Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нормы списания представительских расходов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
- Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
- Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
- Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
- Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
- Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.
Учет и оформление представительских расходов
В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:
- Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
- завтрак;
- обед;
- выездное заседание.
- Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
- Трансфер участников до места приема и обратно.
- Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.
ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.
По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.
Неправомерно учитывать как представительские расходы:
- обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
- средства на развлекательную программу для участников;
- стоимость экскурсий;
- деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
- финансы на оформление зала для мероприятия;
- медицинские траты, если они потребовались;
- проезд и проживание гостей;
- оплата визовых услуг участников;
- траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
- любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).
Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.
Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):
- Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
- Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
- Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
- Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.
В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:
- прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
- их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.
В бухгалтерском учете затраты на чай и кофе, как правило, учитываются на счете 10 «Материалы», а впоследствии списываются в затраты по обычным видам деятельности.
Чтобы признать такие затраты в целях налогового учета, их нужно документально подтвердить и учитывать в составе представительских с учетом лимита 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).
Перечень документов в НК не утвержден. Так, к примеру, подтвердить представительские расходы могут следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675):
- приказ руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы (счета, чеки, накладные, акты);
- отчет о представительских расходах, в котором отражаются цель мероприятия, результаты его проведения, сумма расходов и другая необходимая информация.
В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.
Что относится к представительским расходам:
- Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
- Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.
Определения закреплены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Но понятие «прием гостей» довольно размытое. Что именно можно включить в эту позицию? Чиновники жестко определили рамки для ситуации: допускается учесть в составе затрат на прием:
- доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
- организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
- услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.
А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.
В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов в 2020 году определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.
Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:
- Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
- Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
- Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.
Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ.
Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:
- начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
- условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
- все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование (ст. 252 НК РФ).
Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.
Не все компании могут зачесть при налогообложении представительские расходы: норматив в налоговом учете 2020 могут использовать только налогоплательщики, применяющие общую систему налогообложения. Остальные компании и ИП это делать не вправе.
Даже фирмы, выбравшие УСН «доходы минус расходы», не вправе зачесть представительские траты при исчислении упрощенного налога, так как такие траты не указаны в ст. 346.16 НК РФ. Следовательно, ни один налогоплательщик, применяющий щадящие режимы обременения, не может учесть представительские траты в налоговом учете.
Фирмы на ОСНО могут не только снизить налог на прибыль, но и зачесть входной НДС с таких затрат. Но важно соблюдать лимит в 4% от ФОТ, подтвердить траты документально и экономически обосновать.
К вопросу об НДС. Вернуть входной налог можно, но только в пределах установленного лимита в 4% от затрат на оплату труда персонала. Если в отчетном периоде траты превысили лимит 4%, то их допустимо перенести на следующий отчетный период.
ООО «Весна» применяет ОСНО. Во 2 квартале 2020 года компания провела прием деловых партнеров для заключения нового контракта на поставку продукции. Всего на мероприятие было потрачено 250 000 рублей, в том числе:
- транспортные издержки на доставку гостей к месту проведения мероприятия — 20 000 рублей, в том числе НДС — 4000 рублей;
- организация питания (завтрак, кофе-пауза, торжественный обед, ужин) — 100 000 рублей, НДС — 20 000 рублей;
- услуги обслуживающего персонала буфета — 30 000 рублей;
- билеты на театральную премьеру — 10 000 рублей, НДС — 2000 рублей;
- проживание гостей в отеле класса люкс — 40 000 рублей;
- экскурсия на теплоходе по местным достопримечательностям — 50 000 рублей.
Сумма НДС со всех затрат на мероприятие — 26 000 рублей.
Фонд оплаты труда за 2 квартал 2020 года составил 7 000 000 рублей. 4% от ФОТ — 280 000 рублей.
Следовательно, компания по установленному лимиту вправе зачесть представительские затраты во 2 квартале в сумме не более 280 000 рублей. Но всю сумму издержек на проведение мероприятий учесть нельзя! Так как не все затраты являются представительскими.
ООО «Весна» может принять к налоговому учету только суммы затрат на транспортную доставку гостей, услуги буфета и питание — 150 000 рублей. А вот траты на театральное представление, теплоходную экскурсию и гостиничные номера учесть нельзя. Эти расходы нужно оплатить за счет чистой прибыли фирмы. То есть из тех денег, которые останутся в компании после обложения налогом на прибыль.
Вернуть входной НДС можно только в сумме 24 000 рублей. То есть только с представительских затрат (транспортные услуги и питание). А вот с билетов в театр получить вычет нельзя.
Положения о бухучете не требуют отдельного выделения представительских затрат, в сравнении в требованиями налогового учета. Компания вправе относить такие категории издержек в состав прочих расходов. А перечень их необходимо закрепить в учетной политике.
Вообще бухучет представительских затрат представляет собой стандартное отражение операций по принятию и списанию расходов. То есть бухгалтер фиксирует в учете проводки по основным видам деятельности в виде:
- списания материальных затрат;
- начисления амортизации;
- начислений вознаграждений за труд;
- отражения услуг сторонних компаний;
- прочих трат.
Проводки по отражению представительских расходов зависят от основного вида деятельности фирмы. По общим правилам, такие издержки аккумулируются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» — для производственных предприятий. Торговые фирмы должны собирать представительские издержки на счете 44 «Расходы на продажу». Типовые бухгалтерские записи:
Операция |
Дебет |
Кредит |
Работы и услуги сторонних организаций приняты к учету в составе представительских затрат |
44 26 |
60 |
Материальные запасы списаны на проведение мероприятий по приему гостей |
44 26 |
10 |