Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила выдачи оригинала трудовой книжки в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Верно
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Дата, печать
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
- Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
- На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
- Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».
Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.
Узнайте также, как правильно исправить запись в трудовой книжке.
Кадровый электронный документооборот
Был принят Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».
Положения об электронном документообороте в сфере труда вступили в силу в конце 2021 года, а точнее 22 ноября 2021 года.
Теперь работодатели могут создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе.
Электронный документооборот можно применять в отношении практически всех кадровых документов, для которых предусмотрена обязательная бумажная форма. Новые правила не распространяются:
-
на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
-
на акты о несчастном случае на производстве;
-
на приказы (распоряжения) об увольнении;
-
на документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.
При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.
Переход на электронный документооборот является добровольным. Решение о его введении необходимо закрепить в локальном нормативном акте с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
Новые правила можно применять в отношении сотрудников только с их письменного согласия. С 1 января 2022 года не нужно спрашивать разрешения на использование безбумажного формата у тех лиц, которые по состоянию на 31 декабря 2021 года не имеют опыта работы.
Порядок осуществления кадрового электронного документооборота утверждается с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
Стороны трудовых отношений подписывают документы электронной подписью. Вид подписи зависит от выбранной работодателем информационной системы и вида самих документов.
В настоящее время работодатель может устанавливать произвольный формат электронных документов. Требования к составу и форматам электронных документов нужно будет учитывать с 1 марта 2023 года.
О новшествах в трудовом законодательстве
Был принят Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования». В связи с чем с 1 января 2022 года Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» дополнен ст. 15.2 «Ответственность за совершение нарушений законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
В соответствии с этой статьей:
-
за непредставление или несвоевременное представление работодателем документов в ФСС установлен штраф в размере 200 руб. за каждый документ;
-
за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, – штраф в размере 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
-
за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или за их сокрытие, если это повлекло несение ФСС дополнительных расходов, – штраф в размере 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 руб. и не более 5 000 руб.
Был принят Федеральный закон от 28.06.2021 № 219-ФЗ «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «О занятости населения в Российской Федерации» и статью 21 Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации».
Квотирование рабочих мест для инвалидов установлено Федеральным законом от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации».
С 1 марта 2022 года Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» будет дополнен ст. 13.2. Согласно данной статье работодатели обязаны обеспечить трудоустройство инвалидов в соответствии с установленной квотой:
-
если число работников более 100 человек, то квота составляет от 2 до 4% от среднесписочной численности работников;
-
если число работников от 35 до 100 человек, то квота – до 3%.
Конкретный размер квоты устанавливается законом субъекта РФ.
При определении среднесписочной численности работников не учитываются:
-
работники филиалов и представительств, расположенных в других регионах;
-
работники, условия труда на рабочих местах которых отнесены к вредным и/или опасным.
Филиалы и представительства должны соблюдать квоту отдельно по своей численности работников.
Обязанность работодателя по соблюдению квоты считается выполненной только при заключении трудового договора с инвалидом.
Представим эти изменения в таблице.
Дата вступления изменений в силу |
Суть изменений |
Нормативно-правовой акт, которым внесены изменения |
1 января |
Сокращен перечень работ, на которых запрещено трудиться женщинам |
Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н |
1 января |
Утверждены новые формы уведомлений о приеме на работу и об увольнении иностранцев |
Приказ МВД России от 30.07.2020 № 536 |
1 января |
Обновлены особенности режима рабочего времени водителей |
Приказ Минтранса России от 16.10.2020 № 424 |
1 января |
Установлены новые правила дистанционной работы |
Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ (изложены в новой редакции ст. 312.1–312.5 ТК РФ и введены ст. 312.6–312.9 ТК РФ) |
1 января |
Утверждены новые правила проведения обязательных медосмотров на выявление ВИЧ-инфекции |
Приказ Минздрава России от 20.10.2020 № 1129н |
20 марта |
Расширен перечень работников, имеющих детей, которые могут брать отпуск в любое время |
Федеральный закон от 09.03.2021 № 34-ФЗ (изложена в новой редакции ст. 262.2 ТК РФ) |
27 марта |
Ужесточена ответственность за нарушения в области персональных данных |
Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ |
1 апреля |
Утвержден новый перечень вредных и (или) опасных производственных факторов и работ |
Приказ Минтруда России и Минздрава России от 31.12.2020 № 988н/1420 |
1 апреля |
Утвержден порядок проведения медосмотров |
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н |
9 апреля |
Утвержден новый перечень видов работ, профессий, должностей, на которых могут быть заняты граждане, проходящие альтернативную гражданскую службу, и организаций, где предусматривается прохождение такой службы |
Приказ Минтруда России от 24.02.2021 № 85н |
16 апреля |
Установлены специальные сроки для подачи работником иска о возмещении морального вреда |
Федеральный закон от 05.04.2021 № 74-ФЗ (изложены в новой редакции ст. 391, 392 ТК РФ) |
1 мая |
Установлены особенности оценки квалификации работников в сфере электроэнергетики, теплоснабжения, промышленной безопасности, безопасности гидротехнических сооружений |
Федеральный закон от 20.04.2021 № 99-ФЗ (введена ст. 351.6 ТК РФ) |
30 мая |
Утверждены новая форма СЗВ-М и порядок ее заполнения |
Постановление Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п |
1 июля |
Предусмотрена обязанность некоторых работодателей сообщать информацию о соискателях через сайт «Работа в России» |
Федеральный закон от 28.06.2021 № 219-ФЗ |
1 июля |
Установлены особенности регулирования труда работников госорганов, не являющихся госслужащими |
Федеральный закон от 30.04.2021 № 109-ФЗ (изложены в новой редакции ст. 168, 169 ТК РФ) |
1 июля В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2022 выглядит так:
Прием на работу с электронной трудовой книжкойДаты следует писать только арабскими цифрами:
Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша. Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.
Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:
Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе. До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.
Приказ № 320н расширил возможности:
Совместители вправе выбрать любой из способов. Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ. Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта. Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ. В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник. Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации. Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей. Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровикаУ работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.
|