Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что выбрать бумажную или электронную трудовую книжку лучше». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Итак, задаваясь вопросом, что лучше электронная трудовая книжка или бумажная, мнения разных людей могут отличаться. Не доверяющие современным технологиям и привыкшие делать «как раньше» однозначно оставят все как есть. И это нельзя назвать неверным решением. Вопрос только в том, насколько долго бумажным трудовым еще позволят оставаться в действии? С другой стороны, многое указывает в пользу электронных книжек, их перспективу и удобство. К тому же, на каждого сотрудника они уже будут заведены по умолчанию. Единственное, что потребуется гражданам, это привыкнуть к новому формату и работе с ним.
Перейти на электронную трудовую или нет?
Для сотрудника электронный формат трудовой книжки предусматривает больше плюсов, чем минусов. При этом нужно иметь в виду, что гражданин вправе выбрать бумажный носитель (это, однако, не относится к тем гражданам, которые впервые начнут трудовую деятельность после 31.12.2020, так как для них уже не будут применяться бумажные трудовые книжки).
Работодатель же в любом случае должен будет передавать сведения о трудовой деятельности своих наемных сотрудников в электронную базу ПФР. Иначе говоря, вся информация будет дублироваться, то есть отражаться и в бумажной трудовой книжке, и в информационной системе ПФР.
Электронный формат трудовой книжки был создан для того, чтобы работодателю было проще вести кадровый учет, а работник мог всегда иметь доступ к своим данным. Есть и другие плюсы в переходе на электронную трудовую, но не обошлось и без недостатков.
Легче обнаружить ошибку
Чтобы удостовериться в корректности внесенных данных, сотруднику не придется посещать отдел кадров. Достаточно заглянуть в электронную версию своей трудовой и убедиться, что ваша должность, оклад и другая важная информация записаны правильно. А если вы обнаружите несоответствие, устранить его тоже будет легче.
Удобнее пользоваться порталом Госуслуг
Для доступа к некоторым услугам на портале нужно сообщать данные трудовой. Например, для получения загранпаспорта требуется информация о текущем и обо всех предыдущих местах работы. Нужно будет взять трудовую в отделе кадров, отсканировать все страницы и загрузить на сайт. А вот обладатели электронной версии смогут заполнить анкету, не выходя из дома.
Нет риска утери
Бумажные трудовые время от времени теряются в недрах архива или во время переезда организации из одного офиса в другой. Электронная трудовая книжка хранится онлайн, поэтому физически потеряться не может.
Удобство для удаленных сотрудников
Удаленный формат работы практикуется давно, а в связи с пандемией коронавируса превратился в один из главных трендов 2020-2021 годов. Дистанционное трудоустройство, повышение или увольнение оформить гораздо легче, если трудовая книжка в электронном формате.
Существуют и некоторые ограничения, которые делают неоднозначным ответ на вопрос, стоит ли переходить на электронную трудовую.
- Медиакит
- Реквизиты
- График выхода газет
- Правила приёма рекламы
- Авторские права
- Технические требования
- Рекламные площадки
Каждый работодатель обязан с 1 января 2020 года письменно уведомить своих сотрудников о возможности перехода на электронные трудовые книжки. Если работник решил остаться с бумажной трудовой, делать ничего не нужно, потому что она сохранится по умолчанию. Для перехода на электронную трудовую книжку нужно отнести заявление в отдел кадров до 31 декабря 2020 года (ст. 66.1 ТК). В любом случае работодатель обязан до конца года завести на всех сотрудников цифровые копии. Они будут храниться на серверах Пенсионного фонда РФ и содержать информацию обо всей трудовой деятельности человека. Те, кто начинает работать с 1 января 2021 года, автоматически переходят на электронные трудовые.
Многие граждане опасаются, что информация из электронной трудовой может исчезнуть или оказаться в руках злоумышленников. По мнению Саввиной, хранение записей в электронном виде сводит к минимуму риски попадания информации к третьим лицам.
Раздел со сведениями о награждениях, который есть в бумажной трудовой книжке, в ее электронной копии отсутствует, то есть полученные поощрения, благодарности и премии не переносятся в обновленный формат. Данных о полученном образовании, специальностях и профессиях в ней тоже не будет.
ЭТК включает в себя все те сведения, которые фиксировались в бумажном варианте учета:
- персональные данные о работнике;
- дату приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- специальность, профессию, квалификацию;
- вид выполняемой работы;
- основание проведения кадрового изменения;
- причину увольнения.
В отличие от бумажного учета в электронном нет сведений о наградах.
Что лучше электронная трудовая книжка или бумажная?
- Для работников введение электронного учета их трудовой деятельности и стажа несет много плюсов. Быстро отвыкнуть от бумажного варианта книжки тяжело может быть только людям старшего поколения.
- Работодатели в ЭТК на первых порах увидят увеличение объема кадровой работы: наполнение базы данных, двойной учет, сдача дополнительных сведений в ПФР, техническое обеспечение потребуют увеличения расходов и времени.
С 1 января 2020 года запущен новый формат трудовой книжки — электронный (закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Цель нововведения — удобство использования и расширение возможностей. Сотрудники получают постоянный доступ к данным о трудовой деятельности, а компании — новые перспективы относительно кадрового учета.
В связи с нововведениями возникает вопрос: что лучше — электронная трудовая или бумажная?
Электронная версия — это аналог обычной книжки. Все данные, которые раньше вносились в бумажный вариант, с текущего года отправляются еще и в ПФР. Информация будет храниться в предназначенной для этого электронной системе учета, из которой граждане смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Данные могут быть предоставлены на бумажном или электронном носителе.
Сведения из новой системы можно получить:
- в ПФР;
- в МФЦ;
- на портале «Госуслуги»;
- в личном кабинете на сайте ПФР;
- непосредственно у работодателя.
Работодатель при запросе у него данных из электронной книжки сможет предоставить информацию лишь о работе у него, в то время как государственные порталы и учреждения имеют данные обо всех местах работы.
Электронная трудовая книжка или бумажная — что выбрать? Сразу отметим, что для уже работающих людей переход на новый формат ведения данных об их трудовом стаже является добровольным. Чего нельзя сказать о тех сотрудниках, которые впервые будут трудоустраиваться с 2021 года. Вся информация относительно их трудовой деятельностис самого начала будет заноситься только в электронную книжку.
При этом неважно, останется человек верным обычному варианту книжки или же решит перейти на новый формат — ему все равно в текущем году необходимо направить работодателю заявление в свободной форме о принятом решении. Если заявление работодатель не получит в 2020 году, бумажную трудовую продолжат заполнять.
Крайний срок для уведомления сотрудников о возможности перехода на электронную версию из-за пандемии сместился на 31 октября 2020 года (ранее это нужно было сделать до 30 июня). Но все данные начиная с текущего года дублируются в электронную версию.
Гражданам, имеющим бумажную трудовую, но не трудоустроенным в 2020 году, переживать не стоит. Подать заявление о выборе варианта ведения книжки можно и в 2021 году, при оформлении на работу.
При сохранении бумажной трудовой в дальнейшем можно будет перейти на электронную версию. А вот выбрав новую систему учета, вернуться к обычной книжке уже не получится. Выбор трудовой книжки — бумажной или электронной — будет отмечен в новой системе учета, а также в выписках из нее.
При выборе электронной трудовой работник получит на руки старую книжку с соответствующей записью о переходе на новый вариант. Необходимость хранить бумажную трудовую остается, так как она является источником данных о профессиональной деятельности до 2020 года. В электронную версию попадут сведения начиная с текущего года.
Нововведения изменят процессы приема на работу и увольнения. При выборе электронной версии начиная с 2020 года в последний рабочий день вместо привычной трудовой сотруднику выдается форма СТД-Р — выписка из электронной книжки о трудовой деятельности гражданина. На новом месте работы достаточно предъявить этот документ.
При выборе бумажной версии в книжке, как и раньше, сделают запись об увольнении и выдадут ее на руки. Но одной книжки теперь недостаточно. При новом трудоустройстве кроме нее придется представить и выписку из электронной версии.
Выделим преимущества электронной трудовой книжки:
- оперативный доступ к данными возможность их использования для получения госуслуг;
- новые возможности для удаленного трудоустройства;
- проще оформить пенсию;
- упрощение кадрового делопроизводства;
- минимальные риски внесения ошибочных данных;
- невозможность утери бумажной трудовой книжки.
Новая система упростит и сделает более доступным получение информации для заинтересованных сторон. У нее, бесспорно, много плюсов, но вместе с тем есть и недостатки:
- утечка информации или ее уничтожение при хакерских атаках;
- бумажные книжки всё равно нужно хранить;
- двойная работа для кадровиков в случае выбора обычной трудовой.
Переход к новому формату займет время, а пока есть возможность взвесить все за и против, чтобы определиться, продолжать вести бумажную книжку или довериться новой системе с ее заманчивыми перспективами.
Плюсы и минусы электронных трудовых для государства, бизнеса и людей
Если все данные будут храниться в электронном виде, то уйдут в прошлое переживания работника о том, что с бумажной трудовой книжкой может что-то случиться. Во-первых, сам работник может ее потерять или случайно испортить. Во-вторых, такое может произойти и по вине работодателя или вследствие несчастного случая, например, пожара, наводнения, любого стихийного события. На восстановление сведений о трудовой деятельности могут уйти месяцы. Известны случаи массовой утраты трудовых книжек, когда органам власти приходилось создавать специальные комиссии по воссозданию документов. При электронном ведении книжек любые данные можно будет извлечь из базы за несколько секунд.
Для граждан, оформляющих пенсию, нередко весьма затруднительным представляется подтверждение информации о трудовой деятельности. Данные теряются, не сохраняются, иногда невозможно отыскать организацию-работодателя.
У владельца электронной трудовой книжки такой проблемы не будет. При назначении пенсии ПФР самостоятельно извлечет нужную информацию. Во всех иных случаях работник вправе будет в любой момент получить выписку из электронной трудовой книжки, в том числе с возможностью ее распечатки на бумажном носителе. Сделать это можно будет самостоятельно через портал «Госуслуги», в личном кабинете на сайте ПФР либо обратившись в ближайший МФЦ (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ). Можно по-прежнему обратиться к работодателю, который по заявлению трудящегося обязан выдать выписку в течение трех дней и обязательно при увольнении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
На наш взгляд, это один из наиболее существенных плюсов ведения трудовых книжек в электронном виде. Невыдача трудовой книжки нередко используется работодателями в качестве незаконного способа удержать работника, потребовать от него каких-либо действий, которые он не обязан совершать по закону, например отработать больше положенного по закону срока либо искать себе замену. Теперь работник, имеющий электронную трудовую, может уйти, не дожидаясь ее выдачи. Однако от обязанности отработать 2 недели после подачи заявления это его не освобождает.
Предполагаем, что благодаря изменениям может существенно снизиться количество судебных споров, связанных с удержанием трудовой книжки.
Рассуждая на тему, какая трудовая книжка — электронная или бумажная — лучше для работника, следует коснуться и недостатков новой формы хранения сведений о работниках. Они не столь существенны, но все же есть:
Этому особенно подвержены лица старшего возраста, привыкшие к тому, что документ должен быть осязаем. В то же время опыт перехода от бумажных свидетельств на недвижимость к обычным выпискам из ЕГРН, а также от свидетельств о регистрации юрлица и индивидуального предпринимателя к выпискам из ЕГРИП и ЕГРЮЛ показывает, что привыкание к новым формам происходит достаточно быстро.
Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой
Работодателям, по нашему мнению, нововведение принесет значительно больше хлопот, чем их подчиненным.
Обещанное авторами закона уменьшение бумажной волокиты и расходов на бумажные бланки вряд ли оправдается. Скорее работодатель будет обречен вести двойную работу:
- Сообщать все данные о каких-либо изменениях в трудовых отношениях с работником в ПФР не позднее 15-го числа каждого месяца, а при увольнении и приеме — на следующий же день (п. 2.5 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее — закон об учете). Сведения о трудовой деятельности работников будут подаваться по формам, утвержденным постановлением правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Как заполнять электронную трудовую? Объясняет наш эксперт.
- Одновременно с этим вести учет бумажных трудовых книжек тех работников, которые от них не отказались (а таких первое время будет большинство). Даже если абсолютно все работники дружно решат перейти на электронные книжки, в любой момент может прийти новый работник, пользующийся обычной трудовой.
Кадровой работы станет больше. Особенно много ее будет в первое время, что может повлечь для некоторых работодателей и увеличение штата кадровых работников.
В частности, работодателю потребуется принять локальные нормативные акты, внести соответствующие изменения в коллективные соглашения, обзавестись электронной цифровой подписью, если она отсутствует, обеспечить выход в интернет, письменно уведомить каждого работника об изменениях. Много времени отнимет первоначальное наполнение базы. Большой объем данных грозит ошибками и неточностями. Вряд ли при таком количестве работы можно говорить об уменьшении расходов и экономии времени работодателя, скорее наоборот.
Моё мнение: стоит! Но не прямо сейчас, а ближе к концу 2021 г. К тому времени отладится алгоритм взаимодействия между ответственными сторонами процесса, решатся большинство проблем, возникающих на начальном этапе.
На данный же момент порядок ведения ЭТК вызывает много вопросов на местах в компаниях и организациях. Наверняка ещё не раз будут вноситься поправки в законодательство, регулирующее этот вопрос. Поэтому рекомендую не спешить.
Переход на электронную версию трудовой книжки для сотрудников, имеющих бумажный вариант документа, либо успевших устроиться на работу до 31.12.2020 г. – дело сугубо добровольное! Никто не заставит вас переходить на ЭТК принудительно.
Если гражданин устраивается на работу впервые в 2021 г., и у него ранее не было трудовой книжки, то выбирать вариант её оформления ему не придётся. Для этой категории работников предусмотрены только ЭТК.
Получить выписку можно онлайн одним из 2-х способов:
- через личный кабинет на официальном портале ПФР;
- через сайт «Госуслуг» РФ.
Рассмотрим подробнее вариант получения выписки через портал «Госуслуги». Чтобы воспользоваться услугой, нужна подтверждённая учётная запись.
Шаг 1. Переходим на сайт «Госуслуги РФ».
Шаг 2. Входим в свой личный кабинет. Кнопка в самом верху справа.
Шаг 3. Выбираем раздел «Услуги».
Шаг 4. Находим вкладку «Органы власти» и «ПФР».
Шаг 5. Выбираем пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
Шаг 6. Нажимаем на строку «Получить выписку онлайн». Далее следуем инструкции.
Шаг 7. Получаем готовую выписку в своём ЛК или на электронной почте. Срок формирования в течение суток. Обычно 15-30 минут.
Шаг 8. Сверяем записи с оригиналом.
Электронная трудовая или бумажная?
Новшества будут вводить постепенно. Предполагается, что за 2019 год в законодательство внесут все необходимые изменения, а профильные ведомства (Министерство труда, Пенсионный фонд) решат все технические вопросы.
Срок проведения эксперимента по введению электронных трудовых книжек — с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.
На первом этапе проект запустят в компаниях из числа добровольцев (на данный момент их около 20), список утвердит Правительство РФ. В рамках эксперимента организации должны будут ежемесячно предоставлять отчеты, чтобы выявить трудности и проработать их.
Совет! Гражданам, которые хотят оставить трудовую книжку в бумажном виде, нужно будет подать специальное заявление, всех остальных переведут на электронный вариант. В их число попадут и те, кто трудоустроится на работу с 1 января 2020 года.
Перечень документов, включенных в эксперимент, организации должны будут установить самостоятельно. Перевести «в цифру» можно будет:
- трудовые книжки;
- договоры.
За некоторыми исключениями, можно будет выбирать вид электронной подписи. Работать с экспериментальными документами организации будут в собственной информационной системе, а при проведении проверок всю информацию, связанную с трудовой деятельностью, необходимо будет предоставлять в электронном виде.
Сотрудники организаций должны быть осведомлены о проведении эксперимента и дать на это свое согласие, что должно быть прописано в соглашении или коллективном договоре.
При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику документы, которые ведутся в электронном виде, в течение трех дней. При этом, вид этого документа может быть, как цифровой, так и бумажный — это работник должен будет указать в заявлении. С помощью электронной трудовой книжки будет гораздо проще подтвердить стаж работы, не прибегая к помощи юриста.
В физическом виде трудовой книжки вообще не будет, даже пластиковой карточки. Вся информация о рабочей деятельности будет храниться в цифровом виде у работодателя и в Пенсионном фонде РФ. При этом, по желанию работника, новые сведения все же могут предоставлять ему в бумажном виде и вписывать в книжку.
Еще одно отличие — в электронную версию не будут вносить информацию об образовании работника и его поощрениях. Храниться бумажный носитель после 2020 года предположительно будет у сотрудника.
Пожалуй, самый весомый плюс перехода на цифровые носители заключается в том, что в случае утери бумажного документа работник сможет легко и быстро восстановить свои данные. С появлением электронных трудовых сформируется база, где будет храниться вся информация о стаже человека. В случае потери или порчи документа, восстановить информацию будет легко и просто.
Ведь, если у работника нет нотариально заверенной копии трудовой, собирать информацию о стаже в некоторых случаях будет достаточно проблематично — например, если предприятие, на котором человек работал 15 лет назад за эти годы ликвидировано. Для того, чтобы получить подтверждение о стаже придется потратить время на поиски в архивах. При этом от информации о том, где человек работал, сколько лет и на каком именно производстве зависит размер его пенсионных выплат.
Еще один положительный момент для тех, кто переживает о сохранности своей пенсии — после цифровизации трудовых книжек, сведения об отчислениях работодателя в ПФР будут формироваться автоматически. Это значит, что вычислить работодателей, которые не платят налоги за своих сотрудников будет гораздо проще. Сейчас это можно сделать только в процессе специальной проверки. При этом проводится она, как правило, только в случае, если бдительный работник решит проявить инициативу и узнать, какая пенсия ему положена.
Плюсы есть и для организаций. Российские работодатели при переходе на электронные трудовые, по оценкам аналитиков, смогут сэкономить около 50 миллиардов рублей в год, и это без учета кадрового документооборота.
«Ложка дегтя» в том, что первичные затраты вырастут из-за необходимости покупки специального программного обеспечения, так как осуществляться экспериментальный проект будет за счет работодателей.
Среди дополнительных преимуществ можно перечислить следующие:
- работники смогут сэкономить время при устройстве на новую работу — трудовую не нужно будет ни забирать, ни приносить;
- упростится процедура получения сведений из трудовой книжки граждан — их смогут увидеть в визовых консульствах, органах социальной защиты и банках.
К минусам можно риски утечку данных или их потерю в случае сбоя, либо хакерской атаки. При этом, одна из задач национальной программы, в рамках которой и будет происходить замена бумажных трудовых на электронные — создание устойчивой и безопасной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры. Поэтому, хочется верить, что риски взлома и кражи информации все же невелики.
Логично, что введение цифровых аналогов физических документов, в первую очередь – направлено на упрощение работы с ними для большей эффективности и улучшения работы. Основными плюсами электронной трудовой книжки в 2021 году, согласно нашему опросу среди читателей сайта, являются:
- Полное отсутствие физического носителя.
Так как все данные о стаже работника хранятся «в цифре» — документ практически невозможно испортить или безвозвратно утерять, что, на самом деле, являлось довольно частым явлением, которое влекло за собой множество неприятных моментов, как для самого работодателя, так и для владельца книги.
- Нет необходимости брать и сдавать документ в случае необходимости.
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Бумажная трудовая против электронной — какую выбрать? Плюсы и минусы
Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.
Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.
Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.
Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р, в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД.
Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.
Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.
Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.
Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта —
В нём работодатель указывает сведения:
- О приёме на работу с указанием должности.
- О переводе на другую должность.
- О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
- Об увольнении.
Если у сотрудника изменились
Главное преимущество электронной трудовой — удобство. Раньше, чтобы получить копию документа, работнику нужно было обращаться в отдел кадровой службы, подавать заявление и ждать, когда книжку предоставят. Порой этот процесс занимал несколько дней, а если сотрудник работал удалённо, ему приходилось тратить время, чтобы доехать до офиса и получить нужную справку.
Теперь же все сведения о трудовой деятельности работника можно в любой момент заказать в личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.
Процесс оформления социальных пособий и пенсий с переходом на электронные книжки также стал проще — госорганы сами получают нужные сведения о трудовой деятельности человека. Не нужно тратить время на то, чтобы отвезти бумажную копию документа в соцзащиту.
Кроме того, электронные трудовые книжки считаются более надёжными. Бумажный документ может потеряться, сгореть, порваться, а цифровой хранится на сервере работодателя — с такой трудовой ничего не случится.
Правда, у таких трудовых книжек есть и минусы. Например, в новом документе нет сведений о трудовом стаже работника до 2020 года. Это значит, что информацию о местах работы до 2019 года придётся подтверждать по старинке — бумажной трудовой. По этой причине не спешите окончательно расставаться с бумажным документом и надёжно храните его дома.
Чтобы внести в электронную трудовую данные о местах работы до 2020 года, нужно обратиться в отделение ПФР с оригиналом документа старого образца.
Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:
- о сохранении бумажной трудовой книжки;
- о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.
Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.
Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.
Бумажная или электронная трудовая? Выбираем
Самому работнику этого делать не нужно — оформить электронную трудовую книжку на него должен работодатель. На сотрудников, которые впервые начнут работу в 2021 году, бумажные трудовые книжки уже заводить не будут. Им безальтернативно положена цифровая версия документа.
Если у нового сотрудника уже есть опыт работы, то при приёме на работу отдел кадров работодателя должен проверить в базе Пенсионного фонда, что работник решил насчёт бумажной трудовой книжки. Если отказался от неё, заводить новую книжку или продолжать старую не станут. Если же новый работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, сохранил её и предоставил работодателю, отдел кадров продолжит её вести.
Если вы решили оставить бумажную трудовую, но потом передумали, то можете перейти на электронную в любой момент, подав соответствующее заявление работодателю. Но если сделали выбор в пользу нового формата трудовой, то пути назад уже нет. Для работников, которые никакого заявления не подали, трудовая книжка по умолчанию останется бумажной.
Трудовая книжка — документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. Она отражает стаж и опыт работника, даёт сведения о его образовании, награждениях и благодарностях. И, наконец, позволяет работодателю отследить причины, по которым человека уволили с предыдущих мест работы.
Сами по себе трудовые книжки появились в России уже после революции 1917 года — до этого их роль выполнял Формулярный список о службе, который заполнялся и сшивался на длинных листах бумаги. В 20-е и 30-е годы XX века трудовые книжки (трудовые списки) в том или ином виде функционировали по всему СССР.
Если вы хотите, чтобы данные о вашем трудовом стаже оставались на бумаге, достаточно выбрать соответствующий вариант:
Продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде.
После этого ваша книжка останется у работодателя, и он будет вести её как обычно, параллельно ведя записи в электронном виде. Поскольку данные о вашей работе и до этого отправлялись в систему, для вас ровным счётом ничего не изменится.
Решение о сохранении бумажной трудовой можно назвать временным. Если вы передумаете, новое заявление можно написать в любой момент.
С этой опцией всё тоже просто. Вы пишете заявление, что хотите вести трудовую книжку в электронном виде. В документах это чаще всего указывают так:
Предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности.
Как только вы откажетесь от бумажной трудовой книжки, работодатель сразу же отдаст её вам и перестанет нести за неё ответственность. В документ больше не будут вносить записи, а все сведения будут учитываться только в электронной системе.
При этом важно сохранить трудовую книжку и не терять её. При выдаче в ней сделают запись о том, что её владелец перешёл на электронный вид.
И обратного пути уже не будет. Если вы напишете заявление о переходе на «цифру», вернуться к старой трудовой уже не выйдет.
Поначалу ничего. Все данные, которые работодатель до этого момента передавал в ПФР, хранятся в системе, но в новый документ не попадут. Полноценная электронная книжка начнёт формироваться только после 2020 года.
А что, если не писать никаких заявлений?
Этот вариант по сути совпадает с опцией «оставить бумажную трудовую книжку». Работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку и отправлять данные в ПФР.
Тем, кто сейчас не трудоустроен и держит свою бумажную трудовую книжку при себе, тоже не стоит переживать. Свой выбор можно сделать после устройства на работу: можно написать заявление сразу, а можно выждать — тогда тоже сохранятся оба варианта.
Плюсы и минусы электронных трудовых
У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора уже не будет. Бумажных трудовых книжек им не выдадут, и сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.
И для тех, кто сохранил свои книжки, и для тех, кто от них отказался, немного изменится процесс увольнения и оформления на новую работу. В последний день работы работодатель выдаст вам выписку о периоде, когда вы работали у него: в бумажном или электронном виде. Именно с ней нужно будет идти к новому начальнику. А ещё на новой работе нужно будет предъявить сведения из электронной системы учёта. Их можно будет запросить в МФЦ, Пенсионном фонде или на портале госуслуг.
Но настоящие изменения настанут в 2026 году. По планам чиновников, к 2027 году переходный период для бумажных трудовых книжек закончится — и они просто-напросто перестанут существовать.
В наши дни традиционные трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении.
В остальных странах мира на работу принимают по контракту, обходясь без трудовых книжек. Чаще всего контракт заключается на срок от года для начинающих специалистов и до пяти лет для профессионалов своего дела. Там подробным образом прописаны все права и обязанности будущего сотрудника, количество рабочих часов, а так же причины, по которым он может быть уволен или наоборот: почему у сотрудника не получится досрочно расторгнуть договор.
В ряде европейских стран (Германия, Италия, Австрия, Франция) есть своеобразный аналог книжки – трудовая карточка. Правда, такой роли, как в России, она не играет. Её владелец может по собственному желанию предъявлять документ работодателю, чтобы внести данные о приеме на работу и увольнении.
В Испании есть своя электронная система — Vida Laboral (трудовая жизнь). В неё записывают информацию о найме, увольнениях и налоговых отчислениях — всё это сразу же отправляется прямиком в Министерство труда и Фонд социального страхования.
Новый указ — это продолжение закона, который уже вступил в силу 01.01.2020 года. Глава правительства нашего государства считает, что подобные изменения невероятно важны. Во-первых, денежные средства из бюджета будут значительно сэкономлены. Во-вторых, благодаря электронным трудовым книжкам у кадровиков значительно сократится однотипная работа.
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя. По сути — это несколько строчек в специальном реестре на удаленном сервере. Государство пообещало надежно защитить и зарезервировать эти данные. Подделать, удалить или испортить электронную книжку будет невероятно сложно.
Гражданин может в любой момент просмотреть сведения электронной трудовой через Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости человек получит бумажную выписку из трудовой книжки в многофункциональном центре госуслуг (МФЦ).
Систему администрирует Пенсионный фонд России, при этом на первом этапе будут работать сразу обе — привычная бумажная и новая цифровая. Плавный переход на «цифру» затянется на несколько десятилетий. Для всех впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года альтернативы уже не будет, им оформят цифровую книжку.
Работодатели в рамках реформы начнут предоставлять в Пенсионный фонд дополнительные сведения по форме СЗВ-ТД. Там указывается стаж работника, его квалификация, специальность. Заполнять ее в электронном виде потребуется на всех официально трудоустроенных граждан. В будущем эти сведения используют для начисления пенсии.
В отличие от бумажных книжек, сведения о наградах в электронных документах отражаться не будут, для учета ведомственных и государственных наград используют отдельную базу данных, которая также станет доступна для работодателей и гражданина.
Если суммировать возможности «цифры», то к плюсам электронной книжки можно отнести удобный доступ работников к информации о трудовой деятельности, дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, снижение издержек работодателей. В минусы — риск глобального цифрового сбоя или утечки данных.
По закону работник не позднее 31 декабря 2020 года должен письменно сообщить работодателю о своем выборе, подав заявление в произвольной форме. Он также может «промолчать», отказавшись от выбора. У каждого выбора есть свои нюансы.
Итак, у работника есть три варианта:
- подать заявление об отказе от «бумаги» и переходе на электронную трудовую книжку
- подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки
- не подавать никакого заявления.
Выбравшие электронную трудовую книжку россияне получат бумажную трудовую на руки, в ней сделают запись о сделанном выборе. Передумать и вернуть бумажный вариант работник не сможет. Силу юридического документа бумажная трудовая не потеряет, поэтому ее обязательно нужно сохранить, так как в электронных базах зафиксируют сведения только с 2020 года.
Если человек написал заявление на сохранение бумажной трудовой, работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную версию, она останется в отделе кадров. При последующем трудоустройстве к другим работодателям право на «бумагу» у него сохранится.
«Молчунов» также оставят с бумажными трудовыми книжками, однако закон гарантирует право сохранения традиционных книжек только для тех, кто написал заявление до 31 декабря. Поэтому новый работодатель при желании сможет автоматически перевести такого работника на электронную трудовую книжку.
Чем лучше электронная трудовая книжка бумажной?
В законопроекте перечислены основные преимущества электронных трудовых книжек:
- Повышение уровня сохранности сведений о трудовом стаже работника: высокая степень защиты общей базы и персональных данных, их передача осуществляется через специальные усиленные каналы, для доступа требуется квалифицированная цифровая электронная подпись.
- Упрощение процедуры приема на работу, получения сведений о трудовом стаже: кадровая служба оперативно получает необходимые данные соискателя.
- Повышение технологичности делопроизводства, понижение издержек для работника и работодателя при трудоустройстве: обусловлено гарантированной сохранностью данных.
ВАЖНО! Если работник перешел на электронную форму учета, вернуться к бумажному варианту не представляется возможным. Тогда как, сохранив традиционный вариант, поменять решение можно позже.
Чтобы разобраться в вопросе, рассмотрим изменения учета трудового стажа с разных позиций.
- Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника
Достоинства цифрового носителя:
- Быстрый и удобный доступ к данным через личный кабинет;
- Оптимально для дистанционного трудоустройства;
- Быстрое получение государственных услуг, связанных с трудовой деятельностью.
Минусы электронной трудовой книжки:
- Запись в бумажную трудовую книжку осуществляется через 5 дней после первого рабочего дня, тогда как в электронном виде данные вносят «день в день». В результате работник, которому не подошли условия труда, увольняется с записью в документе.
- На текущий момент запись в системе электронного учета ведется с 2020 года, предыдущие записи сохраняются исключительно в бумажной версии. Ответственность за сохранность документа ложится на работника.
- При обнаружении ошибки работник может поменять сведения только путем личного обращения в организацию, где допустили оплошность. Если в записи не отражены или указанны некорректно данные о работодателе, возможны сложности с его идентификацией.
ВАЖНО! В электронной базе не вносятся сведения о наградах, благодарностях и других дополнительных данных. Документы, подтверждающие получение поощрений, необходимо хранить самостоятельно. Такие свидетельства важны при приеме на работу, особенно в государственные предприятия.
- Трудовая книжка в электронном виде – плюсы и минусы для работодателя
Чем хороша электронная трудовая книжка:
- Снижение издержек на закупку, ведение, хранение бумажных версий;
- Возможность аналитики сведений о трудовой деятельности работников;
- Сведения фиксируются в единой системе учета (ранее сотрудник мог завести дубликат документа).
Минусы трудовой книжки в электронном виде:
- Двойной документооборот для фиксации трудового стажа работников, сохранивших традиционный документ;
- Сложность изменений в ранее внесенные записи: если допущена ошибка, исправить данные достаточно сложно, процесс пока не отработан;
- При приеме на работу соискателя с бумажной трудовой работодатель получает доступ к трудовому стажу, тогда как при электронном ведении учета работник предоставляет только выписку.
- Если организация располагается в районах с нестабильным доступом в интернет, затруднено соблюдение требований к записи об увольнении или приеме на работу «день в день».
- Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для государства
Плюсы электронной трудовой книжки:
- Тотальный контроль над трудовой деятельностью каждого человека;
- Мониторинг и аналитика сведений о работе граждан в режиме онлайн;
- Удобство отслеживания пенсионных отчислений и налоговых вычетов.
Недостатки электронной системы учета не отмечаются.
При увольнении с последнего места работы гражданин получает на руки только традиционный документ с записью об увольнении. Работодатель ведет двойной учет: делает запись в бумажной трудовой книжке и заполняет сведения в электронном виде, но выписку из цифровой системы предоставлять не обязан.
Работник при поступлении на новое место работы должен предоставить оба документа: обычную трудовую книжку и выписку из электронной системы. Для ее получения необходимо подать запрос одним из способов:
- в МФЦ;
- отделение пенсионного фонда РФ;
- на портале государственных услуг и через личный кабинет Пенсионного фонда.
Компания «Проверка труда» — эксперт в области трудового права. Мы проведем профессиональный кадровый аудит, поможем наладить работу отдела персонала, привести в порядок документацию и подготовиться к любым проверкам. Оставьте заявку на сайте или позвоните по указанным телефонам, чтобы получить консультацию об услугах, особенностях трудового законодательства, плюсах и минусах электронной трудовой книжки.
В первую очередь необходимо сказать, что каждый человек все равно будет решать для себя сам, стоит ли ему оставаться верным своей бумажной трудовой книжке, или же переходить на электронную. Но чтобы делать настоящий выбор — следует разбираться в достоинствах и недостатках каждого варианта. К преимуществам электронных трудовых книжек в этом вопросе можно отнести:
Электронная трудовая книжка — это не оцифрованная бумажная книжечка с записями о местах работы, так называется новый способ хранения сведений о работниках. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, официально термин звучит как «сведения о трудовой деятельности», ни в каких нормативных актах понятие «электронная трудовая книжка» не встречается. Работодатель обязан передавать сведения о работниках в Пенсионный фонд России по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), которые будут храниться в ПФР в специальной электронной системе учета.
В электронной форме будет содержаться информация о самом работнике, местах его работы и должностях (профессии, специальности), датах приема на работу, а также перевода или увольнения, о квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и др. То есть практически все те же данные, что и в бумажной трудовой. Однако сведения о награждениях за успехи в работе в электронный вариант не вносятся, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.