниципальной службы, а также условия, случаи и порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, лицами, замещающими муниципальные должности, и муниципальными служащими.

2. Лицам, замещающим муниципальные должности, и муниципальным служащим, транспортное обслуживание предоставляется в случае необходимости исполнения ими должностных обязанностей за пределами административного здания, занимаемого органом местного самоуправления, обеспечивающим деятельность соответствующих лиц, замещающих муниципальные должности, либо в котором соответствующие муниципальные служащие проходят муниципальную службу (далее — административное здание), при наличии условий, в случаях и порядке, установленных настоящим Положением.

3. Транспортное обслуживание лиц, замещающих муниципальные должности, и муниципальных служащих осуществляется в форме предоставления служебного транспортного средства (далее — предоставление служебного транспорта), осуществляемого:

— путем персонального закрепления за лицами, замещающими муниципальные должности, и муниципальными служащими служебного транспорта;

— путем предоставления лицам, замещающим муниципальные должности, и муниципальным служащим служебного транспорта для проезда к месту исполнения должностных обязанностей.

4. Решения о предоставлении транспортного обслуживания принимаются с учетом положений, установленных пунктами 7 и 8 настоящего Положения, в отношении Главы муниципального образования «Городской округ город Магас», заместителя Главы муниципального образования «Городской округ город Магас», муниципальных служащих Администрации муниципального образования «Городской округ город Магас» и подведомственных учреждений муниципального образования «Городской округ город Магас» Руководителем учреждения муниципального образования. Решения о предоставлении транспортного обслуживания оформляются, соответственно, распоряжением Руководителя учреждения муниципального образования «Городской округ город Магас».

5. Для транспортного обслуживания в форме предоставления служебного транспорта используются транспортные средства, закрепленные на праве оперативного управления, либо на условиях договора за органами местного самоуправления, либо за муниципальными учреждениями, осуществляющими транспортное обслуживание указанных органов местного самоуправления в рамках уставной деятельности.

6. Лица, замещающие муниципальные должности, муниципальные служащие, замещающие должности муниципальной службы из группы высших, главных и ведущих должностей муниципальной службы, в случаях, если выполнение ими должностных обязанностей сопряжено с систематическими выездами за пределы административного здания, а также муниципальные служащие, на которых возложено исполнение контрольных и надзорных функций, постоянная служебная деятельность которых имеет разъездной характер, связанный с обследованием подконтрольных объектов, оформлением и вручением актов, предписаний, имеют право на персональное закрепление за ними служебного транспорта по решениям, принятым в порядке, установленном пунктом 4 настоящего Положения. Указанные решения принимаются на основании мотивированных заявлений указанных лиц, замещающих муниципальную должность, или муниципальных служащих о персональном закреплении служебного транспорта.

1. Настоящие Правила устанавливают порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно — компенсация, личный транспорт, возмещение расходов) муниципальными служащими муниципального образования «Городской округ город Магас», служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями (далее — муниципальные служащие).

2. Под личным транспортом в настоящих Правилах понимается легковой автомобиль или мотоцикл, принадлежащий муниципальному служащему на праве собственности либо находящийся в его владении и пользовании на основании правоустанавливающего документа.

3. Перечень должностей муниципальной службы, для исполнения должностных обязанностей по которым, связанных с постоянными служебными поездками, существует необходимость использования муниципальными служащими личного транспорта, и при замещении которых муниципальным служащим выплачивается компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях, и возмещаются расходы, связанные с его использованием, утверждается руководителем учреждения муниципального образования «Городской округ город Магас».

4. Муниципальные служащие ведут учет служебных поездок на личном транспорте в маршрутных листах по форме согласно приложению к настоящим Правилам.

5. Для получения компенсации и возмещения расходов муниципальный служащий подает представителю нанимателя — руководителю учреждения муниципального образования «Городской округ город Магас» заявление о выплате компенсации и возмещении расходов (далее — заявление) с указанием должностных обязанностей, для исполнения которых использовался личный транспорт.

К заявлению прилагаются следующие документы:

— копия свидетельства о регистрации транспортного средства;

— копия документа, подтверждающего право владения и право пользования (в случае если личный транспорт не принадлежит муниципальному служащему на праве собственности);

— копия водительского удостоверения;

— документы, подтверждающие понесенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, в соответствии с правилами бухгалтерского учета (счета, квитанции, кассовые чеки).

Заявление и приложенные к нему документы представляются ежемесячно, до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

6. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя — руководителем учреждения муниципального образования «Городской округ город Магас» в течение 10 календарных дней со дня получения заявления муниципального служащего с учетом необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками; времени использования личного транспорта в служебных целях; объема бюджетных ассигнований, предусмотренных муниципального образования «Городской округ город Магас» на соответствующий финансовый год.

7. Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер компенсации, установленный законодательством.

Предельные размеры компенсации в месяц за использование муниципальными служащими личного транспорта предусмотрены в следующих размерах:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. сантиметров включительно — 2400 рублей;

Примечательно, что проведение предрейсового медицинского осмотра водителей одновременно регулируется сразу несколькими (не противоречащими друг другу) нормативно-правовыми источниками:

• приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н;
• письмом Минздрава РФ от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32;
• приказом Минздрава СССР от 29.09.1989 № 555;
• ТК РФ.

Кроме того, некоторые аспекты проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей регулируются нормами ст. 23 закона «О дорожном движении» от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

Объект регулирования указанных НПА частично совпадает (а если говорить именно о предрейсовом осмотре водителей, совпадает полностью), но основным документом, положения которого следует изучать работодателям, можно считать наиболее поздний — приказ Минздрава № 835н.

Отметим, что во всех указанных источниках права, изданных Минздравом, есть положения, предписывающие работодателям использовать в целях фиксации результатов предрейсового медосмотра водителей специальный журнал регистрации. При этом только в приказе Минздрава СССР № 555 присутствует рекомендуемая форма этого журнала.

Образец журнала предрейсового медицинского осмотра водителей см. здесь.

Итак, самый свежий из указанных НПА, регулирующий проведение медосмотра водителей, — приказ Минздрава РФ № 835н. Его положения актуальны также и для 2022 года.

Проведение предрейсового медосмотра водителей — обязанность работодателя, предусмотренная законом. В ходе ее выполнения предприятию важно соблюсти процедуры, предусмотренные положениями приказа Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н.

Изучить прочие нюансы проведения медосмотров работодателями вы можете в статьях:

• «Медицинский осмотр при приеме на работу (нюансы)»;
• «Медосмотр при приеме на работу — порядок и нюансы».

Источники:

• Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ
• Трудовой кодекс РФ

• О дополнительных мерах социальной поддержки отдельных категорий граждан в связи с установкой внутридомового газового оборудования
• Федеральный закон «Об отходах производства и потребления»
• Оповещение № 3 о начале общественных обсуждений
• Соблюдение требований действующего законодательства в области обращения с отходами

• Содействие в оформлении регистрации по месту пребывания, пожилой женщине
• Урок правового информирования с учащимися школы №4 города Аши
• Оперативно-профилактическое мероприятие «Подросток-правонарушитель»
• Полицейские Ашинского района продолжают проведение широкомасштабной профилактической акции «Останови мошенника»

• Пресс-релиз: Служба в армии учитывается при выходе на пенсию
• Пресс-релиз: В Челябинской области почти 14 тысяч бывших военнослужащих получают вторую (гражданскую) пенсию

Использование личного транспорта в служебных целях

В порядок заполнения путевого листа Приказом Минтранса РФ от 18.01.2022 № 17 внесены изменения. В том числе в путевом листе перед рейсом обязательно ставится отметка о техническом осмотре автомобиля путем проставления даты и времени проверки машины, которая заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов, в частности, контролера технического состояния автотранспортных средств (п. 16.1 Порядка заполнения). Это может быть водитель или механик, за которым закрепляется должностная обязанность по выпуску транспортных средств на линию и проведению предрейсового техосмотра. Если такой сотрудник отсутствует, то отметка может быть проставлена в сервисном центре за плату.

Таким образом, опираясь на законодательство и выводы судов, на вопрос: нужен ли путевой лист директору на служебную машину , можно ответить однозначно. Этот документ не нужен. Однако нужно понимать, что отсутствие путевого листа может повлечь за собой претензии налоговой инспекции, которая усомнится в экономической целесообразности и документальном подтверждении расходов на эксплуатацию автомобиля. Поэтому безопаснее эти документы оформлять.

Нагатинский районный суд Москвы (решение от 12.09.2022 г. по делу № 2–7982/2022) встал на сторону работодателей, признав предписание ГИТ необоснованными. Суд исходил из того, что в Постановлении Правительства РФ №16 от 19.01.2008 г., которое утвердило перечень работ и профессий, непосредственно связанных с движением транспортных средств, не указаны работники, которые пользуются автомобилями в качестве бонусов.

Надо сказать, что практически все работодатели, которых коснулись проверки, были оштрафованы, поскольку знать не знали, что принимают на работу не просто начальника (руководителя) какого-либо отдела, а начальника-водителя. Кроме того, их обязали заключить с работниками соответствующие допсоглашения к трудовым договорам и организовать медосмотры. Конечно, все были возмущены, но не каждый работодатель осмелился оспорить решение ГИТ.

Если руководитель ездит по служебным делам один, то путевой лист директору на личном авто , равно как и на служебном, не нужен. Обязанность заполнять путевые листы в случаях, когда нет факта пассажиро- и грузоперевозок действующее законодательство не содержит.

Согласно приказу Минтранса оформлять путевой лист нужно на каждое транспортное средства, если на нем перевозят грузы или пассажиров. Это правило распространяется на организации всех форм собственности и бизнесменов.

2.1.1. Иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки:
водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории;
регистрационные документы на данное транспортное средство (кроме мопедов), а при наличии прицепа — и на прицеп (кроме прицепов к мопедам);
в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист…

Согласно изменениям, для получения медсправки на категории A,B, помимо врачебных осмотров, добавляется скрининговое исследование мочи на предмет наличия наркотических средств и их метаболитов, а также анализ крови на определение фракций трансферритина (диагностика злоупотребления алкоголем). На категории C,D,E, кроме врачей и анализов, дополнительно придётся сдавать электроэнцефалографию головного мозга (ЭЭГ).

«Трагический случай имеет место. Сегодня в полдень трагическое событие произошло в одном из филиалов нашего наркологического диспансера. Были проведены реанимационные мероприятия силами соседей в очереди. Быстро прибыли сотрудники диспансера, приехала «скорая», но спасти мужчину не удалось. Сейчас проводится установление причин. Предположительная версия – трагедия произошла из-за эмболии брюшной артерии. Судебные медики подтвердят или опровергнут эту гипотезу. Мы выражаем соболезнования родственникам. Данный ажиотаж абсолютно не оправдан, тем более, что сегодня есть предпосылки к тому, что решение отложат на неопределенный срок и все смогут в плановом порядке получить данную услугу», — подтвердили информацию о смерти мужчины в Минздраве Татарстана.

Особенности составления служебного задания на командировку

Более того, сегодня в Казани двум мужчинам, стоявшим в очереди за медсправкой, стало плохо. Один из них упал в обморок и ему успели помочь, второй мужчина (1946 года рождения) скончался до приезда «скорой помощи».

• в должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкци
• работник выполнял работу, которая отсутствовала в его должностных обязанностях и не была предусмотрена трудовым договором, но при этом фактически было достигнуто соглашение об оплате за совмещение (работник обратился с заявлением, в котором отказался от исполнения ряда обязанностей, а директор письменно просил учредителя доплачивать работнику за совмещение
• работник с должности водителя был переведен на должность водителя-экспедитора и выполнял, помимо обязанностей водителя, обязанности экспедитора без доплаты за совмещение. Суд решил, что профессии водителя и экспедитора, согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК являются двумя самостоятельными должностями с различными трудовыми функциями, а также самостоятельно аттестованы как рабочие места у работодател
• положения трудового договора свидетельствовали о том, что фактически выполнявшиеся работником действия, связанные с вождением автомобиля и поддержанием его в исправном состоянии, выходили за пределы обычных должностных обязанностей работника как начальника отдел

Однако даже если работник возит какие-то грузы (торговый представитель — образцы), но в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, тогда совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат. Такой вывод косвенно подтверждают Минздравсоцразвития и Ростру

4. Требование о прохождении обязательных медицинских осмотров распространяется на индивидуальных предпринимателей в случае самостоятельного управления ими транспортными средствами, осуществляющими перевозки.

• 3 000 рублей для водителя;
• 5 000 рублей для сотрудника, отвечающего за выпуск транспортных средств в рейс;
• 30 000 рублей для организации (в данном случае речь идет не только о юридических лицах, но и об индивидуальных предпринимателях).

Какой бы способ организации доставки персонала ни выбрал работодатель, он несет определенные траты. Бухгалтерия должна правильно списать эти расходы для корректного определения базы налога на прибыль, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий в их обоснованности. Также немаловажным является вопрос о необходимости отчислений с этих сумм взносов в страховые фонды.

Налоговый Кодекс РФ не предписывает исключать суммы, затраченные на доставку персонала, из учета налога на прибыль, каким бы образом он ни производился: компенсацией расходов на общественный или личный транспорт, ведомственными или арендованными транспортными средствами (п. 26 ст. 270 НК РФ). Но существует два условия, позволяющие исключить эти траты из налогового расчета.

Рассмотрим две основные формы организации доставки: использование собственного (арендованного) транспорта фирмы и услуги других организаций. Как в этих случаях нужно учитывать налоговые платежи?

Проанализируем учет затраченных средств по основным налогам и сборам:

• при уплате налога на прибыль расходы нужно учесть как материальные затраты (на топливо, горюче-смазочные материалы, запчасти и т.п.), оплату труда (должности водителя), списания по амортизации основного средства (если транспорт является собственностью фирмы) или арендный платеж (в случае аренды транспорта);
• налогообложение работодателей на УСНО предусматривает учет этих затрат таким же, как и на других налоговых системах;
• начисление НДС не происходит, поскольку эти траты вычитаются при учете налога на прибыль, то же касается входного НДС на запчасти, топливо и ГСМ, а также на аренду;
• НДФЛ не начисляется;
• страховые взносы не начисляются.

ВНИМАНИЕ! Причина неначисления НДС и страховых взносов – в том, что нет трат в пользу конкретных сотрудников, а также существует производственная необходимость в указанных расходах.

Предрейсовый медицинский осмотр водителей в 2022 году

Основные налоги и сборы будут немного отличаться от отраженных затрат по доставке транспортом фирмы:

• при налоге на прибыль траты следует учесть как «прочие расходы»;
• НДС принимается к вычету (имеется в виду входной налог на добавленную стоимость, начисляемый на услуги по договору с транспортной компанией);
• НДФЛ и страховые взносы также не начисляются.

С точки зрения бухгалтера, данные траты – это расходы по «прочим видам деятельности». Их можно отражать по дебетам таких счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 44 «Расходы на продажу».

Эти счета в зависимости от компании-собственника транспортных средств могут корреспондировать:

• при оказании услуг сторонней организацией – счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• при использовании собственного автопарка – счета 02 «Амортизация основных средств»; 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Представители некоторых профессий буквально живут в дороге, постоянно находясь в разъездах и длительных командировках. Это относится к курьерам, снабженцам, торговым представителям. Разумеется, все поездки совершаются в интересах компании, но на первоначальном этапе оплачивать накладные расходы приходится из собственного кармана. В этом случае, все затраты, понесённые сотрудником на проездные билеты, аренду гостиничных номеров или заправку собственного автомобиля, возмещает работодатель.

Согласно действующему законодательству, работникам компенсируются расходы, сопряжённые с выполнением трудовых обязанностей. Посмотрим, как работает эта норма на практике, когда и в каком размере происходит возмещение.

Если в связи со служебной необходимостью работник предприятия пользуется личным автотранспортом, он вправе требовать от руководителя компенсацию и возмещения накладных расходов (ст.180 ТК РФ), и их размер определяется в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Такая практика применима к монтажникам, торговым представителям и снабженцам, которые ввиду специфики работы не могут пользоваться общественным транспортом.

• обслуживание: заправка, мойка, ремонт и пр.;
• амортизационный износ.

Отметим, что выплата компенсации возможна лишь в тех случаях, когда возможность использования личного авто в служебных целях согласована с работодателем и сотрудник должен написать соответствующее заявление с приложением документов (Письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected]). При этом договорённость должна иметь письменную форму, то есть трудовой договор или дополнительное соглашение к нему должны содержать условия о компенсационных выплат и размер возмещения.

Иногда работодатели определяют размер в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 92 от 08.02.2002 г. в следующих размерах:

• для автомобиля с объемом двигателя до 2000 куб.см. — 1 200,00 рублей;
• для автомобиля с объемом двигателя более 2000 куб.см. — 1 500,00 рублей.

Вам нужна консультация эксперта по этому вопросу? Опишите вашу проблему и наши юристы свяжутся с вами в ближайшее время.

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м 3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

Компенсация транспортных расходов в 2020 году

В том случае, если исполнение служебных обязанностей сотрудника напрямую связано с частыми, зачастую даже ежедневными, разъездами, работодатель обязан выплачивать ему компенсацию транспортных затрат. Отправиться в поездку работник может на личном автомобиле, на служебном транспорте, на общественном транспорте – в любом случае ему будет положена компенсация транспортных расходов.

Положения Трудового кодекса не обязывают работодателей устанавливать размеры компенсаций транспортных затрат в каких-либо определенных рамках – на законодательном уровне не существует минимального и максимального размера возмещения. А потому при трудоустройстве работник и наниматель должны согласовать приемлемую для них обоих величину компенсации

Работодатель может назначить компенсацию служащему, даже если его личный транспорт использовался в рабочих целях лишь единожды. Компенсация за износ транспортного средства может быть может быть обозначена отдельной строкой, как и любая из прямых затрат в ходе эксплуатации машины (бензин, масло, тормозная жидкость, антифриз, техосмотр, ремонт и т.д.). То есть можно выплачивать не общую сумму возмещения, а разбить ее по статьям расходов.

Чтобы обосновать перед налоговыми органами затраты предпринимателя на выплату компенсаций, руководитель фирмы должен прописать схему вычисления суммы компенсации в локальных нормативных актах, учитывая при этом пробег машины, СПИ, частоту эксплуатации транспорта в служебных целях и т.д.

Существуют установленные нормы по выплате компенсаций, в рамках которых работодатель вправе действовать, чтобы иметь в дальнейшем возможность списать затраты в “прочие расходы” для уменьшения налогооблагаемой базы:

• за эксплуатацию мотоцикла ему позволено списать 600 рублей в месяц, причем объем двигателя не имеет значения;
• за использование легкового авто разрешается списать 1200 рублей в месяц (объем мотора – до 2000 куб. см.) или 1,5 тысячи рублей в месяц за транспорт, объем двигателя которого превышает 2000 куб. см.

Чтобы получать компенсацию транспортных затрат в полном объеме, должны быть в наличии следующие документы, доказывающие обоснованность возмещения транспортных расходов:

1. Приложение к основному трудовому договору о порядке эксплуатации личной машины в служебных целях (письменный договор о выплате компенсации за использование транспорта сотрудника).
2. Ксерокопия свидетельства о регистрации автомобиля.
3. Маршрутные листы, журналы поездок, служебные записки, путевые листы и любые другие первичные документы.
4. Чеки, квитанции, накладные на покупку бензина и прочих горюче-смазочных материалов, на оплату ремонта и платной стоянки (собираются с целью представления с авансовым отчетом для получения компенсации).

Администрация Красногорского района

Для целей оформления путевых листов не имеет значения, на каких основаниях служебный легковой автомобиль привлечен к деятельности организации: приобретен в собственность, получен по договору лизинга, получен по договору аренды (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации), получен по договору безвозмездного пользования (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации).

Минтрансу поручены разработка и утверждение технических нормативных правовых актов, норм в области транспортной деятельности, форм путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, а также порядка их оформления. Данную задачу Минтранс выполнил, утвердив постановление от 29.03.2012 № 25 (далее – постановление № 25; вступило в силу 29 августа 2012 г.).

Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2022 по делу N 77-80/2022). В качестве дополнительного аргумента суды ссылаются и на то, что формулировка п. 2 Обязательных реквизитов не ограничивает круг лиц, обязанных оформлять путевые листы, только теми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют перевозки грузов и пассажиров в рамках оказания услуг по соответствующим договорам, а указывает, что Обязательные реквизиты должны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, принимая во внимание вышеизложенное, организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации.

Не все руководители понимают, что как только автомобиль появляется в зоне действия организации, то тем самым автомобиль попадает в правовое поле, а точнее сказать в поле зрения надзорных органов. И уже не важно, что этим автомобилем управляет директор, и не важно что это его собственный автомобиль, который он же отдал в аренду собственной организации.

Согласно Постановления Минтруда РФ от 12 мая 2003 г. N 28 «Об утверждении Межотраслевых правил по охране труда на автомобильном транспорте» «…п. 2.3.1.7. Работодатель обязан выпускать на линию технически исправные АТС, что подтверждается подписями в путевом листе работника, ответственного за выпуск АТС на линию, и водителя…».

Но стоит учитывать, что сотрудники Госавтоинспекции требуют предъявить путевой лист, если машина зарегистрирована на фирму или физическое лицо, а водитель эксплуатирует ее в собственных целях. Поэтому существует возможность, что свою позицию придется отстаивать в суде.

С 2013 года, организациям предоставлена возможность самостоятельно разрабатывать формат путевого листа. При этом в нем должны отражаться обязательные реквизиты, установленные ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Как организовать и учесть доставку сотрудников к месту работы и обратно

В трудовом договоре с начальником управления может быть предусмотрена компенсация стоимости ГСМ при перемещении с дома на работу и обратно. В этом случае, начальнику необходимо выплатить компенсацию понесенных расходов. В противном случае данные расходы должны производиться за его счет.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Регистрация в книге продаж БСО и кассовых чеков предусмотрена для расходов, произведенных в служебной командировке (п. 7 ст. 171 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12. 2011 г. N 1137). В остальных случаях для вычета НДС, выделенного в чеке ККТ или БСО нужна счет-фактура.

Принятие к вычету сумм НДС покупателем без наличия счетов-фактур, выставленных продавцом, нормами НК РФ не предусмотрено (см. письмо Минфина РФ от 26.11.2019 N 03-07-11/91521).

В расходы по налогу на прибыль включается сумма по чеку за минусом НДС. Сумма НДС, выделенная в чеке, в расходах по налогу на прибыль не учитывается (п. 1 ст. 170 НК РФ).

В смысле вычетов по НДС и документальной подтвержденности расходов целесообразно заключить договор по услугам такси и каршеринга (корпоративный каршеринг) на организацию, в таком случае, есть возможность получать счета-фактуры и акты по оказанным услугам и снизить риски предъявления претензий в документальном оформлении данных затрат.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных, в частности, с оплатой жилого помещения и коммунальных услуг, а также с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность. Но для применения данной нормы необходимо выполнение ряда условий. Прежде всего, такие выплаты должны быть установлены на законодательном уровне и носить компенсационный характер.

Налоговые органы настаивают, что перечень не подлежащих обложению выплат (ст. 422 НК РФ) является исчерпывающим, а значит, все отсутствующие в нем выплаты, включая социальные, нужно облагать страховыми взносами. Смотрите, например, письмо Минфина России от 21.03.2017 N 03-15-06/16239.

Применительно к рассматриваемому вопросу, на законодательном уровне установлены возмещение по расходам работника на командировки (ст. 168 ТК РФ) и возмещение по расходам работника, связанным со служебными поездками при разъездном характере работы (ст. 168.1 ТК РФ).

Таким образом, у работников, которым в трудовых договорах или ЛНА организации установлен разъездной характер работы возмещение расходов на такси и каршеринг, связанное со служебными поездками не облагается страховыми взносами в случае их документального подтверждения (см. раздел консультации Налог на прибыль).

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Возмещение расходов на служебные поездки офисным работникам, чья работа не отнесена к разъездному характеру, находится в зоне риска по страховым взносам, так как такое возмещение напрямую не упомянуто в законодательстве.

В данном случае не начисляя страховые взносы, организация должна быть готова отстаивать свою позицию, опираясь на судебную практику, которая говорит, что факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками сам по себе не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Компенсационные выплаты не являются оплатой труда (вознаграждением за труд), не относятся к стимулирующим выплатам, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества и условий выполнения этим сотрудником самой работы в смысле ст. 129 ТК РФ (см. Определение ВС РФ от 21.03.2019 N 306-ЭС19-1713).

Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей ( п. 3 ст. 217 НК РФ).

Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, производимые в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не подлежат обложению НДФЛ п. 3 ст.217 НК РФ в случае их документального подтверждения.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Говорить об отсутствии налогооблагаемого дохода у работников возможно только в том случае, если возмещение расходов на такси и каршеринг производится исключительно в интересах самого работодателя (п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письмо ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/[email protected], п. 3 письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/[email protected]).

Таким образом, для снижения налоговых рисков по НДФЛ, документально подтвержденные суммы возмещения организацией офисным работникам расходов по оплате транспорта при совершении служебных поездок должны быть предусмотрены трудовым договором и производиться исключительно в интересах работодателя в порядке, установленном локальным нормативным актом.

Похожие записи:

• Право на трудовую пенсию по инвалидности
• Куда обращаться чтобы подать на алименты находясь в браке
• Как получить гражданство РФ гражданину Армении 2022 году в упрощенном порядке