Мотивированный отказ в предоставлении персональных данных по запросу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Мотивированный отказ в предоставлении персональных данных по запросу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Отказ от обработки персональных данных: как написать заявление

2. Отказ от предоставления персональных данных

3. Отказ в предоставлении информации персональные данные

3.1. Могут ли отказать в предоставлении товаров, оказании услуг или выполнении работ, если я не хочу давать согласие на обработку ПД?

4. Запрос из полиции о предоставлении документов

5. Персональные данные: ответы на популярные вопросы

6. Запросы правоохранительных органов о предоставлении информации и документов

7. Адвокатский запрос и защита персональных данных

8. Как мне составить отказ о передаче личных данных третьим лицам?

9. Запросы из полиции: как грамотно выкрутиться

10. Как ответить на запрос о предоставлении информации

Персональные данные – понятие довольно широкое. В него обязательно включаются сведения из паспорта человека: фамилия, имя, отчество, пол, дата и место рождения, адрес проживания, номера ИНН, СНИЛС.

Кроме того, в персональные данные входит информация о национальной и религиозной принадлежности, семейном положении, здоровье, воинском учете, образовании, получаемых гражданином доходах, затратах, льготах, пособиях и субсидиях.

Сюда же причисляются сведения из трудового договора, дополнительных соглашений к нему, результаты профессиональных собеседований, анкет и тестов, заявления, объяснительные и т.п. документы, касаемые деятельности человека по месту работы.

Отказ от обработки персональных данных: как написать заявление

По большому счету, согласие на предоставление персональных данных требуется только в отношении специальных и биометрических сведений. Если говорить проще, общедоступная информация, т.е. информация из паспорта, ИНН, СНИЛС, может использоваться совершенно свободно, конечно, в рамках закона и без нарушения этических и моральных норм.

А вот если кому-либо понадобились данные, касаемые религии или национальности человека, его здоровья или судимостей, взаимоотношений с работодателями (текущим и бывшими) и т.п. очень личные сведения – их можно получать только с согласия гражданина, оформленного в письменном виде.

В соответствии с законодательством РФ, любой человек имеет полное право отказаться от предоставления подобного рода информации, если считает, что она может привести к ущемлению его прав и интересов или даже вовсе без объяснения причин. Никакого наказания за такой отказ не предусмотрено.

И даже если представитель какого-либо учреждения требует предоставления таких сведений, угрожая отказом в предоставлении необходимых услуг (образовательных, медицинских и т.д.), его действия легко можно обжаловать как на уровне руководства, так и в прокуратуре или суде.

Единственное, что нужно помнить, что при обращении в различные муниципальные и бюджетные структуры, а также при трудоустройстве существует установленный законом перечень документов, а значит и персональных сведений, без которых заключение договоров (гражданско-правовых, трудовых и т.д.) будет просто-напросто невозможно.

Если есть сомнения в том, что работник той или иной организации требует документы сверх установленного законом списка, следует обратиться за разъяснениями к юристам или ознакомиться с соответствующими статьями российского законодательства.

В том случае, если перед вами встала необходимость по составлению отказа от предоставления персональных данных, а вы не знаете, как сделать это правильно и без ошибок, прочитайте расположенные ниже рекомендации и посмотрите пример – на его основе у вас без особых усилий получится сформировать собственный документ.

Прежде всего, дадим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг. Сейчас единого стандарта такого отказа нет, что фактически обозначает то, что писать его разрешается в свободной форме. Также можно сделать его по типу разработанного и утвержденного внутри учреждения шаблону документа, если конечно, таковой имеет место быть.

Для отказа подойдет как обычный лист бумаги любого удобного формата (предпочтительно А5 или А4) или фирменный бланк (как правило, если такое требование устанавливается внутри компании). Отказ допустимо набирать на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием), либо же писать собственноручно – в случае необходимости доказать его подлинность этот фактор будет иметь значение.

Отказ нужно делать в двух одинаковых экземплярах, один из которых следует передать адресату, второй – оставить у себя, предварительно заручившись на нем отметкой о вручении копии представителю учреждения.

По своему составу отказ должен отвечать некоторым нормам делопроизводства, а по тексту содержать ряд определенных сведений. К последним можно отнести:

должность, ФИО руководителя;
наименование организации;
ФИО автора отказа;
его паспортные и контактные данные (для связи).

Это будет «шапка» документа, которая всегда расположена вверху бланка, слева или справа.

В основной части следует обозначить:

свое несогласие с предоставлением персональных данных;
обоснование отказа (здесь нужно сослаться на норму закона или Конституции РФ, которые в равной степени дают такое право);
если вы были ознакомлены с последствием своего отказа, об этом следует сделать соответствующую отметку;
также дать отметку о том, что за вами остается возможность обжаловать возможные санкции в суде.

Остальную информацию можно вносить в зависимости от потребностей и индивидуальных обстоятельств.

Бланк должен быть обязательно датирован и подписан тем, кто его составил – без его автографа он не обретет законного статуса.

Сотрудники полиции, в своих запросах «о предоставлении информации», обосновывают свои требования п.п. 4, 17 ст. 13 Закона «О полиции».

В данном пункте говорится о том, что в связи с расследуемыми уголовными делами и проверкой заявлений о преступлениях сотрудники полиции имеют право запрашивать и получать от государственных и муниципальных органов, общественных объединений, организаций, должностных лиц и граждан сведения, справки, документы (их копии), иную необходимую информацию, в том числе персональные данные граждан.

Данная норма дает работникам полиции право истребовать документы и их копии у организаций всех типов собственности. Но необходимо обратить внимание на один аспект – это законность и обоснованность запроса. Помимо номера материала проверки или возбужденного уголовного дела, по которым истребуются документы, должны быть указаны факты (аргументы) почему истребуемые документы относятся (имеют связь) к проводимой проверке или уголовному делу. Ведь теоретически можно истребовать финансовую документацию компании и по материалу проверки по факту ДТП или, например, побоев.

Отказ от предоставления персональных данных

Согласно данному пункту, сотрудники полиции вправе истребовать для проведения экспертиз от организаций независимо от форм собственности предоставление образцов и каталогов своей продукции, техническую и технологическую документацию и другие информационные материалы, необходимые для производства экспертиз. В связи с некорректностью формулировки – «другие информационные материалы», сотрудники полиции могут включать в это понятие любые интересующие их предметы и документы. Экспертизы проводятся в рамках возбужденного уголовного дела и производства по делу об административном правонарушении.

Следовательно, если в запросе идет ссылка на вышеуказанную норму права — в обязательном порядке должна быть отражена информация о конкретном уголовном деле с присвоенным ему номером, либо деле об административном правонарушении, в противном случае, Вы вправе на запрос не реагировать, ввиду его необоснованности. Более того, при проведении доследственной проверки по уголовному делу, ссылки на указанную норму неправомерны, что является основанием отказа в предоставлении информации.

При применении ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» в запросах «о предоставлении информации», сотрудники полиции чаще всего ссылаются на ст.ст. 6, 7 ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности».

В статье 6 ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» перечислены оперативно-розыскные мероприятия, которые могут проводить сотрудники полиции:

Опрос.
Наведение справок.
Сбор образцов для сравнительного исследования.
Проверочная закупка.
Исследование предметов и документов.
Наблюдение.
Отождествление личности.
Обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств.
Контроль почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений.
Прослушивание телефонных переговоров.
Снятие информации с технических каналов связи.
Оперативное внедрение.
Контролируемая поставка.
Оперативный эксперимент.

Оперативно-розыскное мероприятие, указанное в пункте 2 указанной статьи – «наведение справок» проводится для получения именно справок, поскольку понятия «справка» и «документация» не идентичны между собой. Вышеуказанное оперативно-розыскное мероприятие в данном случае может проводиться в виде гласного и подразумевает под собой получение согласия лица (организации), в отношении которого оно направлено.

Оперативно-розыскное мероприятие, указанное в пункте 5 указанной статьи – «исследование предметов и документов», относится только к тем предметам и документам, которые уже находятся у сотрудников полиции, то есть, добыты ими в рамках ранее проведенных оперативно-розыскных мероприятий.

На практике в запросах «о предоставлении информации» также часто встречается ссылка на ФЗ РФ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», как основание запроса.

Однако никаких прав сотрудникам полиции запрашивать информацию документацию у граждан и организаций, данный закон не предоставляет. Также, данным законом не предусмотрено обязанности предоставления гражданами и организациями информации и документации сотрудникам полиции.

Иногда сотрудники полиции уточняют и указывают основание запроса не весь закон, а делают ссылку на статью 7 ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

В данной статье закреплены права и обязанности организаций, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом.

Основной обязанностью организации является проверка клиентов, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом, на возможную легализацию денежных средств, полученных преступным путем, и участие в террористической и экстремистской деятельности. Такая проверка должна осуществляться на всех стадиях операций с денежными средствами или иным имуществом.

Уполномоченным органом, в который организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, обязаны представлять сведения, предусмотренные данным законом, является Росфинмониторинг.

Как было указано выше, обязанности предоставлять сотрудникам полиции информацию и документацию гражданами и организациями, данной статьей не предусмотрено.

Полномочия правоохранительных органов в настоящее время очень широки, поэтому отказ предоставить запрашиваемую информацию и необходимые документы может привести к обыску или выемке.

Правоохранительные органы — это обособленная группа государственных органов (государственных служб), уполномоченных осуществлять деятельность по охране правопорядка и законности, защите прав и свобод человека.
К ним относятся: органы прокуратуры, внутренних дел (полиция), Следственный комитет, Росгвардия, ФСБ, МЧС, службы судебных приставов и исполнения наказаний министерства юстиции и правоохранительные подразделения таможенной службы.

При получении запроса из правоохранительных оранов рекомендуется проверить на всякий случай мотивировку запроса и способ, которым запрос был направлен в организацию.

Требования к обоснованности запроса сейчас самые минимальные: достаточным считается указание ссылки на материал проверки сообщения о преступлении (КУСП) или номер уголовного дела.

Правоохранительные органы не обязаны раскрывать в запросе конкретные фактические обстоятельства, для проверки которых нужны запрашиваемые сведения или документы. При этом мы не вправе ознакомиться с материалами проверки или уголовного дела, чтобы оценить обоснованность запроса.

Чаще всего запросы правоохранительных органов доставляются непосредственно в офис или направляются по «Почте России» на почтовый адрес, зарегистрированный в ЕГРЮЛ. (Если запрос направлен, к примеру, по факсу, целесообразно направить встречный запрос с просьбой передать оригинал запроса, т.к. суд может признать, что запрос по факсу не имеет юридической силы без направления оригинала документа.)

Организация обязана представить ответ на запрос в срок, указанный в запросе. Минимальный срок для ответа в законе не установлен. Поэтому обычно правоохранительные органы требуют направить запрашиваемые сведения или документы в течение нескольких рабочих дней или даже «незамедлительно».

Обработка ПД – это любое действие с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Примеры:

работодатель заключил с вами трудовой договор, и вы передали в отдел кадров свои документы, где была создана папка с вашим личным делом, – работодатель осуществил сбор, запись и хранение ПД;
работодатель передал ваши данные типографии для печати визитки – он осуществил передачу ПД;
продавец сжег документы, в которых содержались данные покупателей, – он уничтожил ПД;
покупатель при покупке товара через интернет передал владельцу сайта свои ПД – указал Ф.И.О., адрес, почту и телефон. Данные были сохранены в электронной базе сайта – его владелец осуществил сбор, запись и хранение ПД.

Из примеров видно, что ваши ПД могут храниться как на бумажных носителях, так и на электронных.

Отказ в предоставлении информации персональные данные

Оператор ПД – любой человек, ИП, компания, органы и учреждения государственной и муниципальной власти, которые осуществляют действия с ПД.

Примеры:

работодатель, обрабатывающий ПД своих работников;
продавец, обрабатывающий ПД клиентов-граждан;
госорганы, обрабатывающие ПД граждан при предоставлении государственных услуг;
владельцы сайтов, собирающие ПД пользователей сайта.

Согласие на обработку ПД – это добровольно принятое вами решение о предоставлении своих данных оператору для обработки в тех целях, которые им определены.

Согласие на обработку ПД должно быть оформлено:

письменно, если того требует закон (см. выше);
в остальных случаях закон допускает оформление согласия в любой иной форме, позволяющей подтвердить факт его получения оператором, например проставление галочки напротив текста о предоставлении согласия на сайте при регистрации (☑).

Пункты, которые обязательно должно содержать письменное согласие:

Ф.И.О., адрес, реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
название организации или Ф.И.О. и адрес оператора;
цель обработки ПД – вы должны понимать, для чего вы даете согласие на обработку данных; если оператор станет обрабатывать ПД в иных целях, это будет считаться нарушением закона;
перечень ПД, которые будет обрабатывать оператор;
информация о лице, которое будет обрабатывать ваши ПД по поручению оператора. Например, работодатель передает ваши данные сторонней организации, которая оказывает бухгалтерские или кадровые услуги, – для этого вы должны предоставить свое согласие;
перечень действий, которые будет осуществлять оператор, т.е. что конкретно он может делать с ПД: собирать и хранить или собирать, хранить и передавать и т.д.;
срок, на который выдано согласие;
способ отзыва согласия;
подпись.

Можно. Предоставление согласия – дело добровольное. Исключением являются те случаи, когда оператор может обрабатывать ПД без вашего согласия (см. выше).

Могут ли отказать в предоставлении товаров, оказании услуг или выполнении работ, если я не хочу давать согласие на обработку ПД?

На практике отказывают довольно часто. Насколько это законно? Рассмотрим конкретные ситуации.

Госорганы не могут отказывать вам в предоставлении услуг, поскольку у них есть право на обработку ПД без вашего согласия.
Коммерческие организации, с которыми вы заключили договор оказания услуг (выполнения работ и т.д.), не должны вам отказывать, поскольку имеют право обрабатывать ваши ПД в целях исполнения договора без вашего согласия.

С другой стороны, если договор еще не подписан, то обязать коммерческую организацию заключить его с вами получится только в том случае, если она продает свои товары, работы или услуги по публичной оферте (это предложение продавца заключить договор купли-продажи с каждым, кто примет условия его предложения).Например: продавец реализует товар через интернет и готов продать его на условиях, изложенных в опубликованной на сайте публичной оферте. Он обязан заключить договор купли-продажи с каждым, кто пожелает купить этот товар.

Вас могут не пустить в здание, особенно если это режимный объект. Если на территории организации установлен особый пропускной режим, то отказ в пропуске может считаться законным, в том числе если вы не желаете дать согласие на обработку ПД.
Вместе с тем операторы, устанавливающие такой пропускной режим, обычно не берут согласий, поскольку:
- считают, что формально вы даете согласие на обработку ПД в момент предоставления своих паспортных данных; данный вывод они делают на основе указания закона о том, что согласие может быть дано не только в письменной форме;
- считают, что могут не брать у вас согласие, так как обработка осуществляется в целях безопасности лиц, находящихся в здании.

Однако оба довода являются спорными.

Причин может быть несколько:

оператор хочет получить возможность обрабатывать ПД в целях, не связанных с выполнением договора; самый распространенный случай – нужно согласие на рассылку рекламных материалов;
оператор не понимает или не знает о случаях, в которых не требуется получение согласия;
оператор хочет перестраховаться.

В понятие «обработка персональных данных» включаются такие действия, как сбор, хранение, систематизация, передача информации и т.д. Если гражданину дано право запретить совершение всех указанных действий, то он вправе ограничить и отдельные из них.
В 152-ФЗ не содержится запрета на частичный отзыв согласия на обработку персональных данных.

Есть еще один момент, который заключается в цели обработки персональных данных. Например, во многих типовых согласиях на обработку персональных данных основной целью регистратора доменного имени является выполнение услуг по Договору, заключенному с заказчиком (обслуживание доменного имени, направление уведомлений, обработка заявлений от клиента и т.д.). В приложении к согласию могут быть указаны IT-организации, которым может передаваться информация, и с технической точки зрения без такой передачи регистратор действительно не состоянии осуществлять свою деятельность. Однако, например, передача данных по адвокатскому запросу никаким образом не связана с целью сбора персональных данных регистратором. Следовательно, если гражданин запретит передавать свои данные именно по адвокатским запросам, то регистратор обязан выполнить это требование: прочие действия по обработке персональных данных будут продолжены.

Запрос из полиции о предоставлении документов

Три гражданина обратились в суд с иском к администрации МО Репьевский сельсовет об обязании прекратить передачу и обработку их персональных данных, уничтожении персональных данных граждан и компенсации морального вреда. Было установлено, что сельсовет по адвокатскому запросу предоставил персональные данные из похозяйственной книги о месте проживания истцов. Граждане не предоставляли своего согласия администрации МО Репьевский сельсовет на обработку своих данных.

В данном пункте говорится о том, что в связи с расследуемыми уголовными делами и проверкой заявлений о преступлениях сотрудники полиции имеют право запрашивать и получать от государственных и муниципальных органов, общественных объединений, организаций, должностных лиц и граждан сведения, справки, документы (их копии), иную необходимую информацию, в том числе персональные данные граждан.

Данная норма дает работникам полиции право истребовать документы и их копии у организаций всех типов собственности. Но необходимо обратить внимание на один аспект – это законность и обоснованность запроса. Помимо номера материала проверки или возбужденного уголовного дела, по которым истребуются документы, должны быть указаны факты (аргументы) почему истребуемые документы относятся (имеют связь) к проводимой проверке или уголовному делу. Ведь теоретически можно истребовать финансовую документацию компании и по материалу проверки по факту ДТП или, например, побоев.

Согласно данному пункту, сотрудники полиции вправе истребовать для проведения экспертиз от организаций независимо от форм собственности предоставление образцов и каталогов своей продукции, техническую и технологическую документацию и другие информационные материалы, необходимые для производства экспертиз. В связи с некорректностью формулировки – «другие информационные материалы», сотрудники полиции могут включать в это понятие любые интересующие их предметы и документы. Экспертизы проводятся в рамках возбужденного уголовного дела и производства по делу об административном правонарушении.

Опрос.
Наведение справок.
Сбор образцов для сравнительного исследования.
Проверочная закупка.
Исследование предметов и документов.
Наблюдение.
Отождествление личности.
Обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств.
Контроль почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений.
Прослушивание телефонных переговоров.
Снятие информации с технических каналов связи.
Оперативное внедрение.
Контролируемая поставка.
Оперативный эксперимент.

В статье 7 ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» приведены основания для проведения оперативно-розыскных мероприятий. Наиболее часто применяемое основание – это «ставшие известными органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, сведения о признаках подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, а также о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших, если нет достаточных данных для решения вопроса о возбуждении уголовного дела».

Указанные основания должны быть сообщены Вам в случае проведения в отношении Вас оперативно-розыскных мероприятий и на основании этих данных Вы решаете соглашаться с проведением оперативно-розыскных мероприятий или нет.

Персональные данные: ответы на популярные вопросы

Часто в своих запросах «о предоставлении информации» сотрудники полиции указывают на ответственность предусмотренную статьей 19.7 КоАП РФ — за непредставление сведений (информации). Данной нормой установлена ответственность — для граждан — от ста до трехсот рублей; для юридических лиц — от трех тысяч до пяти тысяч рублей, за «непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде».

В соответствии с ранее действовавшим Законом «О милиции», сотрудникам милиции было предоставлено право:

получать от граждан и должностных лиц необходимые объяснения, сведения, справки, документы и копии с них (п. 4 ст. 11 Закона «О милиции»);
получать безвозмездно от организаций и граждан информацию, за исключением случаев, когда законом установлен специальный порядок получения соответствующей информации (п. 30 ст. 11 Закона «О милиции»).

При этом, согласно статьи 23 Закона «О милиции», законные требования сотрудника милиции были обязательны для исполнения гражданами и должностными лицами.

Таким образом, наличие у милиции права получать от организаций и граждан информацию (п. 30 ст. 11 Закона «О милиции»), не порождало аналогичную обязанность у организаций. А генеральный директор, равно как и иной сотрудник компании, как гражданин не имел полномочий предоставлять документацию, связанную с деятельностью организации и был вправе не давать объяснений на основании ст. 51 Конституции РФ.

В связи с чем, ответственность за непредставление информации и документов для организаций и сотрудников не наступала.

Сейчас же невыполнение законных требований сотрудника полиции, предусмотренных п.п. 4 и 17 ст. 13 закона «О полиции» влекут за собой ответственность по статье 19.7. КоАП РФ. Согласно части 4 статьи 13 Закона «О полиции» «Требования (запросы, представления, предписания) уполномоченных должностных лиц полиции, предусмотренные пунктами 4…17…ч.1 ст.13 Закона «О полиции», обязательны для исполнения…организациями…и иными лицами в сроки, установленные в требовании, но не позднее одного месяца со дня вручения». Как уже говорилось, статьей 19.7. КоАП РФ, за неисполнение указанных требований, установлен следующий размер штрафа: для граждан — от ста до трехсот рублей; для юридических лиц — от трех до пяти тысяч рублей.

Иногда в запросах «о предоставлении информации», встречается ссылка на ст.ст. 144, 145 УПК РФ.

Статья 144 УПК РФ регламентирует порядок рассмотрения сообщения о преступлении.

Статья 145 УПК РФ регламентирует порядок принятия решений по результатам рассмотрения сообщения о преступлении и описывает виды решений, принимаемых по результатам рассмотрения сообщения о преступлении.

Вышеуказанные нормы уголовно-процессуального законодательства не предоставляют сотрудникам полиции право изъятия и истребования документов в коммерческих и иных организациях, равно как и не возлагают на организации соответствующие обязанности по предоставлению информации.

Итак, из приведенного выше анализа прав сотрудников полиции и российского законодательства становится ясно, что с введением в действие Закона «О полиции» органы внутренних дел вправе запрашивать у субъектов предпринимательской деятельности сведения, справки, документы (их копии), иную необходимую информацию, а соответствующие субъекты предпринимательской деятельности теперь обязаны предоставить запрашиваемые сведения, документы, информацию в сроки, установленные в требовании, но не позднее одного месяца со дня вручения. В случае неисполнения соответствующего законного требования сотрудника полиции, на лицо может быть наложена ответственность по ст.19.7 КоАП РФ.

Однако, в соответствии с п. 4 ч.1 ст. 13 Закона «О полиции» требования сотрудников полиции о предоставлении сведений, документов (их копии), иной необходимой информации будут являться законными в том случае, если они связаны с проверкой, проводимой на основании заявления о преступлении, административном правонарушении, происшествии, разрешение которого отнесено к компетенции полиции. До тех пор, пока Вам не понятны причины и основания проверки — Вы не можете оценивать обоснованность истребования запрашиваемых у Вас документов, а следовательно, не можете оценить законность данного требования и соответственно не можете быть абсолютно уверены в законности Ваших действий. В связи с чем, в ответ на запрос, Вы можете направить письмо с просьбой разъяснить Вам законность и обоснованность указанных в запросе требований (официально ли проводится проверка или возбужденно уголовное дело, каковы их номера). До получения разъяснений, подтверждающих законность требований сотрудников полиции, представлять документы не рекомендуется.

Адвокаты Китсинг В.А. и Матюшенко А.С.

Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:

Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.

ВАЖНО! «Разумность» срока определяется исключительно получателем, но ее необходимо связывать с поиском необходимой информации. Например, если письмо касается данных, которые есть в быстром доступе, рекомендуется ответить немедленно. В том же случае, когда приходится поднимать архивные данные за последние три года, понятно, что срок значительно увеличивается.

При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:

данные получателя письма (название и адрес компании, которая отвечает на бумагу);
текст ответа. Обычно он начинается с упоминания запроса;
дата и подпись должностного лица. Обычно ставится печать компании. Рекомендуется добавить контактные данные составителя ответа, чтобы его получатель смог уточнить данные, если это потребуется.

При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.

Стандартный бланк такого документа выглядит так:

_____ года № _________

Руководителю

________________

О предоставлении информации

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _

__________________________________________________________________

Директор ___________________________________________ И.О. Фамили

Запросы правоохранительных органов о предоставлении информации и документов

Скачать образец ответа на письмо о предоставлении информации (положительный)

Скачать образец ответа на запрос о предоставлении информации (отрицательный)

Скачать бланк ответа на запрос о предоставлении информации