Обязательные документы в отделе кадров в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы в отделе кадров в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

27 кадровых документов, без которых не обойтись

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

• Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
• Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
• Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

10 важных нововведений для кадровика в 2022 году

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

10 главных ошибок при ведении кадрового учета в 2022 году

С 01.02.2022 удержать денежные средства из заработной платы работника по исполнительным листам можно только таким образом, чтобы у работника осталась сумма прожиточного минимума для трудоспособного населения⁸ . Исключение составляют требования:

• по взысканию алиментов⁹ ;
• возмещению вреда жизни и здоровью;
• в связи с потерей кормильца;
• возмещению ущерба, причиненного преступлением.

По общему правилу вопросы с остатком денежных средств в размере прожиточного минимума будут решаться с судебными приставами. Должнику следует написать заявление и указать счет, с которого нельзя списывать денежные средства в размере, превышающем прожиточный минимум. Но работодателям тоже полезно знать об этом нововведении, т. к. исполнительные листы очень часто попадают им в руки.

Связанный материал На работника пришел исполнительный документ № 02 / 2018

См. статью «На работника пришел исполнительный документ» в № 2’ 2018

С 01.01.2022 немного изменятся правила оплаты дополнительного отпуска при производственной травме или профессиональном заболевании¹⁰ .

Связанный материал Суды о предоставлении дополнительных отпусков № 08 / 2021

См. статью «Суды о предоставлении дополнительных отпусков» в № 8’ 2021

Согласно подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона № 125‑ФЗ работодатель обязан предоставлять сотруднику, который нуждается в санаторно-курортном лечении из-за производственной травмы, профессионального заболевания, дополнительный оплачиваемый отпуск на весь период лечения, включая проезд к месту лечения и обратно.

По новым правилам за 2 недели до даты начала допотпуска работодатель должен направить в ФСС РФ сведения о застрахованном лице, сведения из приказа о предоставлении отпуска, расчет размера оплаты отпуска, сведения о способе получения оплаты отпуска работником. Форма предоставления этих сведений будет утверждена дополнительно ФСС РФ.

Сам отпуск оплачивается фондом в течение 2 рабочих дней с даты принятия решения об оплате в размере среднего заработка работника.

С 01.03.2022 женщины смогут работать в авиационной отрасли (авиационным механиком, инженером по техническому обслуживанию самолетов и вертолетов и др.)¹¹.

Также уточнены конкретные профессии, по которым не могут работать женщины при выполнении котельных, холодноштамповочных, волочильных и давильных работ, на работах по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонта нефтепромыслового оборудования. К ним относятся: котельщик; токарь на ручных токарно-давильных станках; чеканщик на работах ручным пневматическим инструментом; слесарь по монтажу и ремонту оснований морских буровых и эстакад; слесарь-ремонтник, занятый монтажом и обслуживанием технологического оборудования и ремонтом нефтепромыслового оборудования; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования, занятый обслуживанием и ремонтом технологического оборудования.

Кроме этого, исключено положение о необходимости подтверждения безопасности условий труда заключением государственной экспертизы (при желании женщин работать в запрещенных профессиях). Теперь будет достаточно результатов специальной оценки условий труда.

В целом срок действия перечня работ, на которых ограничен труд женщин, установлен до 01.03.2028.

Связанный материал Как провести спецоценку условий труда: пошаговая инструкция № 11 / 2018

См. статью «Как провести спецоценку условий труда: пошаговая инструкция» в № 11’ 2018

С 01.03.2022 Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» дополнен ст. 13.2. Согласно ей работодатели обязаны обеспечить трудоустройство инвалидов в соответствии с установленной квотой¹² :

Связанный материал Квотирование рабочих мест для инвалидов № 08 / 2014

См. статью с образцами документов «Квотирование рабочих мест для инвалидов» в № 8’ 2014

• если работников более 100 человек, то квота составляет от 2 до 4% от среднесписочной численности работников;
• если число работников от 35 до 100, то квота – ​до 3%.

Конкретный размер будет устанавливаться законом субъекта РФ.

При определении среднесписочной численности работников не учитываются:

• работники, занятые в филиалах и представительствах, расположенных в других регионах;
• работники, условия труда на рабочих местах которых отнесены к вредным и/или опасным.

При этом филиалы и представительства должны соблюдать квоту отдельно по своей численности работников.

Обязанность работодателя по соблюдению квоты будет считаться выполненной только при заключении трудового договора с инвалидом. Если до вступления в силу данных законодательных изменений изменений можно организовать рабочие места для инвалидов только в штатном расписании формально, то с марта следующего года нужно будет реально оборудовать рабочие места и трудоустраивать таких граждан. Обращаем внимание, что за несоблюдение квоты приема на работу инвалидов к административной ответственности по ст. 5.42 КоАП РФ могут привлечь должностное лицо работодателя. Штраф составит от 5000 до 10 000 рублей.

9 изменений, вступающих в силу в начале 2022 года

Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.

Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.

В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота (СЭД), будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Для внедрения ЭДО работодатель сможет использовать портал «Работа в России» или свою собственную информационную систему. Но ЭДО через портал «Работа в России» будет существенно проще и дешевле – ​для подписания документов будет достаточно ЭЦП, оформленной на портале госуслуг.

Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать:

• сведения об используемой системе ЭДО;
• порядок доступа к ней;
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
• дата введения ЭДО;
• срок уведомления работников о введении;
• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

Далее нужно будет уведомить каждого работника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придется продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причем безвозмездно. Однако законодатель рассчитывает, как и в случае с трудовыми книжками, в конце концов всех перевести в электронный формат. Поэтому сотрудники, принимаемые на работу после 31.12.2021 или не имеющие до этой даты трудового стажа, обязаны использовать ЭДО, их согласие получать не требуется.

Работодатель должен будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) (в своей СЭД):

1) при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений,

2) а также при подписании приказов / распоряжений о применении дисциплинарных взысканий, уведомлений об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Для подписания иных документов можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Если ЭДО ведется через портал «Работа в России», то во всех случаях можно будет использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Согласно закону, работник сможет подписывать электронные документы следующими видами ЭЦП: УКЭП, УНЭП (выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства или порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора), простая электронная подпись (если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, подойдет не для всех документов).

Если ЭДО будет внедрен с использованием системы «Работа в России», то работник также сможет использовать простую электронную подпись (если у него подтверждена учетная запись на портале госуслуг).

Обратите внимание, что расходы на изготовление электронной подписи работнику (в случае ее отсутствия) будет нести работодатель.

Добавим также, что большая часть изменений вступила в силу с момента опубликования федерального закона (22.11.2021), часть – ​с 1 сентября 2022 года (касающаяся использования портала «Работа в России»¹³), и еще часть – ​с 1 марта 2023 года.

Кстати, одно из изменений, уже вступивших в силу — приказ о приеме на работу становится не обязательным документом. Прием на работу, согласно ст. 68 ТК РФ теперь может оформляться только трудовым договором. Правда, мы бы не рекомендовали торопиться отказываться от приказа, ведь в трудовую книжку (и СЗВ-ТД) запись вносится на основании приказа

В заключение отметим, что о ряде других изменений, которые вступят в силу в начале года, мы писали в новостях журнала. Например, мы рассказывали, что с 01.01.2021 работодателям придется указывать сведения о вакансиях на платформе «Работа в России».

В Пенсионный фонд работодатель отчитывается по форме СЗВ-М ежемесячно и ежегодно по СЗВ-СТАЖ. С 2020 года к этим двум отчетам добавился отчет СЗВ-ТД.

Форма СЗВ-М. Эта форма кадровой отчетности утверждена Постановлением Правления ПФ РФ № 83п в 2016 году. Отчет включает сведения о тех работниках, за которых работодатель делает отчисления в ПФР. Это работающие по гражданско-правовым и трудовым договорам. Предоставлять отчет в Пенсионный фонд должны все, кто трудоустраивает сотрудников:

• российские предприятия и их филиалы;
• иностранные организации;
• ИП и самозанятые: адвокаты, детективы, нотариусы.

Если в штате компании есть работающие по договорам ГПХ или трудовым — отчетность по форме СЗВ-М подается, даже, если в расчетном периоде не было выплат и не велась деятельность.

Срок сдачи отчета: не позже 15 числа месяца, следующего за расчетным.

Подробнее о том, как заполнить и когда сдавать отчет СЗВ-М, смотрите в материале на нашем сайте.

Отчет СЗВ-СТАЖ. Это ежегодный отчет кадровика. Срок сдачи СЗВ-СТАЖ — не позже 1 марта после окончания отчетного года (для отчета за 2020 год — до 1.03.2021). Сдают отчеты по форме СЗВ-СТАЖ все работодатели, которые оплачивают страховые взносы за сотрудников: российские и иностранные компании, ИП.

Читайте экспертный материал о порядке заполнения и сдачи отчета, а также разборы нестандартных ситуаций

СЗВ-ТД. Обязанность предоставить кадровые отчеты в ПФ возникаету кадровика только при определенных событиях: увольнение / прием на работу или подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.

Сроки сдачи кадровой отчетности по СЗВ-ТД с 2021 года:

• не позднее 15 числа следующего месяца после перевода на другую работу или приема заявления о виде трудовой книжки (бумажном / электронном);
• при увольнении / приеме на работу, не позднее 1 рабочего дня после издания приказа о расторжении / оформлении трудовых отношений.

Способы передачи отчетности через Кабинет страхователя:

• сервис «Загрузить подготовленный документ» в ЕСИА;
• если нет регистрации в ЕСИА, воспользуйтесь сервисом «Загрузить проект отчетности» на сайте ПФ.

Напомним, что с января 2021 года штрафуют за ошибки или нарушение сроков подачи не только СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, но и за СЗВ-ТД. Сумма штрафа — от 300 до 500 рублей. Вместо денежной санкции могут выписать предупреждение (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ). За нарушение сроков сдачи статистической отчетности грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица и до 70 0000 рублей для юридического (ст. 13.19 КоАП РФ).

Чтобы не нарушить сроки сдачи отчетов в ПФР и не получить штраф, скачайте таблицу Кадровые отчеты 2022

Кадровая отчетность по статистическим данным — самая многочисленная. Чтобы не запутаться, какие данные нужно сдавать вашей компании, уточните эту информацию на официальном сайте ведомства. Узнать, какие отчеты подаются в статистику можно по ИНН на странице данных о кодах статистики и перечня форм.

Обратите внимание, Росстат изменил сроки сдачи отчетов. Для некоторых отчетов установили не предельный срок сдачи, а период, в течение которого необходимо сдать отчет.

Например, квартальную форму № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации» надо сдавать с 1-го рабочего дня по 30-е число после отчетного периода.

Форму № 7-травматизм – с 1-го рабочего дня, следующего за отчетным годом, по 25 января.

Годовую форму № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» надо сдавать с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января.

Для месячной и квартальной формы № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» срок сдачи — с 1 рабочего дня по 15-е число после отчетного периода.

Посмотреть новые сроки кадровых отчетов в Росстат можно в таблице.

В крупных компаниях для военного учета создают военно-учетные столы. Отдельная штатная единица выделяется на каждые 2000 сотрудников. Если в компании меньше 500 человек, учет ведет кадровый специалист вместе с основными обязанностями.

Какие виды отчетов организации сдают в военкомат:

– форма 6 – о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе;

– форма №18 – сведения о воинском учете в организации.

Оба отчета подаются не позже 31 декабря предыдущего года на 1 января следующего.

Если на предприятии нет ни резервистов, ни забронированных, форма 6 отделом кадров не заполняется и не сдается.

Ежегодно кадровики подают в военный комиссариат такие сведения:

– до 15 сентября – список сотрудников мужского пола в возрасте 15 и 16 лет;

– до 1 ноября – список сотрудников-мужчин, подлежащих постановке на воинский учет.

Полную информацию о том, какие отчеты сдавать в каждое ведомство и в какие сроки, смотрите в файле Кадровая отчетность 2022: таблица

Поделиться статьей:

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• копия паспорта;
• копии актов гражданского состояния;
• копии документов воинского учета;
• копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
• приказы о поощрениях или наложении взысканий;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• докладные и объяснительные записки;
• акты нарушения трудовой дисциплины;
• приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Перечень документов в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

• на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
• каждый лист нумеруется;
• документы подшиваются в хронологическом порядке;
• сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
• максимальное количество листов в одном томе — 250;
• каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Номенклатура дел отдела кадров на 2021-2022 годы — образец

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 26 к приказу № 526 выглядит следующим образом:

• В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
  • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
  • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
• Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
• 2-я графа номенклатуры по форме приложения 26 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
• В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
• В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
• В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации».

Кадровое делопроизводство усложнилось в 2021, новые требования к документообороту, обработке персональных данных усилили роль кадровика в работе компаний. Ужесточились инспекционные требования. Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда.

О том, что сегодня проверяет Роспотребнадзор, читайте в нашем материале.

Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Вид документа	Назначение	Норма, предусматривающая его наличие
Правила внутреннего трудового распорядка	Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения работников, режим работы и отдыха, применяемые дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и т.д.	ст. 189 ТК РФ
График отпусков	Устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков	ст. 123 ТК РФ
Штатное расписание	Закрепляет структуру, численность и состав персонала, названия должностей	ст. 57 ТК РФ
Журнал инструктажа по охране труда	Подтверждает, что работники успешно прошли обучение по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Инструкции по охране труда	Устанавливают нормы безопасного поведения на рабочих местах	ст. 212 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	Фиксирует фактически отработанное сотрудниками время и служит основанием для начисления зарплаты	Постановление Госкомстата России №1 от 5.01.2004
Положение о персональных данных работников	Регламентирует состав, порядок обработки и хранения персональных данных, условия их передачи третьим лицам, получение согласия на обработку	ст. 88 ТК РФ Не вся документация по кадровому делопроизводству обязательна, некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер. Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена: коллективным договором; положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников; правилами работы с архивом; документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д. Оформляйте их по мере необходимости. Кадровое делопроизводство в 2021 В статьях 22.2-22.3. Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования к подписям сторон. Организация может вести электронный документооборот с помощью: Единой цифровой платформы «Работа в России». Разработанной самостоятельно информационной системы. Доступ к платформе «Работа в России» организован через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). Порядок взаимодействия портала Госуслуг с сайтом «Работа в России» и информационной системой работодателя должно утвердить Правительство. На данный момент такого документа нет. Его можно ожидать во второй половине 2022 года. Информационная система, собственной разработки, кроме обычных стандартных функций по созданию и редактированию документов должна иметь несколько обязательных функций: подписание электронного документа ЭЦП, хранение электронного документа, фиксация факта получения документа сторонами трудовых отношений. Расходы на разработку и поддержание информационной системы ЭДО, хранение документов и т.п. несет работодатель, их нельзя перекладывать на работников. Это касается и покупки ЭП работником, у которого ее нет на момент приема на работу. При создании электронных документов нужно соблюдать все требования по их составу и формату, которые установлены законодательством. В новой статье 22.1 ТК РФ четко говорится, что при создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов. Но, этот абзац вступает в силу только с 1 марта 2023 года. До этой даты можно применять неунифицированные формы и ждать, пока новые бланки разработают Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом. Этой теме полностью посвящена статья 22.2 Трудового кодекса РФ. Электронный документооборот вводится в компании на основании приказа, в котором нужно указать: сведения об информационной системе, с помощью которой будет вестись ЭДО; порядок доступа к ИС; перечень электронных документов; перечень работников, в отношении которых ведется кадровый ЭДО; срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот, дату введения электронного документооборота, которая не может быть ранее даты указанной на уведомлении. Кроме приказа о переходе на кадровый ЭДО нужно создать еще один документ под названием «Порядок осуществления электронного документооборота». В этом документе нужно прописать: сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника; порядок проведения инструктажа по взаимодействии с работодателем через ЭДО; исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе; взаимодействие работодателя с представительным органом работников и комиссией по трудовым спорам (при необходимости). Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило. Обе стороны трудовых отношений вправе подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (УЭП). Для простого обмена документами в ИС можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре. Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены. Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ. Руководитель обладает двойным правовым статусом: является единоличным исполнительным органом юридического лица; выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя. На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку. Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу. Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки. Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников. По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров. Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора. Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор; сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица; идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями); сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; место и дата заключения трудового договора. Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора. Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем…» Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора — они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий: срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора); гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте, только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда); режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя); условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути). Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов. Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму. Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ. На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225). Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать. Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д. В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под подпись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, поставьте на приказе соответствующую отметку. На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику. В шпаргалке собрана полезная информация из статьи: 15 правил для внесения сведений в унифицированную форму № Т‑3 (штатное расписание) 554.8 КБ Работодатель может заключить с работником трудовой договор, а работник в день, установленный трудовым договором, может не выйти на работу. Трудовой договор придется аннулировать. У работодателя есть такое право[1][2]. В данном случае работодателю не придется издавать приказ о приеме на работу, и, соответственно, у него нет обязанности подавать отчет СЗВ-ТД. Если работодатель издаст приказ в день выхода работника на работу, у него возникнет обязанность отправить отчет СЗВ-ТД в день издания приказа или на следующий день. Извлечение из Постановления № 730п[3] […]​ 1.8. […] форма СЗВ-ТД представляется работодателем […] в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения)[4]. […] При таком подходе издания приказов о приеме на работу, если работник не приступит к выполнению трудовых обязанностей, работодателю не придется корректировать форму СЗВ-ТД. Пример 1: Дата заключения трудового договора — 22.12.2021. Дата начала работы — 29.12.2021 (выход работника на работу). Дата издания приказа о приеме на работу — 29.12.2021. Дата сдачи отчета СЗВ-ТД — 29 или 30.12.2021. Таким образом, работодатель должен решить, стоит ли отказываться от оформления приказов о приеме на работу. Этот документ можно издать в день выхода работника на работу, а если последний не вышел по каким-либо причинам, то можно вообще не издавать, а трудовой договор аннулировать[7] в стенах своей организации. Это сделать проще, чем оформлять и подавать в ПФР корректирующие сведения. Извлечение из Постановления № 730п […] 2.7. В случае если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, необходимо отменить ранее представленные сведения в соответствии с пунктом 2.6 настоящего Порядка, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения. […] В заключение отметим: если информационная система (ИС) ПФР не примет СЗВ-ТД со ссылкой на трудовой договор, необходимо будет обратиться с запросом в службу технической поддержки ИС. [1] Часть 4 ст. 61 ТК РФ. [2] Славинская А. Н. Аннулирование // Кадровые решения. 2022. № 2. С. 43–47. [3] Здесь и далее Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (в ред. от 27.10.2020). [4] В извлечении выделено автором. [5] Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» внес изменения в ст. 68 ТК РФ (далее — Федеральный закон № 377-ФЗ). [6] Часть 1 ст. 68 ТК РФ в ред. Федерального закона № 377-ФЗ. [7] Часть 4 ст. 61 ТК РФ. Е. Н. Малькова, начальник отдела кадров ООО «Гидравлика» Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 2, 2022. Похожие записи: Печать для путевых листов в 2022 году Выплаты на 4 ребенка 2022 год Где берут справку о составе семьи для военкомата в Улан-Удэ