Не обязательные кадровые документы для ООО в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Не обязательные кадровые документы для ООО в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Бухгалтеры знают, как часто вносятся изменения в налоговое законодательство, но не меньше их происходит и в кадрах.

В 2021 году в соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н обновились правила ведения трудовых книжек, а Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ отменил обязательный выпуск приказов о приеме на работу. Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше. От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете.

Даже если вы обратились изначально к юристу и кадровому специалисту, составили все основные документы, разработали совместно формы и бланки, то это не значит, что даже полгода спустя они еще будут актуальными и законными.

Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии, когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения.

10 главных ошибок при ведении кадрового учета в 2022 году

Кроме базовых правил и законов, таких как Трудовой кодекс или закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, существуют особые правовые акты. К примеру, Постановление Правительства № 252 от 28.04.2007 содержит список профессий и должностей творческих работников, на которых распространяется действие отдельных статей ТК.

Кроме того, в зависимости от особенностей деятельности, закон предъявляет требования к квалификации сотрудников, к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы (они при длящемся нарушении увеличиваются в несколько раз).

Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника (не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность).

И наоборот — срочный договор заключают тогда, когда это делать запрещено.

Работодатель, у которого нет в штате грамотного специалиста, может не знать, что его трудовые договоры несут финансовые риски.

Пример: на период строительства объекта организация нанимает бригаду рабочих, с которыми заключает срочные трудовые договоры. При этом в контрактах не указывают привязку к дате окончания строительства, а просто пишут «на срок 3 года». Бригада выполняет работу быстрее — через 2,5 года, но уволить их только потому что объект сдан, нельзя, ведь у них договоры на 3 года, а не на 2,5. Если бы окончание срока трудового договора было привязано к дате завершения стройки и сдаче объекта — другое дело.

Конечно, это только один пример, таких нюансов в оформлении трудового договора гораздо больше.

Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:

• если появляются новые сотрудники;
• если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);
• вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.

Не отпускать работников на отдых или переносить отпуска просто так работодатель права не имеет.

Если более двух лет подряд не давать отпуск сотруднику, то можно получить штраф по статье 5.27 КоАП (30-50 тысяч рублей и выше).

Даже если сам работник согласен работать по несколько лет без длительного отдыха, то при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска. И это могут быть астрономические суммы, особенно если речь о руководителе, главбухе, топ-менеджере или другом высокооплачиваемом специалисте.

Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2020 № 88-17219/2020 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к. он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность. Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты.

Кроме того, т. к. ежегодно заработная плата индексируется, то в результате при увольнении работодатель заплатит сумму большую, чем заплатил бы, предоставляя отпуск ежегодно.

Пример: в 2020 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2021 году — 1000 рублей. За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года. В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2021 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей.

Если бы отпуск сотруднику предоставляли каждый год, то отпускные в 2020 году составили бы:

700 * 28 = 19 600

В 2021 году:

28 * 1 000 = 28 000

Всего — 47 600 рублей.

Разница между суммами — 8 400 рублей. А еще нужно заплатить с нее взносы.

27 кадровых документов, без которых не обойтись

Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).

Даже если сотрудник куда-то пропал, ему оформлен прогул, и он уволен заочно (хотя такой вариант мы не рекомендуем, слишком часто сотрудники оспаривают подобные увольнения), то отправить трудовую книжку по почте на адрес регистрации нельзя. Не говоря уже о том, чтобы выбросить.

Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.

Если задержать выдачу трудовой книжки, то штраф составит до 50 тысяч рублей на организацию, а на должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, как и при других нарушениях согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП.

• 10 главных ошибок при ведении кадрового учета в 2022 году

  2,7 тыс. 0

  Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

  Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

  Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

  Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

  За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

  • Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
  • Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
  • Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

  В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

  1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

  Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

  Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

  9 изменений, вступающих в силу в начале 2022 года

  График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

  Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

  Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

  8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

  Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

  А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

  Хранится в бухгалтерии.

  11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

  Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

  С 01.01.2022 Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»² будет дополнен ст. 15.2 «Ответственность за совершение нарушений законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Новая норма касается ответственности работодателя за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС РФ. В частности:

  • штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд будет составлять 200 рублей за каждый документ;
  • за непредставление / несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, штраф существенно выше – ​5000 рублей за каждый выявленный случай;
  • еще один штраф установлен за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС РФ, – ​штраф в размере 20% от суммы расходов, но не менее 1000 и не более 5000 рублей.

  Сейчас Законом № 255‑ФЗ установлена ответственность ст. 15.1 только за достоверность сведений, необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий. В ч. 2 статьи говорится о том, что если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату излишних сумм пособий, то виновные лица должны возместить страховщику причиненный ущерб.

  Напомним, что в настоящее время действует еще и ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»³ , устанавливающая ответственность работодателей в части нарушения правил представления расчета по страховым взносам. Согласно ей, за нарушение порядка представления расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам в форме электронных документов грозит штраф 200 рублей. За нарушение срока его представления – ​в размере 5% суммы страховых взносов за последние 3 месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый месяц с даты, когда он должен был быть представлен, но не более 30% от этой суммы и не менее 1000 рублей.

  Перечень кадровых документов, обязательных для организации

  С 01.02.2022 удержать денежные средства из заработной платы работника по исполнительным листам можно только таким образом, чтобы у работника осталась сумма прожиточного минимума для трудоспособного населения⁸ . Исключение составляют требования:

  • по взысканию алиментов⁹ ;
  • возмещению вреда жизни и здоровью;
  • в связи с потерей кормильца;
  • возмещению ущерба, причиненного преступлением.

  По общему правилу вопросы с остатком денежных средств в размере прожиточного минимума будут решаться с судебными приставами. Должнику следует написать заявление и указать счет, с которого нельзя списывать денежные средства в размере, превышающем прожиточный минимум. Но работодателям тоже полезно знать об этом нововведении, т. к. исполнительные листы очень часто попадают им в руки.

  Связанный материал На работника пришел исполнительный документ № 02 / 2018

  См. статью «На работника пришел исполнительный документ» в № 2’ 2018

  С 01.01.2022 немного изменятся правила оплаты дополнительного отпуска при производственной травме или профессиональном заболевании¹⁰ .

  Связанный материал Суды о предоставлении дополнительных отпусков № 08 / 2021

  См. статью «Суды о предоставлении дополнительных отпусков» в № 8’ 2021

  Согласно подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона № 125‑ФЗ работодатель обязан предоставлять сотруднику, который нуждается в санаторно-курортном лечении из-за производственной травмы, профессионального заболевания, дополнительный оплачиваемый отпуск на весь период лечения, включая проезд к месту лечения и обратно.

  По новым правилам за 2 недели до даты начала допотпуска работодатель должен направить в ФСС РФ сведения о застрахованном лице, сведения из приказа о предоставлении отпуска, расчет размера оплаты отпуска, сведения о способе получения оплаты отпуска работником. Форма предоставления этих сведений будет утверждена дополнительно ФСС РФ.

  Сам отпуск оплачивается фондом в течение 2 рабочих дней с даты принятия решения об оплате в размере среднего заработка работника.

  С 01.03.2022 женщины смогут работать в авиационной отрасли (авиационным механиком, инженером по техническому обслуживанию самолетов и вертолетов и др.)¹¹.

  Также уточнены конкретные профессии, по которым не могут работать женщины при выполнении котельных, холодноштамповочных, волочильных и давильных работ, на работах по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонта нефтепромыслового оборудования. К ним относятся: котельщик; токарь на ручных токарно-давильных станках; чеканщик на работах ручным пневматическим инструментом; слесарь по монтажу и ремонту оснований морских буровых и эстакад; слесарь-ремонтник, занятый монтажом и обслуживанием технологического оборудования и ремонтом нефтепромыслового оборудования; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования, занятый обслуживанием и ремонтом технологического оборудования.

  Кроме этого, исключено положение о необходимости подтверждения безопасности условий труда заключением государственной экспертизы (при желании женщин работать в запрещенных профессиях). Теперь будет достаточно результатов специальной оценки условий труда.

  В целом срок действия перечня работ, на которых ограничен труд женщин, установлен до 01.03.2028.

  Связанный материал Как провести спецоценку условий труда: пошаговая инструкция № 11 / 2018

  См. статью «Как провести спецоценку условий труда: пошаговая инструкция» в № 11’ 2018

  С 01.03.2022 Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» дополнен ст. 13.2. Согласно ей работодатели обязаны обеспечить трудоустройство инвалидов в соответствии с установленной квотой¹² :

  Связанный материал Квотирование рабочих мест для инвалидов № 08 / 2014

  См. статью с образцами документов «Квотирование рабочих мест для инвалидов» в № 8’ 2014

  • если работников более 100 человек, то квота составляет от 2 до 4% от среднесписочной численности работников;
  • если число работников от 35 до 100, то квота – ​до 3%.

  Конкретный размер будет устанавливаться законом субъекта РФ.

  При определении среднесписочной численности работников не учитываются:

  • работники, занятые в филиалах и представительствах, расположенных в других регионах;
  • работники, условия труда на рабочих местах которых отнесены к вредным и/или опасным.

  При этом филиалы и представительства должны соблюдать квоту отдельно по своей численности работников.

  Обязанность работодателя по соблюдению квоты будет считаться выполненной только при заключении трудового договора с инвалидом. Если до вступления в силу данных законодательных изменений изменений можно организовать рабочие места для инвалидов только в штатном расписании формально, то с марта следующего года нужно будет реально оборудовать рабочие места и трудоустраивать таких граждан. Обращаем внимание, что за несоблюдение квоты приема на работу инвалидов к административной ответственности по ст. 5.42 КоАП РФ могут привлечь должностное лицо работодателя. Штраф составит от 5000 до 10 000 рублей.

  Новая редакция раздела Х ТК РФ, который касается охраны труда, вступает в силу с 01.03.2022. Большинство изменений направлены на обеспечение безопасности рабочих мест и привлечение работников к реализации положений об охране труда. Выделим наиболее интересные новшества.

  1. Вводится запрет на работу в опасных условиях труда 4-го класса (новая статья 214.1 ТК РФ). Если по результатам спецоценки условия труда отнесены к 4-му классу опасности, руководитель работодателя обязан выполнить следующие действия, показанные в схеме.

  10 важных нововведений для кадровика в 2022 году

  Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.

  Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.

  В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота (СЭД), будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

  Для внедрения ЭДО работодатель сможет использовать портал «Работа в России» или свою собственную информационную систему. Но ЭДО через портал «Работа в России» будет существенно проще и дешевле – ​для подписания документов будет достаточно ЭЦП, оформленной на портале госуслуг.

  Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать:

  • сведения об используемой системе ЭДО;
  • порядок доступа к ней;
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
  • дата введения ЭДО;
  • срок уведомления работников о введении;
  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

  Далее нужно будет уведомить каждого работника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придется продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причем безвозмездно. Однако законодатель рассчитывает, как и в случае с трудовыми книжками, в конце концов всех перевести в электронный формат. Поэтому сотрудники, принимаемые на работу после 31.12.2021 или не имеющие до этой даты трудового стажа, обязаны использовать ЭДО, их согласие получать не требуется.

  Работодатель должен будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) (в своей СЭД):

  1) при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений,

  2) а также при подписании приказов / распоряжений о применении дисциплинарных взысканий, уведомлений об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

  Для подписания иных документов можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

  Если ЭДО ведется через портал «Работа в России», то во всех случаях можно будет использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

  Согласно закону, работник сможет подписывать электронные документы следующими видами ЭЦП: УКЭП, УНЭП (выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства или порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора), простая электронная подпись (если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, подойдет не для всех документов).

  Если ЭДО будет внедрен с использованием системы «Работа в России», то работник также сможет использовать простую электронную подпись (если у него подтверждена учетная запись на портале госуслуг).

  Обратите внимание, что расходы на изготовление электронной подписи работнику (в случае ее отсутствия) будет нести работодатель.

  Добавим также, что большая часть изменений вступила в силу с момента опубликования федерального закона (22.11.2021), часть – ​с 1 сентября 2022 года (касающаяся использования портала «Работа в России»¹³), и еще часть – ​с 1 марта 2023 года.

  Кстати, одно из изменений, уже вступивших в силу — приказ о приеме на работу становится не обязательным документом. Прием на работу, согласно ст. 68 ТК РФ теперь может оформляться только трудовым договором. Правда, мы бы не рекомендовали торопиться отказываться от приказа, ведь в трудовую книжку (и СЗВ-ТД) запись вносится на основании приказа

  В заключение отметим, что о ряде других изменений, которые вступят в силу в начале года, мы писали в новостях журнала. Например, мы рассказывали, что с 01.01.2021 работодателям придется указывать сведения о вакансиях на платформе «Работа в России».

  С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

  Важно!

  С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

  В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

  Важно!

  На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

  С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

  Важно!

  Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

  В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

  Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

  Номенклатура дел отдела кадров на 2021-2022 годы — образец

  Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

  Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

  За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

  Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

  Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

  Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

  Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

  Основным НПА, устанавливающим сроки хранения кадровых документов, можно назвать отмеченный выше перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

  В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236.

  Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

  Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

  Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года

  Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

  Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

  Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации».

  В статье 22.1 ТК РФ дано определение электронного документооборота в трудовых отношениях.

  Это: создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

  Организациям, которые перейдут на кадровый ЭДО, не нужно дублировать электронные документы на бумаге.

  В статьях 22.2-22.3. Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования к подписям сторон.

  Организация может вести электронный документооборот с помощью:

  1. Единой цифровой платформы «Работа в России».
  2. Разработанной самостоятельно информационной системы.

  Доступ к платформе «Работа в России» организован через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

  Порядок взаимодействия портала Госуслуг с сайтом «Работа в России» и информационной системой работодателя должно утвердить Правительство. На данный момент такого документа нет. Его можно ожидать во второй половине 2022 года.

  Информационная система, собственной разработки, кроме обычных стандартных функций по созданию и редактированию документов должна иметь несколько обязательных функций:

  • подписание электронного документа ЭЦП,
  • хранение электронного документа,
  • фиксация факта получения документа сторонами трудовых отношений.

  Расходы на разработку и поддержание информационной системы ЭДО, хранение документов и т.п. несет работодатель, их нельзя перекладывать на работников. Это касается и покупки ЭП работником, у которого ее нет на момент приема на работу.

  При создании электронных документов нужно соблюдать все требования по их составу и формату, которые установлены законодательством.

  В новой статье 22.1 ТК РФ четко говорится, что при создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов. Но, этот абзац вступает в силу только с 1 марта 2023 года. До этой даты можно применять неунифицированные формы и ждать, пока новые бланки разработают Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.

  Этой теме полностью посвящена статья 22.2 Трудового кодекса РФ.

  Электронный документооборот вводится в компании на основании приказа, в котором нужно указать:

  • сведения об информационной системе, с помощью которой будет вестись ЭДО;
  • порядок доступа к ИС;
  • перечень электронных документов;
  • перечень работников, в отношении которых ведется кадровый ЭДО;
  • срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот,
  • дату введения электронного документооборота, которая не может быть ранее даты указанной на уведомлении.

  Кроме приказа о переходе на кадровый ЭДО нужно создать еще один документ под названием «Порядок осуществления электронного документооборота». В этом документе нужно прописать:

  • сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
  • порядок проведения инструктажа по взаимодействии с работодателем через ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • взаимодействие работодателя с представительным органом работников и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

  Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило.

  Обе стороны трудовых отношений вправе подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (УЭП).

  Для простого обмена документами в ИС можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

  • Напомнит о сроках сдачи
  • Учёт переносы в выходные и праздники
  • Настраивается по вашим параметрам
  • Учитывает совмещение налоговых режимов

  Кадровое делопроизводство усложнилось в 2021, новые требования к документообороту, обработке персональных данных усилили роль кадровика в работе компаний. Ужесточились инспекционные требования. Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда.

  О том, что сегодня проверяет Роспотребнадзор, читайте в нашем материале.

  Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

  Вид документа	Назначение	Норма, предусматривающая его наличие
  Правила внутреннего трудового распорядка	Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения работников, режим работы и отдыха, применяемые дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и т.д.	ст. 189 ТК РФ
  График отпусков	Устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков	ст. 123 ТК РФ
  Штатное расписание	Закрепляет структуру, численность и состав персонала, названия должностей	ст. 57 ТК РФ
  Журнал инструктажа по охране труда	Подтверждает, что работники успешно прошли обучение по охране труда	ст. 212 ТК РФ
  Инструкции по охране труда	Устанавливают нормы безопасного поведения на рабочих местах	ст. 212 ТК РФ
  Табель учета рабочего времени	Фиксирует фактически отработанное сотрудниками время и служит основанием для начисления зарплаты	Постановление Госкомстата России №1 от 5.01.2004
  Положение о персональных данных работников	Регламентирует состав, порядок обработки и хранения персональных данных, условия их передачи третьим лицам, получение согласия на обработку	ст. 88 ТК РФ Не вся документация по кадровому делопроизводству обязательна, некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер. Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена: коллективным договором; положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников; правилами работы с архивом; документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д. Оформляйте их по мере необходимости. Документы, оформляемые при приеме на работу в 2022 году Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах. В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16): заявление о приеме на работу; анкета; копия паспорта; копии актов гражданского состояния; копии документов воинского учета; копия ИНН и т.д. Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего): трудовой договор и дополнительные соглашения к нему; приказы о приеме на работу, о внутренних переводах; приказы о поощрениях или наложении взысканий; договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает); соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне; докладные и объяснительные записки; акты нарушения трудовой дисциплины; приказ об увольнении. Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись. В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью: страницы паспортов; свидетельства о присвоении ИНН; карточки СНИЛС; свидетельства о браке и рождении детей; военные билеты. Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание. Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника. То же самое касается документов: об образовании; о повышении квалификации; об отсутствии судимости; аттестационных листов; характеристик с прошлых мест работы. Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик. Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе. Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя. Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом. В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных). Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства): на каждого сотрудника заводится отдельная папка; каждый лист нумеруется; документы подшиваются в хронологическом порядке; сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.; максимальное количество листов в одном томе — 250; каждый подшиваемый документ фиксируется в описи. Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала. Кадровая отчетность в 2022 году: формы, сроки, порядок представления Работодатель может заключить с работником трудовой договор, а работник в день, установленный трудовым договором, может не выйти на работу. Трудовой договор придется аннулировать. У работодателя есть такое право[1][2]. В данном случае работодателю не придется издавать приказ о приеме на работу, и, соответственно, у него нет обязанности подавать отчет СЗВ-ТД. Если работодатель издаст приказ в день выхода работника на работу, у него возникнет обязанность отправить отчет СЗВ-ТД в день издания приказа или на следующий день. Извлечение из Постановления № 730п[3] […]​ 1.8. […] форма СЗВ-ТД представляется работодателем […] в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения)[4]. […] При таком подходе издания приказов о приеме на работу, если работник не приступит к выполнению трудовых обязанностей, работодателю не придется корректировать форму СЗВ-ТД. Пример 1: Дата заключения трудового договора — 22.12.2021. Дата начала работы — 29.12.2021 (выход работника на работу). Дата издания приказа о приеме на работу — 29.12.2021. Дата сдачи отчета СЗВ-ТД — 29 или 30.12.2021. Таким образом, работодатель должен решить, стоит ли отказываться от оформления приказов о приеме на работу. Этот документ можно издать в день выхода работника на работу, а если последний не вышел по каким-либо причинам, то можно вообще не издавать, а трудовой договор аннулировать[7] в стенах своей организации. Это сделать проще, чем оформлять и подавать в ПФР корректирующие сведения. Извлечение из Постановления № 730п […] 2.7. В случае если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, необходимо отменить ранее представленные сведения в соответствии с пунктом 2.6 настоящего Порядка, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения. […] В заключение отметим: если информационная система (ИС) ПФР не примет СЗВ-ТД со ссылкой на трудовой договор, необходимо будет обратиться с запросом в службу технической поддержки ИС. [1] Часть 4 ст. 61 ТК РФ. [2] Славинская А. Н. Аннулирование // Кадровые решения. 2022. № 2. С. 43–47. [3] Здесь и далее Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (в ред. от 27.10.2020). [4] В извлечении выделено автором. [5] Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» внес изменения в ст. 68 ТК РФ (далее — Федеральный закон № 377-ФЗ). [6] Часть 1 ст. 68 ТК РФ в ред. Федерального закона № 377-ФЗ. [7] Часть 4 ст. 61 ТК РФ. Е. Н. Малькова, начальник отдела кадров ООО «Гидравлика» Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 2, 2022. К вопросу о необходимости кадровых приказов Как заполнить СЗВ-ТД с учетом классификатора занятий с 1 июля 2021 года Форма СЗВ-ТД: новые правила заполнения с 1 июля 2021 года Таким образом, работодатель должен решить, стоит ли отказываться от оформления приказов о приеме на работу. Этот документ можно издать в день выхода работника на работу, а если последний не вышел по каким-либо причинам, то можно вообще не издавать, а трудовой договор аннулировать[7] в стенах своей организации. Это сделать проще, чем оформлять и подавать в ПФР корректирующие сведения. Извлечение из Постановления № 730п […] 2.7. В случае если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, необходимо отменить ранее представленные сведения в соответствии с пунктом 2.6 настоящего Порядка, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения. […] В заключение отметим: если информационная система (ИС) ПФР не примет СЗВ-ТД со ссылкой на трудовой договор, необходимо будет обратиться с запросом в службу технической поддержки ИС. [1] Часть 4 ст. 61 ТК РФ. [2] Славинская А. Н. Аннулирование // Кадровые решения. 2022. № 2. С. 43–47. [3] Здесь и далее Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (в ред. от 27.10.2020). [4] В извлечении выделено автором. [5] Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» внес изменения в ст. 68 ТК РФ (далее — Федеральный закон № 377-ФЗ). [6] Часть 1 ст. 68 ТК РФ в ред. Федерального закона № 377-ФЗ. [7] Часть 4 ст. 61 ТК РФ. Е. Н. Малькова, начальник отдела кадров ООО «Гидравлика» Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 2, 2022. Похожие записи: Договор дарения доли земельного участка между родственниками 2022 год Вычет с покупки автомобиля в 2022 году Льготы пенсионерам в Москве в 2022 году по налогам