Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой срок хранения журнала вводного инструктажа ОАО РЖД». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.
Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:
- В течение года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журналы регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
- 3-летний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
- Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
- 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.
О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в материале..
Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).
Документооборот предприятия состоит не только из документов по охране труда, но и многих других разновидностей носителей информации. Для каждого из них законом установлен определенный срок хранения. Узнать больше о необходимой длительности хранения наиболее востребованных современными предприятиями видах документов вы можете здесь.
Сроки хранения документов по охране труда в 2020 году
Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны. Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 50/75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.
Одни документы оставляют в архиве совсем ненадолго — на год, три или пять лет, а другие постоянно или до момента, когда их заменят на новые. Это зависит от важности находящейся в них информации. Например, ведомости по обеспечению сотрудников молоком и другим питанием, спецодеждой и другими средствами хранятся только 1 год (п. 428), индивидуальными средствами защиты — 3 (п. 427), сертификаты безопасности — 5 (п. 408). Книги о несчастных случаях на предприятии — 45 (п. 424). Такой же срок предусмотрен для протоколов о травмах и авариях на производстве, а если они сопровождаются материальным ущербом или человеческими жертвами, то их оставляют навсегда (п. 425а).
Одними из важных документов является инструктажи по ОТ. На новом рабочем месте каждый сотрудник сталкивается с тем, что обязан пройти вводный инструктаж (п. 2.1.2 Порядка обучения по ОТ, утв. постановлением Министерства образования РФ от 13.01.2003 № 1/29). Итоги записывают в специальную книгу учета, которую нельзя уничтожать длительное время.
ВАЖНО!
Перечень Росархива четко оговаривает, сколько хранится журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда, — 45 лет (п. 423а).
Инструктаж обязателен и перед началом работ (п. 2.1.4 того же Порядка Минобразования РФ). И не важно, слесарь это или замдиректора, правила едины для всех. В Перечне указано, сколько хранится журнал регистрации первичного инструктажа по охране труда по сегодняшним правилам – почти полувековой период (п. 423а). Эти книги содержатся в надлежащем состоянии в отделе по ОТ. Если такового нет, то тогда в отделе кадров у сотрудника, который отвечает за обучение новых работников технике безопасности.
Немало протоколов, отчетов, деклараций соответствия, заключений специалистов остается в организации после внедрения мер по специальной оценке условий труда (СОУТ). Их необходимо содержать на предприятии от 45 до 75 лет, в зависимости от условий работы.
ВАЖНО! Если работники выполняют трудовые обязанности в обычной ситуации, то документы СОУТ держат в архиве 45 лет (по месту проведения). Если условия работы опасные или на здоровье сотрудников влияют вредные факторы, то предусмотрен двойной период 50/75 (п. 407).
В случае двойного периода сколько хранить — 50 или 75, выбирают исходя из ситуации, когда завершено делопроизводство. Если до января 2003 г. — 75, если после — 50.
Прежде чем выбросить лишние бумаги, хорошо проверьте, истек ли установленный законом срок хранения заполненных журналов инструктажей, отчетов по аттестации рабочих мест и других документов по ОТ. Иначе вы рискуете попасть под административную ответственность. Если проверяющие не найдут нужный журнал инструктажа по ОТ, книгу учета проверки знаний или отчет СОУТ, то они вправе оштрафовать как должностное лицо, так и компанию. Для ответственных сотрудников сумма достигает от 3000 до 5000 рублей, для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).