Компенсация ГСМ что это такое

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация ГСМ что это такое». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

2. Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

3. Работодатель оплатил не все расходы на бензин в командировке

4. Компенсация ГСМ – что это такое, что значит, примеры

5. Компенсация за использование личного автомобиля

Секреты расчета НДС: как избежать ошибок

4,4 тыс. 0

Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:

о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
издержках на покупку топлива и иных материалов;
суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.

По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.

Расходы на ГСМ и ремонт следует компенсировать в фактически понесенных объемах. Дополнительно стоит указать, как работнику подтвердить расходы на топливо и ремонт автомобиля, какие предоставить подтверждающие документы, в каких случаях расчет компенсации ГСМ не ведется и возмещение не положено.

Использовать собственное имущество сотрудник вправе с ведома и согласия работодателя. Согласие на работу на личном автотранспортном средстве закрепляют в письменным виде. Договоренность вписывают в трудовой договор сотрудника или допсоглашение к нему. В этом же документе указывают, каким образом осуществляется оплата ГСМ работнику и в каком размере покрывают издержки.

Часто сотрудники используют для служебных целей свой личный транспорт. Компания может компенсировать такие затраты. На практике при оформлении компенсации за использование личного транспорта не всегда уделяется должное внимание путевому листу. А это один из обязательных документов для правомерного учета компенсационных выплат (письмо Минфина Россииот 13.04.2007 № 14-05-07/6, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/[email protected]).

Путевой лист подтверждает фактическое использование автомобиля в интересах работодателя. Документ должен быть оформлен на каждое транспортное средство, используемое организацией (п. 9 Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»).

Кроме путевых листов работник должен предоставить в бухгалтерию:

документы, подтверждающие право собственности на машину (копия ПТС);
документы, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, чеки на ГСМ).

Порядок возмещения расходов по использованию личного авто должен быть прописан в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Размер компенсации нужно зафиксировать в приказе по предприятию.

Обратите внимание! Некоторые суды считают, что путевые листы при использовании личного автомобиля не требуются. Это объясняется тем, что работник в таком случае не является водителем и действующее законодательство не предусматривает необходимости вести учет служебных поездок и оформлять путевые листы при использовании личного транспорта (постановления ФАС Московского округа от 19.12.2011 по делу № А40-152815/10-116-694, ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2009 № Ф04-8171/2008(18850-А70-40), ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу № А48-6436/05-8).

Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

В штате многих организаций есть водители, которые перевозят товар или доставляют сотрудников. Водители обязаны отчитываться перед бухгалтерией за израсходованное топливо. Для этого нужно заполнять путевые листы с подробным описанием маршрута.

В путевом листе есть строка для подписи медика, который должен проводить медицинский осмотр перед каждым выездом. Но чаще всего медика в штате нет и водители работают без отметки врача в путевом листе.

Обязанность по проведению предрейсовых медицинских осмотров установлена Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Согласно п. 1 ст. 20 этого документа компании, осуществляющие на территории России деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей.

Предрейсовый медицинский осмотр нужно делать каждый раз перед выездом транспортного средства.

Если нет возможности держать в штате врача, можно заключить с медицинским работником договор подряда или оформить его как внешнего совместителя.

За отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может выписать штраф на руководителя в размере 5 000 рублей, на организацию или предпринимателя — 30 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП).

Обратите внимание! Не требуется предрейсовый осмотр сотрудников, использующих личный автомобиль в служебных целях, так как они не являются водителями.

Работодатель вправе самостоятельно определить размер компенсации, которая полагается работнику за поездки на личном автомобиле в служебных целях. Сумму желательно подтвердить расчетом, в котором можно учесть средний расход ГСМ, износ и т. п.

В бухгалтерском учете сумма компенсации полностью относится на расходы отчетного периода (ПБУ 10/99).

В налоговом учете дело обстоит иначе — размер компенсации нормирован (п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, письмо Минфина РФ от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465).

За использование автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см полагается компенсация 1 200 рублей в месяц, а при объеме двигателя свыше 2 000 куб. см — 1 500 рублей. При этом в суммы уже заложены все возможные траты владельца машины: бензин, мойка, техническое обслуживание и т. д. (письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/[email protected]).

На практике вряд ли сотрудник согласится на такую маленькую сумму компенсации. Поэтому работодатели устанавливают повышенные размеры выплат и порой забывают о необходимости применения ПБУ 18/02.

Чтобы избежать претензий налоговых органов, нужно учесть разницу между бухгалтерским и налоговым учетом и отразить постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Дебет 99 Кредит 68.

Пример. ООО «Рысь» платит своему директору компенсацию за использование личного автомобиля для служебных поездок. Сумма компенсации согласно приказу составляет 8 000 рублей. Объем двигателя машины равен 1 500 куб. см. Так как объем двигателя менее 2 000 куб. см, работнику по установленным нормативам полагается компенсация в сумме 1 200 рублей.

Дебет 20 (26, 44 и т. д.) Кредит 73 8 000 рублей — начислена компенсация директору;

Дебет 73 Кредит 50 (51) 8 000 рублей — компенсация выплачена работнику;

Дебет 99 Кредит 68 1 360 руб. сформировано постоянное налоговое обязательство (8 000 – 1 200) х 20 %).

Как правило, компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях может выплачиваться в случаях, когда его работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и только с согласия работодателя.

Основанием для выплаты такой компенсации является ст. 188 ТК РФ: при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Из буквального толкования данной нормы следует, что с согласия работодателя работнику могут выплачиваться компенсация за использование личного транспорта (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства (например, ГСМ, ремонт). Работодатель вправе самостоятельно определить размеры таких выплат и закрепить их соответствующим актом (в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему).

Однако многие бюджетные и автономные учреждения, осуществляющие приносящую доход деятельность, при определении размера компенсации за использование личного транспорта в служебных целях придерживаются норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее – Постановление № 92) в целях налогообложения прибыли:

для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб. в месяц;
для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц.

Согласно разъяснениям Минфина, приведенным в Письме от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885, в целях налогового учета в размере компенсации за использование личного транспорта для служебных нужд учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Обратите внимание: при установлении размера компенсации за использование личного транспорта федеральным государственным служащим работодателям следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563. Согласно этому документу размеры компенсации для госслужащих составляют 2 400 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см и 3 000 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см. Кроме того, предусмотрены две выплаты: компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Порядок назначения и выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в служебных целях), в том числе документальное оформление, может быть определен в отдельном локальном акте учреждения (например, положении об использовании личного автотранспорта в служебных целях). Приведем пример такого положения.

1. Данное положение разработано в соответствии со ст. 188 ТК РФ и устанавливает порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно – компенсация, возмещение расходов) работникам учреждения, деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями.

2. Размеры компенсации и возмещения расходов работнику определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

3. Дополнительное соглашение с работником заключается с согласия руководителя учреждения на основании заявления работника о необходимости использовать личный транспорт в служебных целях (в нем указывается, для исполнения каких должностных обязанностей и с какой периодичностью требуется использование личного транспорта). К заявлению прилагаются копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с последующим предъявлением оригинала по требованию руководителя учреждения либо бухгалтерии).

4. Для получения компенсации и возмещения расходов работник по окончании месяца представляет руководителю учреждения заявку (отчет) по установленной форме (приложение 1) и документы, подтверждающие использование личного транспорта и понесенные расходы (маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования личного транспорта, а также кассовые чеки, квитанции, другие документы).

5. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается руководителем в 3-дневный срок со дня получения заявки (отчета) работника с учетом:

– необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
– времени использования личного транспорта в служебных целях.

6. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

7. Максимальный размер компенсации и возмещения расходов работнику в месяц не должен превышать предельные размеры, предусмотренные дополнительным соглашением к трудовому договору.

8. Выплата компенсации и возмещение расходов работнику производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании заявки (отчета), представленной работником, и дополнительного соглашения к трудовому договору. Данные выплаты перечисляются на банковскую карту работнику по реквизитам, указанным в заявке (отчете).

Приложение 1

Руководителю ____________________________
(наименование работодателя)
__________________________________________
(Ф. И. О. руководителя)
от ________________________________________
(должность, Ф. И. О. работника)

Заявка (отчет)
об использовании личного транспорта в служебных целях работника и выплате компенсации и возмещении работодателем расходов, понесенных при его эксплуатации в служебных целях

Руководствуясь ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, Положением об использовании личного транспорта работников в служебных целях, утвержденным «___»__________ ____г. руководителем (наименование учреждения) , Дополнительным соглашением от «___»___________ ____ г. № ____ к Трудовому договору от «___»___________ ____ г. № ____

прошу:

выплатить компенсацию за использование личного автомобиля ( марка, модель, госномер ) в служебных целях в размере ________ (_____________________________) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде _________________________________ в размере _____________ (_____________________) рублей за период с «___»___________ _____ г. по «___»___________ _____ г. путем перечисления денежных средств на мою банковскую карту.

К заявке прилагаются:

1. Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.

2. Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе маршрутные листы.

3. Копия документа на автомобиль (СТС или ПТС).

4. Реквизиты банковской карты.

«___»__________ ____ г.

Работник:

____________/_____________ (подпись/Ф. И. О.)

В целях исчисления налога на прибыль организаций расходы на выплату компенсации работнику за использование личного автомобиля для служебных поездок учитываются в пределах норм, установленных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на осуществление деятельности, приносящей доход). При этом, как уже отмечалось выше, в размерах вышеуказанных компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт).

Данные выплаты учитываются в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, если в бюджетном (автономном) учреждении предусмотрены компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на его эксплуатацию и при этом общий размер этих выплат превышает нормы, установленные Постановлением № 92, то в целях налогового учета (если указанные расходы произведены учреждением за счет приносящей доход деятельности) суммы превышения не учитываются при налогообложении

Автономные учреждения, применяющие упрощенную систему налогообложения, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении налоговой базы вправе уменьшить полученные доходы на расходы по выплате компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 02.08.2019 № 03-11-11/58296). Суммы компенсации (возмещения расходов), превышающие нормы Постановления № 92, в налоговую базу не включаются.

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, с учетом положений ст. 188 ТК РФ выплаты компенсации и возмещения расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежат обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между учреждением и сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть учреждение должно располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Компенсационные выплаты, производимые учреждением в соответствии со ст. 188 ТК РФ за использование личного автомобиля работника, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (Письмо Минфина РФ № 03-04-06/94977).

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам». Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами. Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

Работодатель оплатил не все расходы на бензин в командировке

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена выплата служащему	73	51	4000
Компенсация отражена в расходах	44	73	4000
Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20%	99	68	500

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

Компенсация ГСМ – что это такое, что значит, примеры

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисления (подп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н). Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Например, 31 августа 2016 года вы выплатили работнику компенсацию за использование личного автомобиля с объемом двигателя автомобиля меньше 2000 см³. Размер компенсации – 3000 рублей.

Для целей налога на прибыль сумму компенсации можно признать по норме 1200 рублей.

31 августа проводки будут такими:

Дебет 20 Кредит 73 — 3000 руб. – сумма компенсации отражена в расходах (приложение – бухгалтерская справка-расчет суммы компенсации за август 2016 года);

Дебет 73 Кредит 51 — 3000 руб. – перечислена сумма компенсации работнику;

Дебет 99 Кредит 68 — 360 руб. ((3000 руб. – 1200 руб.) × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Не многие вообще понимают, что значит оплата ГСМ и компенсация использования личного транспорта. И работодатели с успехом этим пользуются. Хотя их обязанность компенсировать сотруднику затраты закреплена статьей 188 Трудового кодекса. Однако, как будет видно ниже, ее использование – не лучший вариант. Гораздо больше полезной информации содержат Гражданский и Налоговый кодексы. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, которые они дают, нужно правильно подойти к вопросу.

Часто сотрудника ставят перед выбором: или едешь за 300 км в другой город по жаре на автобусе, или езжай на своей машине. Ему и в голову не приходит, что расходы за оплату ГСМ и не только могут и должны быть ему компенсированы. Предприятия используют юридическую неграмотность работников. Большинство не знают, что такое оплата ГСМ на работе и компенсация затрат.

С этим сталкивался каждый, кто хоть раз пытался работать торговым представителем. Еще один пример, где сотрудники чаще всего используют собственный транспорт – такси. Чтобы получить компенсацию, использовать автомобиль или другое имущество работник должен только с ведома и разрешения руководства. Причем все должно быть оформлено документально.

Компенсация затрат работника в рамках трудового договора выгодна прежде всего работодателю. Ведь всегда можно ограничить ее размером, предусмотренным постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 года: 1200 рублей – для автомобилей с объемом двигателя менее 2000 см³ и 1500 рублей – для автомобилей с объемом двигателя более 2000 см³.

Используется гораздо реже – в основном, если на личном транспорте осуществляется перевозка грузов. Представим компанию по организации квартирных переездов. Вместо того чтобы приобретать автомобиль или брать его в аренду, она могла бы заключить с грузчиком, имеющим в собственности нужный автомобиль, договор на оказание транспортных услуг.

Таким образом, грузчик выполнял бы свои непосредственные обязанности (погрузку и разгрузку) в рамках трудового договора. И уже в частном порядке оказывал бы услуги по перевозке этих грузов из точки А в точку Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить ИП, ведь предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.

Для сдачи авто в аренду или оказания транспортных услуг работнику потребуется оформить ИП. Строго говоря, сдать свой автомобиль в аренду он может, не будучи предпринимателем. Однако если таких автомобилей несколько, то оформить ИП все-таки придется. Кроме того, в этом случае он платит меньший налог – 6 % на УСН-доходы, вместо 13 % НДФЛ. Однако с его официальной зарплаты по-прежнему удержат НДФЛ 13 %.

Тут есть еще один важный нюанс. Независимо от результатов деятельности ИП должен заплатить страховые взносы, даже если у него нет наемных сотрудников. Сумма фиксирована и в 2018 году составляет 32385 рублей. Однако если доход ИП превышает 300 000 рублей в год, то взимается дополнительный платеж 1 % от разности «доход минус 300 000 рублей».

Представим, что Иван сдал свой автомобиль ООО «Ромашка», сотрудником которого он является, за 100 000 рублей в месяц. При этом фирма берет на себя текущий и капитальный ремонт машины, а также оплату ГСМ и прочих расходников.

Не оформляя ИП, в год сотрудник получил бы «на руки» всего 1 044 000 рублей. Работодатель, выступая налоговым агентом Ивана, самостоятельно удержал бы с этой суммы 13 % НДФЛ. В то же время, оформив ИП на УСН «Доход», Иван заплатил бы следующие налоги:

страховые взносы в ПФР: 32385 + 1 % × (100 000 × 12 — 300 000) = 41385 рублей;
страховые взносы на медицинское страхование: 5840 рублей;
УСН 6 %: 100 000 × 12 × 6 % — 41385 — 5840 = 24775 рублей.

Соответственно, его чистый доход составил 100 000 × 12 — 41385 — 5840 — 24775 = 1 128 000 рублей. Причем 41385 рублей пошли бы на будущую пенсию Ивана, а не в казну государства. Таком образом, экономия на налогах составила бы 125 385 рублей в год. Или чуть больше 10000 рублей в месяц.

Кроме того, в первом случае Иван платит НДФЛ сразу. Фактически, он этих денег даже не видит – налог за него перечисляет работодатель. Во втором Иван получает «на руки» всю сумму. И только затем платит налоги. Причем он может распределять их как ему угодно в течение года – главное, заплатить все не позднее 31 декабря.

Возможность управлять сроками уплаты налогов дает существенное преимущество. Допустим, Иван решил равномерно распределить налоговую нагрузку и каждый квартал выплачивать положенную сумму.

Таким образом он может дополнительно освободить следующие суммы:

январь – 100 000 × 13 % = 13000 рублей;
февраль – 100 000 × 13 % +13000 = 26000 рублей;
март – 100 000 × 13 % + 13000 + 13000 = 39000 рублей.

До конца марта он может использовать эти деньги по своему усмотрению. И только затем заплатить соответствующий платеж по страховым взносам, уменьшив тем самым авансовый платеж по УСН «Доходы».

На первый взгляд кажется, что суммы небольшие. Но стоит Ивану увеличить доход в 10 раз – сдать в аренду несколько машин или вместо аренды выбрать лизинг, экономия станет внушительной.

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Что должен включать расчет компенсации за использование личного транспорта сотрудника? Он должен быть составлен на предполагаемых показателях, чтобы определить сумму компенсации, которая будет указана в соглашении? Если сотрудник в течение месяца не совершит ни одной поездки по служебным целям, ему полагается компенсация по соглашению? Если да, можно ли принять ее в расходы по налогу на прибыль в таком случае?

/ условие / В июле пробег служебного автомобиля Kia Rio 1.4 (2009 года выпуска) — 208 км, все поездки — по Москве. Базовая норма расхода — 8,6 л/100 км. Коэффициенты: 10% — за возраст автомобиля, 35% — за работу в Москве.

/ решение / Базовую норму увеличиваем на 45%10% + 35% = 45%, получаем — 12,47 л/100 км8,6 л/100 км + 8,6 л/100 км х 45% = 12,47 л/100 км. Нормативный расход на 208 км — 25,94 л12,47 л/100 км x 208 км = 25,94 л.

Что касается грузовиков, то к базовой норме расхода прибавляется дополнительный расход, который зависит от того, груз какой массы и на какое расстояние перевезен. Например, для грузовых машин с бензиновым двигателем максимальное увеличение составит 2 л на тонну груза в расчете на 100 км пробега.

Учтите, если вы будете списывать топливо для грузовиков по нормативам из Методических рекомендаций, то в форму путевого листа нужно будет включить данные о пробеге с грузом и массе груза. Только так можно соблюсти алгоритм расчета норматива, предусмотренный в документе. А если автомобиль еще и ездит не только по городу, но и за его пределами, то, чтобы применить повышающий коэффициент для расхода ГСМ в городском цикле, необходимо отдельно выделять пробег по городу.

Компенсация ГСМ – это ситуация, при которой администрация за использование авто сотрудника в экономических интересах производства или оказания платных услуг возвращает деньги, потраченные владельцем авто:

на приобретение бензина, солярки, моторного, трансмиссионного масла;
в зимнее время за покупку охлаждающей жидкости (тосола);
средства для покрытия амортизационных расходов и так далее.

Понятно, два физических лица в данной ситуации разойдутся по-братски. Заплатит за услугу наличными без составления официального соглашения, хотя это нарушение текущего законодательства. Юридическое лицо не может так поступать, а оформляет компенсационные выплаты документами.

Официальное оформление

Гражданский законодатель разработал и утвердил для практического пользования 3 договора:

Оформляет с водителем соглашение, дополняющее трудовой договор.
Вторым рациональным способом следует заключение договора аренды.
Последним неплохим решением является подписание между сторонами соглашения об автотранспортных услугах.

Три соглашения, одобренные текущим гражданским законодателем, являются официальными, адаптированы практически ко всем ситуациям.

Дополнительное соглашение

Априори человек, устраивающийся на работу в фирму, заключает с администрацией трудовой договор. Если компания нуждается в использовании автотранспорта работника, то несложно прийти к согласию заключением дополнительного трудового соглашения.

Вступление

Современный мир требует от работающего человека мобильности, и своя машина хорошо в этом помогает. Однако, использование личного авто для выполнения корпоративных поручений может влететь в копеечку. В первую очередь из-за расходов на потраченные горюче-смазочные материалы (ГСМ). Однако, согласно законодательству, начальство обязано помочь покрыть расходы на автосредства передвижения, если те принадлежат подчинённому, а не фирме. Но есть несколько нюансов, которые берётся осветить эта статья.

Вопросы, так или иначе относящиеся к возмещению затрат на использование автомашины сотрудника организации, могут быть рассмотрены только при условии четкого их разделения по признакам регулирования тем или иным законодательным актом. Дело в том, что компенсации за аренду либо ссуду автомобиля регламентируются ГК РФ, а вопросы возмещения расходов за использование машины – Трудовым кодексом РФ и большим количеством подзаконных актов. Компенсация ГСМ

Как и любая другая личная вещь работника, автомобиль, предоставленный им для нужд предприятия, также подпадает под правила возмещения расходов.

Логичным было бы предположить, что работодатель буквально будет исполнять требования закона. И компенсация будет соответствовать реальным затратам работника. Однако реальность, как это всегда бывает, очень далека от идеала.

Часто работодатель устанавливает условием найма сотрудника наличие у претендента на рабочее место личного автомобиля. Для того, чтобы в этом убедиться, достаточно заглянуть в объявления о приеме на работу.

При этом к автомобилю обычно предъявляются определенные требования, например сниженный расход топлива, малолитражность, нужная работодателю грузоподъемность, вид топлива (газ, бензин, солярка), пассажировместимость и т.д. Компенсация ГСМ сотрудникам использующих личный транспорт

Никто не будет препятствовать гражданину с автомобилем «Роллс-Ройс» занять вакансию водителя-экспедитора, если на то есть его желание. Но дело в том, что в бюджет предприятия могут быть заложены траты на ГСМ и износ автомобиля с объемом двигателя 1,2 и расходом топлива 5 литров бензина АИ-92 на 100 км при необходимости перевозить сельхозпродукцию. Поэтому владельца «Роллс-Ройс» предупредят, что оплата ГСМ будет производиться из расчета только в рамках бюджета предприятия, а не реального расхода «Роллс-Ройса» в 15 литров бензина EURO-5 на 100 км.

Разумеется, данный пример утрирован, но он отображает общую тенденцию. Поэтому претенденту на трудоустройство следует внимательно оценить, в каком объеме работодатель предлагает компенсацию, какую именно работу ему придется исполнять, и уж тем более не подписывать бездумно договор. Просто нужно помнить, что работодатель в первую очередь заботится о своей выгоде, а не о выгоде работника, а потому любыми способами попытается снизить размеры компенсаций за использование машины, ее износ и ГСМ.

Видео – Компенсации ГСМ за использование личных авто

Важно! Арендная плата является налогооблагаемым доходом, получаемым работником (НДФЛ). Однако поскольку выплаты по аренде носят гражданско-правовой характер, связанный с передачей внаем имущественных объектов, никакие обязательные платежи по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию из арендной платы не удерживаются. Выплаты за оказываемые услуги при аренде транспортного средства с экипажем подлежат и налогообложению. А также начислению взносов по всем обязательным видам страхования.

Традиционно при рассмотрении вопросов о компенсациях работнику за горюче-смазочные материалы возникает стойкая ассоциация с использованием личного автомобиля работника в служебных целях. На самом деле ни в Трудовом кодексе, ни в другом нормативном акте речи об автомобиле не идет.

Трудовой кодекс говорит о любом виде личного имущества работника, используемого в производственных целях. Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

То есть работнику положена компенсация во всех случаях применения личного имущества для исполнения своих рабочих обязанностей. При этом имущество может быть любым, включая машины, мотоциклы, моторные и весельные лодки, бензопилы, швейные машинки, лопаты и т.д.

Соответственно, и возмещение трат на ГСМ полагается не только в отношении автомобиля, но и при использовании любой личной вещи, требующей заправки горючим, смазывания и т.д.

Помимо компенсации расходов, связанных с использованием личной вещи работника, Трудовой кодекс обязывает работодателя производить также амортизационные выплаты, то есть компенсации, связанные с износом личной вещи работника. Компенсации по выплате сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях без путевого листа

Разумеется, для осуществления компенсационных выплат имеются свои строгие правила. Так, выплаты осуществляются в соответствии с:

Договором между работодателем и работником, в котором изъявляются согласие работника использовать свою личную вещь в служебных целях и обязательство работодателя компенсировать работнику понесенные им расходы на компоненты, необходимые для работы вещи.
Учетом времени использования вещи в связи со служебными нуждами.
Нормативами амортизации и затрат на ГСМ, установленными исходя из технических характеристик вещи либо экспериментальным путем, либо по договоренности между работником и работодателем. Следует знать, что законодательство не устанавливает норм расчета амортизации, оставляя эти на вопросы на усмотрение сторон трудового договора.

При использовании автомобиля, находящегося в собственности работника, работодатель не переводит машину на свой баланс и, соответственно, не может отнести ее к основным средствам предприятия. Именно в силу этого предприятие не может списывать расходы на компенсации, как валовый расход предприятия. Поэтому производятся они из чистой прибыли предприятия.

При этом Постановлением Правительства РФ за номером 92 от 8.02.2002 года установлены пределы затрат предприятия на компенсацию, которые будут вычтены из налогооблагаемой прибыли. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92

Так, пределом не облагаемой налогом суммы прибыли, которая будет направлена на компенсирование, в соответствии со , станут:

Объем двигателя автомобиля	Потолок компенсаций за использование, ГСМ и амортизацию

До 2,0 см3 1, 2 т.р. Более 2,0 см3 1,5 т.р.

Таким образом, налогооблагаемую прибыль предприятия можно снизить только на приведенные в таблице суммы. Затраты сверх этих лимитов не снижают налогооблагаемую прибыль предприятия. При выплате компенсации сверх лимита возмещение за ГСМ также относится к расходам на производство и реализацию, которые не снижают налоговую базу. Как учитывать выплаты компенсации

Оформление компенсационных сумм, как расходов, возможно только после фактической выплаты компенсации работнику.

Исходя из вышеизложенного, следует, что назначение компенсационных выплат выгодно предприятию. Только, если сумма компенсаций не превышает или ненамного превышает установленные лимиты. Если компенсации существенно выше лимитов, то с целью экономии на налогах стоит рассмотреть возможности взятия автомобиля в аренду.

Компенсация за использование личного автомобиля

Вся работа предприятия предусматривает использование разнообразных ресурсов. Одним из них выступает бензин.

Цель его применения определяется родом деятельности предприятия. Он может относиться к производственным запасам или нет.

Если же предприятие занимается выпуском продуктов питания, но при этом самостоятельно доставляет свой товар в пункты реализации, то он относится к непроизводственным затратам, но при этом учитывается при расчете финансовых результатов.

Если же бензин используется как средство обеспечения передвижения лица, имеющего определенное поручение, связанное с нуждами предприятия, то такие расходы учитываются, но не влияют на прибыль.

Обратите внимание на то, что бензин может использоваться как горючее не только для заправки и приведение в действие автотранспорта.

Он может применятся для заправки рабочего оборудования, такого как бензиновый триммер или пилка.

В таком случае он может относиться к общехозяйственным расходам, если это оборудование применяется для облагораживания прилегающей территории.

Но в случае, когда данные приборы являются средством получения прибыли, он относится к производственным затратам.

Как видите, данный вопрос содержит массу нюансов, в которых стоит более детально разобраться.

В данной статье будет использован ряд терминов, не относящихся к финансовой сфере, но имеющих непосредственное отношение к обсуждаемому вопросу. Рассмотрим их значение.

Топливная карта	Это технический расчетный инструмент, в который встроен процессор. Она дает право владельцу на получение топлива в количестве, которое было заранее оплачено
Горюче-смазочные материалы (ГСМ)	Это нефтепродукты, которые используются в качестве топлива и смазки для транспорта или специального оборудования
Бензин	Это бесцветная жидкость, относящаяся к ГСМ, получаемая путем переработки нефти

Горюче-смазочные материалы, в частности бензин,являются материалами, без которых сложно сегодня представить работу любого предприятия.

В зависимости от того, с какой целью используется материал, его можно отнести к производственным, что позволит уменьшить налоговую базу, увеличить себестоимость продукции и правильно высчитать окончательную цену товара, поставляемого предприятием своим потребителям.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что учет ГСМ, как и других материалов, ведется с целью правильного расчета финансовых результатов, осуществления финансового планирования, а также расчетов с бюджетом в виде налоговых платежей.

Определение топливной карты мы уже давали в одном из предыдущих пунктов. Рассмотрим какие бывают их виды.

Их различают по наличию ограничений:

Лимитированные	Установлено определенное количество средств, которые необходимо использовать за определенный период
Не лимитированные	Пользование средствами, внесенными на карту.Не ограничено их величиной и временем применения

Еще одним методом классификации является учетная единица. По этому признаку различают:

Литровые	Это карта, которая выдается на заранее оплаченный объем топлива
Денежная	На карте содержится денежная сумма, из которой в последствии ведется вычет при оплате материалов

Использование топливных карт – удобный и выгодный способ расчета. Поэтому он часто используется юридическими лицами. При этом важно, чтобы на предприятии велся правильный учет средств.

Для этого используют план счетов, а также разработанная учетная политика, которая должна содержать информацию о:

стоимости ГСМ;
методе учета расходов на ГСМ;
о методах внесения карт на баланс предприятия;
создании специального учетного журнала;
наименование места хранения ГСМ.

Для учета используются специальные листы.

Учет и списание ГСМ по топливным картам должны подтверждаться документально. Он изготавливается предприятием, обеспечивающим поставку бензина.

Стоимость карты указывается в договоре на поставку или товарной накладной. Если такова используется. Со стоимости карты, как и любого товара, уплачивается НДС.

Для его расчета используется счет-фактура, а для вычета – книга закупок. Все затраты, которые несет предприятие в связи с изготовлением карты, относятся к расходам, которые фиксирует бухгалтерская справка.

Карта выдается ответственному лицу под роспись. Учет материалов,которые по ней полагаются, ведется на основании таких документов:

Как именно они применяются, вы можете увидеть в таблице, представленной в пункте выше.

Помимо бухгалтерского учета на предприятии в обязательном порядке ведется налоговый учет ГСМ и топливных карт. Предприятие, как потребитель, уплачивает НДС с такого товара как топливная карта.

Вычет производится в случае, если операции, для которых приобретена карта, облагаются НДС. Эта операция проводится после принятия карты на учет и получения счета-фактуры.

Топливо может быть внесено в расходные материалы и его стоимость уменьшит налогооблагаемую базу в случае, если оно применялось непосредственно с целью получения дохода, что подтверждено документально.

В некоммерческих организациях не предусмотрено получение дохода. Поэтому учет они осуществляют несколько другими методами. НКО не оплачивает налог на прибыль, следовательно, не ведется налоговый учет.

Для решения многих задач в НКО могут использоваться ГСМ. Они,как и у других предприятий, учитываются на счету 10.3.

Видео: учет путевых листов и ГСМНо так как их расход не связан с производством, то использование бензина отражается на счете 26 – «общехозяйственные расходы». В остальном проводки имеют такой же вид, как и у коммерческих предприятий.

о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
издержках на покупку топлива и иных материалов;
суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.