Статистическая форма 1-ИП: кто сдаёт и как заполнить
Согласно Википедии:
Прика з — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.
В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:
— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.
В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных. приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Какие папки приказов будем формировать?
1. Приказы по личному составу (по кадрам): 2. Приказы о командировках. 3. Приказы о предоставлении отпуска 4. Приказы по основной деятельности компании
Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет , приказы по отпускам и командировкам – 5 лет . Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.
Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.
На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?
Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.
Приказ о назначении генерального директора
ООО обязано вести бухучет, сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность. За это отвечает директор компании. В большинстве случаев закон разрешает вести учет без найма бухгалтера в штат — директор может заниматься этим сам или нанять бухгалтера на аутсорсе. Есть всего несколько отраслей, где по закону нужен главный бухгалтер. Например, микрофинансовые организации и банки.
Для того чтобы купить оборудование и запустить бизнес компании, нужны деньги. Есть три способа внести их на счет:
Оформить беспроцентный заем между ООО и учредителем — самый простой способ. Можно оформить заем с процентами, но тогда придется заплатить НДФЛ 13% с этих процентов. Вернуть заем сможете, когда бизнес начнет приносить прибыль.
Оформить финансовую помощь от учредителя — если доля учредителя в уставном капитале больше 50%, то эти деньги не будут учитываться как доходы и не будут облагаться налогом на прибыль или налогом при УСН. В отличие от займа финансовую помощь не нужно возвращать.
Использовать уставный капитал — по закону его можно тратить на первичное оборудование. Но важно вернуть его до конца второго финансового года — чтобы, когда вы подбивали баланс, в активах компании была сумма не меньше уставного капитала, который прописан у вас в уставе.
VIDEO
Сотрудника можно уволить по собственному желанию, по соглашению сторон или из-за нарушения трудовой дисциплины. В общем виде процедура увольнения по собственному желанию выглядит так:
Работник подает заявление на увольнение. По общему правилу он должен отработать минимум 14 дней, но по договоренности с руководителем может закончить работу и раньше.
Издаете приказ об увольнении работника.
Проводите окончательный расчет.
Работник подписывает приказ об увольнении и ставит подпись в личной карточке.
В день увольнения вы отдаете работнику бумажную трудовую книжку или выписку из электронной трудовой книжки, расчетный листок и справки: о заработке для расчета больничных, о доходах и НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздел 3 расчета по страховым взносам (РСВ). Сотрудник должен расписаться, что получил от вас все документы при увольнении.
Лицензия — это документ, который подтверждает, что компания имеет право заниматься указанной деятельностью и соблюдает все необходимые нормы. Компании нужна лицензия, чтобы работать в следующих сферах:
производить и продавать лекарства, наркотические препараты, яды;
оказывать медицинские услуги;
оказывать ветеринарные услуги;
заниматься частным сыском;
управлять многоквартирными домами;
оказывать услуги в сфере ж/д и воздушного транспорта;
заниматься перевозкой пассажиров или грузов водным транспортом;
производить и продавать алкогольные напитки;
оказывать ломбардные услуги.
Товарный знак не обязательно регистрировать, но стоит это сделать, чтобы стать единственным правообладателем, например, названия компании или продукции. Это позволит запретить всем остальным использовать эти названия. Товарный знак нужно регистрировать, чтобы:
Избежать иска от владельца похожего товарного знака: если ваш логотип похож на чей-то товарный знак, его владелец может обратиться в суд и потребовать изменить ваш логотип и заплатить компенсацию.
Защитить домен: если кто-то разместит сайт на домене, похожем на ваш товарный знак, можно через суд потребовать закрыть сайт и забрать домен.
Запретить конкурентам пользоваться названием вашей компании или продукции. Если кто-то решит использовать ваш товарный знак, например торговать через соцсети под вашим названием, вы сможете запретить это. Администрация соцсетей быстро реагирует на такие обращения и блокирует страницы нарушителей.
Открыть бизнес можно самому или с партнерами. Все, кто открывает ООО, – учредители, их может быть не больше 50. Любые решения по бизнесу они принимают на общих собраниях. Это такой орган управления ООО, когда учредителей несколько. Если открываете бизнес в одиночку, то и решения принимаете самостоятельно, регистрацию ООО проводите на себя. Порядок одинаковый – используйте информацию ниже.
Первое общее собрание нужно провести еще до юридической регистрации ООО. Вот какие вопросы нужно решить учредителям.
Как будет называться компания – выбираем наименование.
Где будет прописана фирма – подбираем юридический адрес.
Кто будет директором?
Какие коды ОКВЭД использовать – готовимся заполнять заявление.
Сколько денег вносить в уставный капитал и в каких долях, если учредителей несколько?
Какой использовать устав и что в нем написать?
На какой системе налогообложения работать?
Принятые на общем собрании решения нужно оформить протоколом. Если учредитель один, он составляет решение о регистрации ООО от лица единственного учредителя. Мы покажем примеры, дадим образцы и поможем заполнить бланки – их нужно подать на регистрацию ООО вместе с заявлением.
Если учредитель один, он учреждает общество своим единоличным решением, которое потом включается в пакет документов для регистрации ООО. В этом решении нужно:
указать все анкетные и паспортные данные учредителя;
прописать решение о создании организации в форме ООО;
утвердить полное наименование фирмы, указать юридический адрес;
указать размер уставного капитала и форму его внесения;
утвердить устав фирмы;
назначить директора.
Поскольку назначить директора могут только участники (или единственный участник), то процедура тут состоит из нескольких этапов:
Принятие решения единственным участником или собранием участников о назначении на должность директора (соответственно, со снятием старого).
Государственная регистрация изменений в ЕГРЮЛ, в связи с изменением сведений о единоличном исполнительном органе.
Заключение трудового договора (со стороны ООО подписывает единственный участник, или лицо, председательствовавшее на собрании).
Подписание приказа о назначении, вступление в должность.
Трудовой договор можно заключить и до гос. регистрации, но для третьих лиц директор становится директором только после внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ.
Если в обществе не предусмотрена отдельная должность для главного бухгалтера, его полномочия возлагаются на генерального директора. Об этом можно написать в том же приказе, которым его назначили на должность, либо издать об этом отдельный приказ.
Приказ №1 или как назначить директора ООО
Поскольку директор ООО является самым первым работником, который потом сам будет издавать приказы, то логично поставить для него номер 1. Хотя номер приказа никаких последствий для него не несет, хоть без номера, он нужен только для упрощения и удобства делопроизводства.
В целом, все достаточно прозаично — директор сам составляет (или скачивает готовый) текст приказа, распечатывает его, подписывает, ставит печать и кладет в папку с другими обязательными документами ООО.
Желательно сделать несколько экземпляров, пригодятся в банке, для получения лицензий, для тендеров, контрагентов и пр.
Регистрация ООО 2021–2022: как открыть компанию без помощи посредников
Директор – это лицо, ответственное за сохранность документов организации и части имущества, закрепленного за ним. При увольнении директор должен сдать дела, но определенного порядка законом не установлено. Процедура смены генерального директора в ООО может быть закреплена в локальном акте общества. В любом случае, участники ООО не вправе задерживать увольнение директора под предлогом того, что он не передал какие-то документы или имущество, но они могут истребовать их в рамках судебного разбирательства.
Если смена директора происходит с конфликтом сторон, и новый директор или участники по какой-то причине не принимают документы, то прежний руководитель может сдать их на хранение в архивную организацию или нотариусу.
Оформление акта приема-передачи дел при смене генерального директора, прежде всего, в интересах самого бывшего руководителя. Подписывать акт приема-передачи могут как два директора между собой, так и при участии собственников организации. Вы можете ознакомиться с нашим шаблоном акта приема-передачи документов и изменить его под свою ситуацию.
Скачать пример акта приема-передачи документов при смене директора
Гендиректор является наемным работником предприятия. На него, как и на остальной штатный персонал распространяются нормы трудового законодательства. Тем не менее, порядок его назначения на должность отличается от общих правил, под которые попадают обычные рядовые сотрудники организации.
Решение о том , кто займет вакантную должность руководителя ООО, принимается на общем собрании участников.
Исключением из этого правила является два обстоятельства:
во-первых , если общество с одним учредителем, то именно ему единолично придется избирать директора, путем издания соответствующего решения;
во-вторых , если полномочие по избранию руководителя было передано совету директоров.
По итогам собрания оформляется протокол, который в дальнейшем потребуется ФНС для внесения сведений о новом руководителе в ЕГРЮЛ. Сведения о смене директора в налоговую инспекцию передаются посредством заявления по форме Р14001 . При этом оно предварительно должно быть заверено у нотариуса. Если документ направляется электронным способом, то обращаться в нотариальную контору не придется, он удостоверяется УКЭП заявителя.
Именно на основании протокола или решения единственного участника заключается трудовой договор, в котором определяется объем полномочий избранного директора. Далее издается приказ о назначении на должность.
Следует отметить , что издание приказа, это прерогатива непосредственно генерального директора. Объясняется это тем, что с момента заключения контракта он становится единоличным исполнительным органом ООО и, соответственно, может подписывать такого рода документы.
Важно, что собранием может быть назначен гендиректором как один из участников ООО, так и стороннее лицо. Например, если в организации всего один учредитель, то он вправе принять письменное решение о назначении себя на должность гендиректора. Далее, согласно нормам ТК РФ, ему придется заключить с собой трудовой договор и выплачивать себе зарплату. Законодательство не запрещает издать и подписать приказ о назначении себя на должность, поскольку гендиректор, с одной стороны, является единоличным исполнительным лицом, а с другой, наемным работником.
Приказ о назначении на должность фактически представляет собой распорядительный документ, без издания которого директор организации не может приступить к выполнению своих трудовых обязанностей.
Обычно приказ наделяет руководителя следующими полномочиями:
руководство текущей деятельностью компании;
обеспечение квалифицированными кадрами;
выполнение обязательств перед различными бюджетными и внебюджетными фондами, контрагентами и тому подобное;
представление интересов ООО без предъявления доверенности;
требовать от персонала, в том числе и руководителей, выполнения возложенных на них трудовых обязанностей;
утверждение штатного расписания, а также должностных инструкций работников;
организация ведения бухучета;
выдача доверенности представителю ООО для решения тех или иных вопросов;
обеспечение эффективного выполнения производственных задач.
Кроме того, еще одной целью приказа является оповещение контрольно-надзорных органов, а также всего персонала компании о смене гендиректора. Приказ требуется, в том числе, банкам для открытия расчетного счета, проведения транзакций и прочее.
Если в штате организации отсутствует главный бухгалтер, то его обязанности может выполнять директор — это также должно быть отражено в приказе. Нет необходимости оформлять отдельный документ о ведении бухучета директором, для этого можно использовать приказ о назначении генерального директора.
Возложение обязанностей главного бухгалтера в приказе о вступлении в должность директора прописывается вторым пунктом после распоряжения о назначении на должность руководителя. После чего идет пункт о дате вступления документа в силу, печать и подпись руководителя (или учредителя), который оформил приказ.
Приказ о назначении генерального директора ООО образец 2021
Вступление руководителя в должность оформляется по определенной процедуре. Приводим краткую пошаговую инструкцию.
Перед тем, как оформить приказ о назначении директора, проверьте его кандидатуру в реестре дисквалифицированных лиц.
Подготовьте решение или протокол общего собрания участников.
Передайте данные руководителя в ИФНС по форме Р11001 или Р13014.
Заключите трудовой договор с руководителем (необязательно для директора-единственного учредителя).
Приказ о вступлении в должность подписывает сам руководитель, в качестве основания указывается решение/протокол общего собрания и трудовой договор, если он заключен.
Если в ООО еще нет бухгалтера, руководитель должен возложить обязанности по ведению учета на себя.
Кадровый приказ о приеме директора на работу удобнее заполнять по унифицированной форме Т-1, но можно разработать свой документ. Такой приказ составляется только при наличии трудового договора с руководителем.
Внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку директора.
По идее, больше ничего делать не надо, процедура приема на работу полностью закончена. Однако некоторые эксперты, ссылаясь на письмо Роструда от 22.09.2010 N 2894-6-1, предлагают еще оформить приказ о вступлении в должность, поскольку на его основании вносятся сведения в трудовую книжку работника.
Никаких особых форм для приказа нет, он может быть оставлен в произвольном виде. Главное, чтобы в нем все данные соответствовали ранее выпущенным бумагам и не было никаких фактологических ошибок. Сам документ оформляется от первого лица и подписывается непосредственно директором.
Трудовой договор с руководителем организации имеет ряд особенностей, а именно:
может заключаться на срок, установленный учредительными документами организации, соглашением сторон или нормами федерального законодательства, но не более пяти лет (ст. 58, 59, 275 ТК РФ);
может предусматривать условие об испытании на срок до шести месяцев (ч. 5 ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании может быть установлено только в том случае, если генеральный директор назначен, а не избран на должность по конкурсу (ч. 4 ст. 70 ТК РФ);
может содержать дополнительные основания для его расторжения.
Помимо обязательных условий трудового договора, не забудьте включить в него дополнительное условие об ответственности за обеспечение охраны конфиденциальности информации (ч. 6 ст. 11 Закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ).
Приказ о приеме генерального директора издайте по унифицированной форме № Т-1 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Первым приказом генерального директора должен быть приказ о вступлении в должность. Обычно там присутствует формулировка: «Во исполнение решения акционеров (участников) приступаю к исполнению обязанностей с такого-то числа».
Пример оформления трудового договора с генеральным директором
Уставом АО «Альфа» избрание генерального директора не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества.
На общем собрании акционеров «Альфы» генеральным директором был избран А.В. Львов (протокол). С ним был заключен трудовой договор.
Ситуация: можно ли заключить с генеральным директором трудовой договор на срок, превышающий пять лет?
Ответ на этот вопрос зависит от того, какой договор заключен с генеральным директором.
Организация вправе заключить с генеральным директором как срочный, так и бессрочный трудовой договор. Это объясняется тем, что трудовым законодательством предусмотрено право, а не обязанность заключать срочный трудовой договор с генеральным директором. Об этом сказано в части 2 статьи 59 Трудового кодекса РФ.
Исключение предусмотрено только для случаев, когда иное установлено в федеральном законодательстве (ч. 2 ст. 58 ТК РФ). Например, это касается президента государственной или муниципальной образовательной организации высшего образования, трудовой договор с которым можно заключить только на срок не более пяти лет (ч. 14 ст. 51 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ). В остальных случаях организация вправе заключить с генеральным директором бессрочный трудовой договор.
Если организация заключает срочный трудовой договор с генеральным директором, то его срок не может превышать пяти лет. При этом конкретный период работы в рамках пятилетнего ограничения определяется учредительными документами организации или соглашением сторон. Такой порядок следует из положений части 1 статьи 275 и статьи 58 Трудового кодекса РФ.
Данный порядок отвечает требованиям законов об акционерных обществах и ООО (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ) и подтвержден постановлением Конституционного суда РФ от 15 марта 2005 г. № 3-П.
Подробнее о том, как при необходимости продлить заключенный с генеральным директором срочный договор, см. Как заключить срочный трудовой договор .
Ситуация: кто должен подписать трудовой договор с генеральным директором от имени организации?
От имени акционерного общества трудовой договор с генеральным директором должен подписать председатель совета директоров (или наблюдательного совета). Также это может быть человек, который уполномочен этим руководящим органом. Об этом сказано в пункте 3 статьи 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.
В ООО трудовой договор от имени организации должно подписать одно из следующих лиц:
председатель общего собрания участников или участник общества, который уполномочен решением общего собрания;
При смене генерального директора организации необходимо в течение трех дней сообщить об этом в налоговую инспекцию (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Связано это с тем, что генеральный директор является лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности. Сведения о нем содержатся в ЕГРЮЛ (подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Поэтому при приеме на работу нового руководителя эти данные должны быть изменены.
Уведомление о смене генерального директора оформите в виде подписанного заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ (заявление по форме № Р14001 , утвержденной приказом ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25).
Подписать такое заявление может новый руководитель организации (письмо ФНС России от 23 августа 2006 г. № ГВ-6-14/846).
Ситуация: какие последствия могут возникнуть, если организация не проинформирует налоговую инспекцию о смене генерального директора?
Налоговая инспекция может оштрафовать руководителя организации. Сделки, заключенные новым генеральным директором (до внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ), могут быть признаны недействительными.
Генеральный директор вправе действовать от имени организации без доверенности (п. 2 ст. 54 ГК РФ). При этом сведения о нем должны быть зафиксированы в ЕГРЮЛ (подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Ведение ЕГРЮЛ возложено на ФНС России (п. 5.5.6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 сентября 2004 г. № 506). Поэтому о смене генерального директора организация обязана сообщить в налоговую инспекцию в течение трех дней с момента, когда новый директор приступил к исполнению своих обязанностей в соответствии с приказом (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Если сведения о новом генеральном директоре не представлены (представлены несвоевременно), налоговая инспекция может оштрафовать руководителя организации на 5000 руб. (ч. 3 ст. 14.25 и ст. 23.61 КоАП РФ).
Кроме того, сделки, заключенные новым генеральным директором (до внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ), могут быть признаны недействительными. Объясняется это следующим. Организация приобретает для себя права (в т. ч. заключает договоры) и осуществляет обязанности через свои органы (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Генеральный директор действует без доверенности от имени организации (подп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Генеральный директор, чьи полномочия не оформлены надлежащим образом (нет сведений о нем в ЕГРЮЛ), не вправе заключать сделки от имени организации. Сделки, совершенные неуполномоченным лицом, признаются недействительными на основании статьи 168 Гражданского кодекса РФ. Такой подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 24 июля 2007 г. № 3259/07, ФАС Московского округа от 13 августа 2007 г. № КГ-А40-7913/07).
Недействительная сделка не влечет за собой никаких юридических последствий. Ее участники должны будут возвратить друг другу все полученное по сделке (в натуральной или денежной форме). Такие правила установлены в статье 167 Гражданского кодекса РФ.
Помимо этого, у контрагентов организации – плательщиков НДС могут возникнуть проблемы, связанные с возмещением этого налога из бюджета. Дело в том, что счета-фактуры, которые являются основанием для вычета по НДС, должны быть подписаны либо руководителем организации, либо лицами, уполномоченными на то приказом руководителя или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Если счет-фактура подписан неуполномоченным лицом, покупатель (заказчик) не сможет получить вычет по НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Ситуация: прекращаются ли полномочия генерального директора в связи с истечением срока трудового договора? Решение учредителей о назначении на новый срок или назначении нового генерального директора отсутствует.
Нет, если ни одна из сторон трудового договора не потребовала такого прекращения.
Как составить приказ о назначении генерального директора
Срок действия приказа о назначении директора зависит от срока, на который ему предоставлены полномочия. В большинстве случаев руководителя предприятия назначают на неопределенный срок, либо на срок, который указан в уставных документах. Именно на этот период и распространяется действие этого распорядительного документа. Если после окончания срока полномочий руководителя избирают еще раз, то приказ необходимо переиздать, на основании уже нового трудового договора и решения об избрании.
Период, на который избирается глава компании, обычно вносится в приказ о назначении нового директора ООО. Образец этой записи может выглядеть следующим образом:
«Вступаю в должность с 01.03.2018 года, сроком на 5 лет», или
«Поляков Дмитрий Дмитриевич утвержден на должность генерального директора с 01.03.2018 года по 28.02.2023 года».
Если данная информация не внесена в текст приказа, то к нему обычно прикладывают копию трудового договора, и предоставляют этот пакет документов по требованию (в банк, налоговую и т.д.).
Приказ о назначении генерального директора ООО издается на основании решения участников, или единственного учредителя и подписывается самим руководителем. Он издается в свободной форме, но при этом содержит все реквизиты, обязательные для распорядительных документов.
Заполненный пример приказа о назначении генерального директора.
Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.
Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать :
акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и реорганизации организаций и т.д.);
технические задания на проектирование и разработку объектов, технических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации;
методические инструкции и указания;
правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе должностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д.;
нормативы (трудовые и материальные);
отчеты о производственной деятельности, командировках, проведении научно-исследовательских работ и т.д.;
перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, выполнения работ и т.д.;
расценки, тарифные ставки;
сметы расходов;
стандарты отраслевые, государственные;
технические условия и нормали предприятия;
структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
уставы организаций и коллегиальных органов;
положения о подразделениях, о должностях;
регламенты бизнес-процессов.
Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.
Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также следует утверждать!
Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.
В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:
план работ отдела на год;
положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
номенклатура дел;
акт приема-передачи дел;
инструкция по делопроизводству.
Чем отличается утверждение от согласования?
Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.
Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации. Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции. Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.
Существует три способа утверждения документа :
утверждение распорядительным документом (распоряжением, приказом, постановлением, решением);
утверждение коллегиальным органом;
утверждение должностным лицом без издания распорядительного документа об утверждении.
Рассмотрим эти способы.
Утверждение распорядительным документом
Этот способ чаще используют в случаях, когда нужно сопроводить утверждение документа дополнительными пояснениями или совершить какие-то действия по внедрению утверждаемого документа. Но утвердить документ приказом не запрещено и в том случае, когда никакие пояснения и действия не нужны.
На утверждаемом документе оформляют гриф утверждения документа . Его размещают в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Он состоит из слова УТВЕРЖДЕН (-А, -О), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа (то есть если утверждают график, то пишут УТВЕРЖДЕН, если инструкцию, то УТВЕРЖДЕНА, если положение, то УТВЕРЖДЕНО, если правила, то УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего распорядительного документа в творительном падеже (например, «приказом»), его даты и регистрационного номера. Строки реквизита центруют относительно самой длинной строки или выравнивают по левому краю (Пример 1).
Три способа утвердить документ
Печатный вариант + электронный. После оплаты заказчику открывается доступ к книге в электронном виде и отправляется по почте или курьером книга в печатном виде. Те должностные лица, которые эти документы издают. То есть, если приказ общий по организации, он издается и заверяется подписью руководителя и круглой печатью организации.
Ошибкой также является заверение подписи работодателя (его представителя) не печатью организации, а любой, так называемой «простой» печатью (например, печатью «для отдела кадров»).
Так что, пожалуй, единственный кадровый документ, на котором нужна печать организации-работодателя, — это трудовая книжка. В ней печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений — п. 2.2 инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69) и запись об увольнении (п. 35 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225).
В рамках рассматриваемого вопроса важно, что некая рекомендованная форма, утвержденная государством, существует. Следовательно, на неё можно ориентироваться, отвечая на главный вопрос статьи.
Приказ об увольнении – документ, в котором содержится распоряжение работодателя о расторжении трудовых договоренностей с конкретным работником или группой сотрудников. Под текстом уполномоченный человек ставит свою подпись. А нужна ли в этой бумаге печать?
Однако не следует забывать, что работник имеет право потребовать копию приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Копии приказов о приеме на работу, равно как иные копии кадровых документов, исходящие от организации, требуют надлежащего заверения, что невозможно без проставления печати.
Теперь что касается других наиболее распространенных документов — доверенностей и гражданско-правовых договоров. В силу прямого указания статьи 185 Гражданского кодекса доверенность от имени юридического лица должна быть заверена печатью этой организации. А вот на «гражданских» договорах печать не обязательна — в ГК РФ такого требования нет. Подтверждает это и судебная практика (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 26.02.04 по делу № КА-А40/799-04 и от 15.02.02 по делу № КГ-А40/384-02). Итак: «Реквизит печать. Оттиск печати ставитя на наиболее важных документах, подтверждая и х подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования ден. средств и мат. ценностей, а так же на документах специально предусмотренных правовыми актами.
При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.
Теперь разрешают в этот же день, но с суммы перчисления брать 0.06% + сама платежка дороже. А еще мы будем платить за то, чтобы узнать остаток на счете 1000 руб. Короче говоря, я не довольна Сбербанком. Лучше вообще с ними не работать.
В первую категорию войдут различные кадровые приказы, договоры, доверенности. Во вторую — первичные документы, признаваемые таковыми по законодательству о бухучете. А в третью — документация, необходимая для налоговых целей (подтверждение расходов, льгот и т. п.). Для каждой из этих категорий установлены свои правила использования печатей.
Печать на приказах не проставляется. Это связано с тем, что приказ является внутренним распорядительным документом, который включает вновь принятого работника в организационные связи предприятия. Так, кадровые работники начинают вести на данного работника табель учета рабочего времени, вносят запись о приеме в трудовую книжку и т.п. на основании приказа о приеме. Унифицированная форма приказа о приеме работника на работу не предусматривает этого реквизита (отсутствует аббревиатура «М.П.»). В принципе кадровые приказы допустимо вести и в произвольной форме, но и в этом случае печать не нужна.
А вот в нашем Сбербанке холатность такая. твориться. Печать может и не полностью пропечататься-пройдет. А вот остатки по счетам узнаем к 11 часам утра. Хотя банк работает с 8.30 А теперь вообще такую фишку придумали: Деньгами, которые приходят в течение дня раньше можно было только на следующий день пользоваться.
Принято удостоверять печатью след документы: Акты (вып. работ, строит. объектов, экспертизы . ). Архивные справки, копии. Доверенности. Договоры. Исполнительные листы. Командир. удост. Письма гарантийные. Положения об организациях, Соглашения, сметы, справки о з/п, Уставы, штатные расписания.
В этом нет особой необходимости, но в случае возникновения конфликтной ситуации (нарушение трудовых или правовых норм в приказе, нарушение самого приказа подчиненными) наличие печати на внутренних приказах организации является дополнительным аргументом в споре.Вместе с тем незаверенная печатью подпись представителя работодателя может вызвать вопросы о ее правомерности, особенно если представителем работодателя, подписывающим трудовой договор, является не руководитель юридического лица (директор, генеральный директор, президент), а иное уполномоченное лицо (например, заместитель руководителя, директор по персоналу и т.п.). Вполне возможна ситуация, когда в ходе «корпоративных войн» руководитель, лишенный своих полномочий учредителями, отказывается покидать свой пост и продолжает «руководить» организацией, в том числе принимать работников на работу и подписывать с ними трудовые договоры. Такой «руководитель» уже не имеет доступа к печатям организации, поэтому его подпись остается незаверенной.
Образец приказа о вступлении в должность директора
Важно: формы являются рекомендованными. Их не обязательно использовать. Каждый работодатель может разработать собственный бланк. Если отталкиваться от типовых должностных инструкций, то в них тоже нет информации о необходимости ставить печать на приказах. Необходимым атрибутом таких документов является подпись должностного лица, издавшего приказ.
Приказы относятся к внутренней документации организации. Они необходимы для регулировки деятельности организации и имеют юридическую силу, будучи заверенными подписью руководителя.
Обязательные для первичного учетного документа реквизиты перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Оттиск печати в данном перечне не назван. В то же время в законе говорится, что первичные документы составляются по официально утвержденным унифицированным формам. Из этого следует, что первичный документ, на котором нет печати, будет недействительным только в одном случае — если в унифицированной форме предусмотрено заверение печатью.
[3]
VIDEO
Вопросы, связанные с положением по хранению и использованию печатей для организаций, четко рассматриваются в Единой государственной системе делопроизводства. Данные нормативы рекомендованы к применению всеми учреждениями, которые этого требуют. Соответствующее постановление было принято достаточно давно, но оно сохраняет актуальность до настоящего времени.
Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот реквизит требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.
Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.
Директор – это единоличный исполнительный орган предприятия. Полномочия руководителя определяются ст.40 ФЗ от 08.02.1998 №14-ФЗ. Он вправе:
Действовать от имени юридического лица без доверенности.
Заключать сделки, стоимость которых определяется уставом. Учредительный документ может предусматривать необходимость получения согласия совета директоров на совершение конкретных сделок.
Выдавать доверенности третьим лицам.
Нанимать сотрудников согласно штатному расписанию.
Издавать приказы о назначении работников на должности.
Принимать решения о переводе и/или увольнении сотрудников.
Поощрять работников предприятия, налагать на них дисциплинарные взыскания.
Детальные полномочия генерального директора ООО прописываются в уставе общества. Дополнительным документом, регулирующим права/обязанности руководителя, является трудовой договор.
Гендиректор – ключевая фигура предприятия. От действий должностного лица зависит успех организации. Полномочия должны быть четко регламентированы внутренней документацией организации.
Процедура включает нескольких этапов. Сюда относится:
Принятие решения собранием участников (одним учредителем).
Внесение соответствующих сведений в госреестр.
Заключение трудового соглашения с гендиректором.
Оформление распоряжения о назначении руководителя и вступлении в должность.
Трудовой договор можно оформить накануне внесения сведений в реестр юридических лиц. Однако полномочия в отношении третьих лиц у руководителя появляются после внесения записи в ЕГРЮЛ. Трудовое соглашение подписывает председатель общего собрания учредителей.
При оформлении руководителя учредители могут возложить на него дополнительные обязанности. Например, если штатное расписание не предусматривает должность главного бухгалтера, то обязанности по ведению учета возлагаются на директора.
Образец приказа о назначении генерального директора ООО в 2021 году представлен ниже.
Распоряжение подписывает руководитель предприятия. Им является вновь назначенный директор общества, и его полномочия подтверждаются протоколом собрания учредителей и выпиской из реестра. Издавать подобные приказы гендиректор вправе сразу после внесения данных в ЕГРЮЛ. При оформлении распоряжения желательно пронумеровать документ. Нумерация значительно упрощает ведение делопроизводства.
В приказе нужно отобразить:
Наименование/номер документа.
Название юридического лица.
Город, дату составления документа.
Суть распоряжения руководителя.
Дату вступления в полномочия.
Подпись с расшифровкой фамилии.
В тексте нужно сослаться на протокол собрания учредителей общества (дата, номер). Документ скрепляется печатью предприятия. Типовой образец распоряжения о вступлении в должность выглядит так.
Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их подлинность не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.
Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня.
Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно.
Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот реквизит требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.
Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.
Есть следующий перечень бумаг, для которых наличие печатей стало обязательным требованием:
На чем ставят печати
Трудовые книжки
Правила с инструкциями, описанием положений и расписания штата. И любые другие нормативные локальные акты
Письма на гарантию после доставленных товаров, выполненных работ
Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий
Справки и копии, взятые из архива
Удостоверения служебного типа
Грамоты и свидетельства, которые создаются специально для работников
Представления и ходатайства, которые привязаны к награждениям
Обязательны для характеристик и рекомендаций с мест работы
Для командировочных удостоверений
Для актов
При составлении трудовых договоров вместе с дополнительными соглашениями, гражданско-правовых документов, договоров на полную материальную ответственность
Похожие записи: